浅谈学生档案到人事档案的转换

时间：2024-06-04

文/汶上县疾病预防控制中心赵爱萍

当今社会，经济飞速发展，就业途径多种多样，不仅仅局限于公务员、事业编、国企等形式，很多毕业生选择中小微等灵活就业单位，但是这些单位往往不具备档案管理能力，在选拔人才中更为看重个人的能力，而不是档案中的各项荣誉和证书，从而导致很多毕业生认为档案无用，不重视档案，毕业时对档案不进行过多关注，从而造成人、档分离现象愈来愈严重，进而变成“弃档”“死档”。一段时间后，部分人员考入公务员、事业编等单位，等调档时才会主动找寻档案。更有甚者，无从查找档案，只能先找辅导员，再找毕业学校，费时费力。

一、学生档案去向调查

2020年6月，笔者与朋友一起通过问卷星对山东某高职学校2020届毕业生就档案去向问题进行问卷调查，结果如下：

（一）约94%的毕业生选择将档案转递回生源地。由于调查学校是民办艺术类高职院校，毕业生个人能力较其他本科院校有些差距，进入国家机关、事业单位、国企等具有档案接收能力单位的学生是极个别现象。而现在的毕业生多数倾向于在大城市就业，就其学历和工作能力而言，毕业之前很难找到符合自己期望的工作，多数是在中小微型企业就业，这些企业本身对档案认识程度不够，入职时无需调查人事档案。在此趋势下，毕业生很难意识到档案的重要性，而是按照学校的安排，选择将档案存放到生源地的人力资源和社会保障局。当档案寄到各地人力资源和社会保障局后，往往毕业生已经参加工作了，在工作期间并没有意识到档案的重要性，加上参加工作后请假较困难，导致大量学生没有时间和机会到档案所在单位报到，同时对于毕业后再取得的职称、奖励等方面材料不及时归档，造成大量的“弃档”“死档”现象出现。

（二）约4%的毕业生档案选择存放于人才机构。2014年12月，中共中央组织部、人力资源和社会保障部等五部门发布的《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》，其中明确规定“自2015年1月1日起，取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用”。自此之后，部分毕业生有意识地将档案存放于工作地的人才服务机构，很大程度上降低了“人档分离”现象的出现。而且有助于将工作期间取得的职称、获奖等资料及时归档，对于后期工龄的计算和职称的评聘等事项都有一定优势。以笔者朋友为例，2020年通过山东省公务员考试，大学毕业后他一直在企业工作，档案存放于人才服务中心，一直不知道档案中缺材料。在政审时，政审单位通知他补充当年高考录取相关材料，可是他是2012年参加高考的，几经周折后，在省招生考试院开具了相关证明，才顺利完成政审。可见存放于人才服务机构的档案是按照流动人口档案进行管理，对档案内容的要求并不高，对于毕业后考取公务员、事业编等单位的毕业生来说，政审时档案中仍可能缺少个别材料。

（三）约2%的毕业生档案有接收单位。在笔者的调查中，发现仅有很少一部分学生的档案有接收单位，这其中分为两类：一类是很大一部分学生通过专升本考试，被本科学校录取以后，档案自然由专科学校转到本科学校；另一类是通过公务员、事业编或国有企业考试，录取后档案转递到相应单位。直接被相关单位录取的这部分学生是非常幸运的，也是少之又少的，自然而然完成了学生档案到人事档案的过渡。

二、档案转递

高校毕业生学生档案的转递问题，关系到毕业生今后的切身利益，关系到学生档案到人事档案的转换，关系到档案材料的完整、有序、翔实、可靠。

（一）转递措施。在2015年6月以前，学生档案都是通过邮政机要通信进行转递的，机要通信专员非常固定，只要档案接收单位信息填写正确，档案转递过程中不会出现送错、遗失等问题，但是档案转递过程漫长，可能会影响工龄的计算。2015年6月24日，教育部办公厅、人力资源和社会保障部办公厅、国家邮政局办公室联合发布《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》（教学厅函〔2015〕39号），其中规定“已与邮政部门签署协议的高校，毕业生档案可采用‘邮政EMS标准快递’形式转递”。也就是说高校毕业生档案的寄送形式不仅仅局限于邮政机要通信，还可以通过邮政EMS标准快递。这一寄送方式的变革，大大提高了档案转递的效率，也使档案转递不再神秘，毕业生可以通过手机实时监测档案转递动态，跟踪档案转递流程，待快递签收后能及时确认档案情况，但是快递签收情况存在很大安全隐患。

（二）档案签收情况。针对此问题，笔者与朋友一起通过问卷星对山东某高职学校2020届毕业生就档案签收人情况进行问卷调查。调查结果如下：

根据问卷调查结果分析，非实名签收占56%，如果接收部门工作人员过多，难以确定具体签收人，一旦出现问题无法进行有效处理，也容易淡化相关工作人员的责任心；实名签收占43%，甚至还有0.1%由门卫代收，这可能是由于新冠肺炎疫情暴发导致的个别单位不允许快递员进入导致的。

（三）改进措施。面对档案转递方式的变革，学校、档案接收单位、毕业生都应及时改变工作方法和观念，确保档案转递工作的顺利完成。1.加强高校档案管理工作。2008年8月20日印发的《高等学校档案管理办法》中明确规定：“高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员”。但是现实中，高校档案相关工作人员往往身兼数职，档案管理工作无法探索研究。信息技术飞速的当代社会，高校应该就档案转递工作的变化，及时完善档案管理人员工作规范，加强档案管理人员培训，规范填写毕业生档案邮递信息，确保其准确性，尽可能避免因信息填写不完善造成的档案遗失。目前很多高校已经利用信息技术开设学生档案转递查询系统，在系统中公布毕业生档案接收单位、邮递时间、快递单号等相关信息，确保毕业档案的安全转递。2.完善档案接收单位档案管理工作。档案接收单位应该根据相关规章制度，严格落实档案接收管理制度，避免人为遗失。随着高校毕业生灵活就业现象的日益增多，档案接收单位管理工作日趋困难，正如前文所述，“人档分离”现象日趋严重，无形中给档案接收单位的管理带来新的挑战。3.提高毕业生学生档案意识。档案管理中的核心工作都围绕档案个人开展，毕业生档案意识提高了，很多工作能顺利开展，也有助于减少“弃档”“死档”现象的发生，降低档案管理单位的工作困难，从根本上维护档案本人的合法权益。但是毕业生往往不去档案接收单位报到，造成大量“人档分离”现象的产生，增加档案管理的困难。因此亟须加强毕业生的档案意识，引导毕业生主动对档案转递情况进行及时跟踪、落实签收情况，确保档案的安全送达，并将工作后的获奖、职称评聘等资料及时补充进档案，确保档案的及时更新。

三、人事档案管理

目前人事档案管理主要参照2020年第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订的《中华人民共和国档案法》和2018年中央组织部、国家档案局印发的《干部人事档案工作条例》以及1996年中共中央组织部、中华人民共和国人事部印发的《流动人员人事档案管理暂行规定》等文件，分别对公务员、事业编、流动人口等类别的档案管理做出了详细要求，这里不一一叙述。毕业生在报考公务员、事业单位和国企后，经过一系列笔试、面试、资格审核，最终录用前都会进行政审。政审时所依据文件有2014年6月12日中共中央组织部印发的《关于进一步从严管理干部档案的通知》，通知中明确规定“严禁涂改干部档案，严禁在干部年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份（以下简称“三龄二历一身份”）等方面弄虚作假”。由此可见人事档案的重要性，因为档案不仅仅是展现个人的人生缩影，也见证了个人的成长变化，涵盖了学习、工作、奖惩、思想等方方面面，从中能够快速、全面评价一个人的行为和能力，还关系到以后的晋升、职称评定、退休等一系列问题。