基于办公室管理中OA办公系统的应用分析

文/水发公用事业集团 董健

OA办公系统是Office Automation的简称，也被称为协同办公系统。在办公室管理中应用OA，能够充分发挥信息技术的优势和作用，提升办公室管理工作的质量和效率，提升办公的规范性与标准化水平，是促进办公室管理精细化水平的重要措施。随着企业的壮大，办公室业务随之增多，对企业的行政管理提出的要求越来越高，因此加强对OA办公系统的应用势在必行。

一、OA办公系统的主要功能分析

OA办公系统的功能十分全面，对于办公室工作能够起到极大的支持和帮助作用。主要包括以下方面：

（一）人事管理的功能。应用OA办公系统中的人力资源管理功能，可以为人事档案管理以及工资统计等工作带来便利，提高人事管理工作的效率。此外，在办公室管理工作中，考勤工作是重要内容。应用OA办公系统中的考勤管理，可以在很大程度上降低工作人员的工作量，同时有助于提升考勤工作的规范性。应用OA办公系统，可以直接对员工的出差以及请假情况等进行查询，进而实现考勤工作的数据化管理，提升了考勤管理工作的质量和效率。另外，OA办公系统还可以为人事招聘工作提供建议，提升人事招聘工作的科学性。

（二）文档管理的功能。所谓文档管理，是指文案的制作、文案的接收、文案的审核以及文案的归档等方面的工作，应用OA办公系统中的文案管理功能，能够实现办公室的收文、发文办理，同时可以实现在线文案审批以及线下发通知公告等。

（三）综合管理的功能。综合管理内容比较繁杂，而OA办公系统的综合管理功能主要是指辅助管理功能，比如办公室设备的保养维修、办公用品的方法领取以及会议室使用时间的查询等。

（四）现代化办公功能。OA办公系统是信息技术在办公室管理中应用的主要体现，应用OA办公系统，提升了办公室管理的现代化水平与自动化水平。与此同时，对OA办公系统的应用，可以使企业员工认识到现代化办公的优势和重要作用，有助于将办公自动化系统推广应用到企业工作中，促进企业的发展。

（五）信息平台发布的功能。在信息化时代，企业的发展需要借助信息化技术，因此企业普遍建立了自己的微信公众号以及门户网站，而应用OA办公系统，有助于实现对门户网站以及微信公众号的管理，同时也可以通过OA办公系统在第一时间发布企业的动态信息与企业的新闻信息等。除此之外，应用OA办公系统还可以实现对各种信息发布与审核的统一管理。

二、OA办公系统的优势分析

相较于传统的办公室管理方式，应用OA办公系统具有多方面的优势，主要表现在以下几个方面：

（一）提升了办公效率。传统的办公方式以人工为主，比如公文的签收、公文的传阅等，都需要工作人员将公文直接递交到相关人员手中。这种方式依靠人工操作，导致工作流程繁琐，并且受人为因素的影响较大。应用OA办公系统，可以实现文件在OA办公系统中的流转，极大提升了文件流转的自动化水平。不仅如此，OA办公系统还可以对公文的流转进行自动化推进，这样一来，可以极大提升办公的规范性和时效性。在公文的编辑、公文的流转以及公文的审批等过程中，通过OA办公系统，实现了无纸化运作，提升工作效率的同时，降低了工作人员的压力。与此同时，工作人员还可以应用OA办公系统设置需要催办的文件，通过OA办公系统自动催办文件，并由系统自动跟踪文件的流转状态。相较于传统的工作人员电话催办等方式，OA办公系统无疑更加便捷高效。OA办公系统还可以使公文格式更加规范，能够自动生成具有标准格式的公文，进而保障公文的质量，有效避免人为操作不当所造成的失误。

（二）有助于提升信息共享水平。纸质的公文通常只能实现在少数人范围内传递，难以进行广泛的信息共享。而应用OA办公系统则可以改变这一状况。OA办公系统可以通过电子公文的形式进行信息共享，并且这种共享突破了时间与空间上的桎梏，极大提升了信息共享的水平和范围。除此之外，OA办公系统还为公文的查阅带来了极大的便利，员工可以通过输入检索条件直接搜集所需的内容，实现了对公文文件的快速定位。

（三）有助于降低办公成本。传统的公文属于纸质文档，纸质文档不仅储存条件要求苛刻，而且对纸质文档的查询也比较复杂，同时纸质文档的重复利用率相对较低，会耗费大量的办公成本。另外，纸质文档还需要耗费大量的人力进行归类与管理，进而造成人工成本的提升。而应用OA办公系统，这些问题将会迎刃而解。OA办公系统可以实现无纸化办公，将纸质文档转化为电子文档，这样不仅储存管理十分便捷，而且查询也十分方便，并且避免了纸张的消耗，节省了人力、物力成本。

三、办公室管理中OA办公系统的应用措施

（一）OA办公系统在文件收发管理中的应用。在收文管理过程中应用OA办公系统，可以实现来文等级、分办、承办、传阅以及归档等方面的规范管理。同时在发文管理过程中，OA办公系统也发挥了至关重要的作用。在发文管理中使用OA办公系统，可以实现发文拟稿、审核、会签、签发、分发以及归档等方面的有效管理。此外，应用OA办公系统，在很大程度上提升了文件办理以及文件流转的效率。以发文管理中的会签功能为例，文件发起人可以结合文件的内容来合理选择会签方式；再比如针对印制环节，在印制过程中，OA办公系统的文件自动套红功能，可以提前制定文件的格式，进而能够自动生成标准格式的公文，保障了公文的规范性，避免因人为操作而导致的公文格式错误。除此之外，OA办公系统还可以在文件发送完成后，自动将文件转入档案管理系统进行储存。有力保障了文件的安全性，同时降低了文件储存管理的工作量，有助于缓解工作人员的压力。

（二）OA办公系统在会议管理中的应用。OA办公系统在会议管理中的应用，主要体现在能够实现登记、申请、审核与发布一体化管理。在会议管理过程中，管理人员可以将会议室的大小、会议室中应用的设备以及会议室使用的具体时间等录入OA办公系统之中，这样一来，企业所有人员都可以通过该系统来查询会议室的具体情况，有助于合理安排会议室的使用。与此同时，在OA办公系统中提出会议室的使用申请，并录入会议的时间以及参会的人员信息，管理人员可以根据申请内容对会议室的使用进行统一管理和安排，确保会议室的使用效率。在制定完成会议室使用计划之后，可以将会议安排情况通过OA办公系统向企业工作人员进行发布，同时还可以通过颜色标注的形式帮助会议室使用人员更加清晰地区分会议室。通过这种方式，既能避免部门之间会议室使用矛盾，确保会议顺利进行，也能提升办公效率。

（三）OA办公系统在印章管理中的应用。传统的印章管理，需要通过表格的形式来申请使用印章，同时还要通过审核等手续，工作程序比较繁琐，不仅耗时长，而且工作效率较低。除此之外，对申请单的保管也比较麻烦，为印章使用情况查询工作带来了较大的难度。而在印章管理中应用OA办公系统，则可以有效解决以上问题。在用章申请过程中，申请人员可以直接将用章理由填写到OA办公系统中，然后通过线上的方式向审批人员提交申请，审批人员直接进行在线审核。这种便捷的方式，提升了印章管理的效率。与此同时，用章审批的过程也会自动保存到OA办公系统之中，便于后期的查阅，这在很大程度上提升了印章管理的严谨性与准确性。

（四）OA办公系统在办公用品管理中的应用。办公用品消耗量较大，管理不严格，很容易造成浪费。并且各部门在使用办公用品之前都需要申领，这导致办公用品管理更加复杂。同时，不同的部门所需的办公用品种类和数量也不相同，再加之办公用品比较零散，因此申请工作以及审批工作比较繁琐。而办公用品的管理中应用OA，可以自动对各项物品进行汇总，降低了办公用品管理工作的难度。工作人员可以直接将申领的物品录入OA办公系统之中，系统可以结合部门对办公用品进行自动汇总，同时清晰标注物品的数量以及规格等，管理人员结合系统显示的内容对办公用品进行发放，进而提升工作效率，同时还能节省大量的人力。除此之外，OA办公系统还可以对办公用品的使用情况进行汇总，帮助管理人员掌握各部门对办公用品的使用情况，避免重复申请与多次申请，造成办公用品资源的浪费。

四、结语

综上所述，OA办公系统具有明显的优势，其各项功能在办公室管理中的应用，有助于提升办公室管理的质量和效率，进而提升企业的管理水平，促进企业的发展。