发电企业数字档案室建设的探索与实践

文/国家能源泰安热电有限公司 蔺晶

一、电力企业数字档案室建设的意义

（一）数字档案室建设可大幅提升档案利用价值。电力企业通过数字档案室建设，可以将企业档案资源从纸质化变成数字化，档案资源数字化后无论在信息检索与共享方面，还是在档案管理服务方面都变得十分便捷，使档案管理工作效率不断提升，提高电力企业档案的利用价值，继而促进电力企业生产效益提升。

（二）数字档案室建设可有效提高档案的安全性。电力企业进行数字化档案室建设后，电力企业技术档案原件可以进行封存，采用数字化技术档案代替原件作为副本借阅共享或者异地保存，对档案原件进行有效保护，避免重要的档案原件遭到毁灭性打击后无法修复的局面，电子档案不像纸质档案那样，因年代久远而出现字迹模糊、图片不清晰等问题。与此同时，电子档案对纸质档案原件的修复提供了有力支撑。所以，数字档案室建设对企业档案管理长远发展具有重要意义。

（三）数字档案室建设可增加档案利用的形式。电力企业数字档案室建设可以改变以往纸质档案单一的应用模式，实现多种利用形式。在数字档案室建设之前，一份纸质档案只能借阅给一个人阅读使用，而数字档案建成以后，可以实现多人同时共享档案文件；数字档案可以通过企业内部局域网或互联网进行异地传输，方便企业各地员工异地调阅，扩大了电力企业档案文件的利用空间；数字档案室建成后，借阅者只要获取企业档案协同办公平台登录权限，就可以随时随地调阅企业已经开发完成的电子档案，且检索时间极短，只要输入关键词或者关键字即可查询相关内容，进一步提升了企业员工处理问题的效率。

二、电力企业数字档案室建设内容探索

（一）纸质档案数字化。纸质档案数字化主要包括利用先进的数码设备对电力企业原有技术文件、技术图纸、现场生产图片进行清晰扫描、原有的影像档案文件格式的转化以及档案目录的著录等内容，最终实现电力企业档案文件从纸质实物到档案数字化的转变。

（二）在线收集数字化。电力企业生产运营的过程是一个相当复杂繁琐的过程，涉及的部门比较多，不同的部门又会产生不同类型的档案文件，无形中增加了电力企业档案管理人员的工作内容。基于此，档案室数字化建设内容应包括开发具有档案在线收集功能的软件，实现电力企业不同部门同时在线上传零散的档案信息，档案管理人员可以借助系统平台的编辑、删除以及整合功能，快速收集档案信息。

（三）档案利用数字化。电力企业数字档案室建设内容还应包括办公与档案管理系统协同互通的平台建设。该协同平台应该具有但不限于以下功能：电力企业办公人员的组织架构和人员信息与档案管理系统组织架构和人员信息实现互联互通；电力企业办公系统协同单点登录档案管理系统；电力企业不同部门办公系统文件以规定格式自动报送档案管理系统并自动归档；办公系统协同检索查询档案管理系统；协同办公系统显示档案目录、案卷以及文件信息等。此外，档案的借阅流程可以从企业办公系统直接发起，借阅审批流程进度实时显示在档案管理员和借阅者的操作界面，审批通过后，借阅者可以在办公系统界面直接下载所需文件，不需要再次登录档案系统下载。

三、数字档案室建设形式探索

（一）各部门产生的散文件在系统内自动收集。以电力企业各职能部门为单位在系统内收集散文件，散文件自动收集上传的内容需包括的信息有：散文件的条目信息和文件原文的全部信息。此外，散文件自动收集上传系统应具有编辑文件、删除添加以及修改文件数据的功能。要实现以上所列举的散文件自动收集系统的功能，必须要解决以下几项技术问题。第一是散文件分类需按照电力企业部门属性进行分类；第二是散文件目录信息和原文全部内容信息的上传过程中必须按照电力企业部门属性进行上传。散文件自动收集上传功能实现后，可确保电力企业种类繁多的技术档案、合同档案以及业务档案等文件的纸质版本和电子版进一步规范化，档案文件的目录、格式以及文件字段统一后便于管理。

（二）文件资料归档一体化。数字化档案室协同办公系统对各部门的文件资料信息进行自动打包，并以程序设定的传输方式精准推送文件数据到档案数据库中，档案文件的基本信息通过程序设定的端口直接推送，协同办公系统中的附件内容直接推送到档案系统附件服务器的目录中，实现所有档案文件自动归档，与散文件自动收集上传系统共同实现了电力企业档案文件数字化和归档一体化。电力企业协同部门办公系统与档案管理系统在协同平台内可以实现档案目录清单的共享，所有档案文件的目录清单根据查询者职务不同而设定了不同的查询权限。保密等级较高的档案文件在协同系统内不会显现，若查询需要走严格的节约审批流程，待领导审批后方可借阅查询。由此可见，数字档案室建设不单单是基于档案文件电子化的建设，也是基于电力企业各部门办公系统的建设，通过协同办公系统丰富扩大了档案文件应用范围，实现档案应用的便捷性。从另外一个角度看，数字档案室建设是一个跨部门、跨工种的综合性建设工作。

四、数字档案室建设实践探讨

（一）档案管理组织框架的构建。电力企业应建设严密的档案管理工作组织架构，应由企业高层领导挂帅，高层领导下设不同的档案管理专业组，其中至少应包括存量档案数字化组、增量档案电子化归档组、数字档案质量监督组、档案管理综合保障组等。不同的专业组应委派一名高级别企业领导做组长，全权负责各专业组的一切事宜。专业组成员要明确各自的任务并清晰自己的工作内容和工作方法。电力企业数字档案室建设肯定需要投入一大笔资金，由企业高层领导亲自挂帅督办，为档案室建设的资金申请和部门协调方面提供了有力支撑。

（二）开发适合电力企业的档案管理软件。现阶段，市面上数字档案管理软件种类众多，都可以实现协同办公系统的电子文件接收。但是，电力企业涉及的技术档案文件较多，其中一些部门生成的文件是比较专业的电子文件，此类专业文件无法与现有的档案管理软件接口兼容，所以在协同办公系统内无法进行接收与传送。解决此类专业文件的现有做法是先将档案纸质文件归档，再通过一些技术手段将纸质文件电子化，再将专业文件的电子版进行归档，这无疑增加了档案管理工作的负担，也增加了档案管理工作的成本。所以，在电力企业数字档案室建设过程中，要根据自身业务特点去开发一套适应企业本身的档案管理软件，可以完全开发一套属于自己企业的档案管理软件，也可以在现有档案管理软件的基础上进行系统升级。无论是原生开发还是现有软件系统升级，最终的目的是要建立档案管理软件与电力企业各大业务系统的集成接口，继而真正实现档案文件的自动采集和自动归档。

（三）优化整合档案目录数据库。数字化档案室经过一段时间的建设，取得了一定的成绩，整体上建立了覆盖室藏实体的目录数据库，但是数据库内储存的文件数据质量偏低，一大部分检索关键词没有体现在档案条目上，限制了数字化档案高效率查询的要求。应根据电力企业实际生产工作特点，参照省市档案管理相关规定，建立符合电力企业自身需求的目录数据库结构以及著录细则。与此同时，应调动专业档案管理人员和数据库维护人员共同对原室藏档案目录数据库进行整理和完善，为电力企业数字档案室建设夯实基础。

（四）实施“档案存量文件数字化”。因电力企业所属的建设生产运营资料繁多且存在多种类型的重要蓝图，如工程前期文件、线路路径图、卫星地理图、主接线图、招投标文件等等，应依据集团公司档案管理实施办法和细则，预先确定纸质档案文件向数字化文件转变的规范要求，明确规定文件的扫描方式、要求以及分辨率、图像图片的保存格式与规格大小。例如，规定所有纸质档案文件统一扫描成JPG格式与档案管理系统挂接。因为统一了格式，无论是对批量挂接方面还是对电子档案文件检查方面都提供了便利。与此同时，记载着电力企业各项荣誉的奖杯、获奖证书，以及记载着电力企业发展里程碑的纪念物品应通过高清扫描或高清拍照等技术手段进行数字化处理，并妥善保存。

（五）实施先前数据集成迁移。电力企业在全面实行数字化档案室建设之前已经开始了档案信息化管理工作，以前保存在不同平台、不同类型的电子档案数据需统一迁移到现有的数字档案协同办公平台。没有经历过数据迁移工作的人可能觉得数据迁移工作就是导入、导出那么轻松，实则不然。数据迁移工作涉及的问题比较多，诸如档案原文件的文件号和文件目录号不一致、先前的文件格式不规范以及批量挂接时目录著录缺失、文件书序或者文件页数不对等等，稍有不慎迁移工作就会以失败告终，不采取必要的数据迁移策略，很容易在迁移过程中丢失档案文件数据。所以，负责数据迁移的工作人员首先应具有足够的耐心和认真负责的态度，在数据迁移工作中做到数据反复核对才能确保迁移后电子档案的准确性。

五、结语

在做好上述工作的同时，电力企业档案管理人员要积极推进“增量电子化”工作进程，并秉持档案文件电子化工作的常态机制。电力企业建设数字档案室是我国信息化建设的要求，也是电力企业档案发展的必然趋势。电力企业数字档案室建设无论是对档案管理的发展还是对电力企业生产经营的发展都具有重要意义。