关于如何做好会务工作的思考

文/江苏兴化市人大办公室 夏琳

会议服务是机关形象的一个窗口，是机关事务工作的重要组成部分。开好一次成功的会议，良好的会议服务工作不可或缺。如何做好会务工作，提高服务质量？本文以人大办公室办会操作过程作为调研的材料，以行政事务人员实际工作经验为基础，对已有的会务工作流程、工作规则等进行总结、完善，使之更加适应新时期会务工作的需要。

一、基本情况

兴化市人大常委会办公室共有四个会议室，1号大会议室能容纳200人开会，2号会议室能容纳100人开会，3号会议室能容纳50-60人开会，4号会议室能容纳20-40人开会，接待室一个，能容纳10人左右，也可开会用。兴化市人大常委会各项会议比较多，按照宪法、法律、法规以及全年工作要点，定期和不定期地召开各种规模的会议。主要是：每年召开一次“全市人大代表大会”，每二个月召开一次“常委会”（逢双月召开），每二个月召开一次“主任会议”（逢单月召开），每个月有常委会主任接待代表日，机关全体专题学习会，每周有围绕全年工作议题召开的各种调研座谈会，针对政府部门某项工作的评议会，专题询问会，代表议案办理督查会，代表普法学习培训会等等。人大办公室行政科的行政事务人员，每天的主要工作就是围绕会议方案、会议通知等做好会前准备工作、会中服务工作、会后清理工作，循环往复看似重复简单的工作，稍不用心就可能随时有差错发生。

二、会前筹备

任何一次成功的会议都是建立在充分准备的基础上的。会前准备工作是关键，尤其在大型会议或重要的会议中显得格外重要。在接到会议方案或通知时，要认真阅读会议方案与通知、会议主持词，向领导问清楚会议服务要求和意图，先做什么后做什么，有哪些用具、设备要准备，要列出清单必须及时到位。

（一）布置会场。1.会场的大小。要根据会议的内容和参加会议的人数多少而定。会场的布置应与会议的性质及内容相称，要有不同的布置形式，要能充分体现会议气氛。如日常工作会议、座谈及协商性会议，其布置要求简单实用，应体现出和谐、融洽、平等的氛围；人民代表大会、常委会、主任会议会场要求庄严隆重；庆祝性会议应布置得喜气洋洋。在一些大型会议的会场门口或门前应挂有欢迎之类的横幅。重要性会议有时还应在门前或广场悬挂带有祝贺性、鼓励性和号召性的条幅气球。会场内主席台前上方一般应挂有红底白字的会标横幅。会场的两侧或四周或与主席台相对的墙面上可布置一些号召性或鼓动性的标语。布置时还应注意颜色的心理效果和花卉、盆景的安排。2.会议室卫生。桌面、桌洞、椅子、地面、杯具、水壸等一定要确保整洁及其会议用品的清洁；确保桌椅、杯具、会议材料整齐摆放。3.座位席卡摆放。根据会议方案、会议日程、会议主持词，确保席卡的摆放顺序，发言人、领导人的讲话顺序，按要求摆放。这项工作非常重要和严肃，行政事务人员必须认真细心。应该做到：（1）严格按照组织部门确定的名单次序安排座次，（2）按照就座者的职务、身份、地位、资格排列。当主席台上就座的人数为单数时，最高领导坐中央，其他人按先左后右（以主席台的朝下为准），一左一右的顺序依次排列，如图1所示。当主席台上就座的人数为偶数时，前两位领导人共同居中就座，第一位领导坐在第二位领导人的左侧，如图2所示。4.按会议要求所用的设备准备。根据发言人位置摆放话筒，并调试（话筒位置的高低、效果、接口等），确保话筒及音量正常，并准备好备用话筒，以备会议过程中话筒突然发生情况及时更换。电子表决器与显示屏幕，会前要系统检查和调试，以保证会议期间正常使用，要确保万无一失，必要时还要做备用方案。5.会议开始前准备充足茶水，保证茶水卫生，面对不同年龄、不同层次、不同需求的与会者，要注意观察、总结。要突出“以人为本”的服务理念，努力提供方便于人、安心于人和为人解忧的各项服务措施。

图2 主席台领导人为双数的座次排列（序号表示领导人的身份高低）

（二）服务礼仪。会议服务礼仪是会务工作的重要组成部分。会务人员必须掌握现代礼仪，统一着装，做到面容整洁、衣着得体、和蔼可亲；举止要稳重端庄，风度自然，从容大方；语言上要声音适度，语调温和、温文尔雅。服务礼仪是个人修养的自然流露和体现，同虚情假意、矫揉造作是截然不同的。在工作来往中都要平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。

三、会中服务

（一）会议开始后服务员迅速斟倒茶水。首次倒茶后应在15分钟左右再次续水，以后每隔15分钟或20分钟续一次水，可根据实际情况（领导杯中水的水量）来灵活掌握倒水时间。倒水时，右手拿暖瓶，左手的小拇指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起，侧身，在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯，一切行为应在客人右手方完成。

（二）工作人员在音控室时随时注意音响监听。发现问题及时查找问题所在，并迅速解决。及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况。根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开关位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。

（三）会议中要注意观察主席台。察觉领导如需要帮助时，及时上前询问。

（四）会议过程中使用国歌、国际歌。要注意播放过程中所有工作人员要站立行注目礼，不准随意走动。

四、会后清理

一是会后检查会场内有无与会人员遗留的物品、做好记录并及时归还。

二是与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净、分别消毒，桌椅擦净并摆放整齐，以备下次会议之需，地面清理干净。如会议室超过两天没有使用，需要及时检查会议用品的清洁、桌椅的整洁，确保会议室随时可以使用。

三是关闭所有电器设备、话筒、空调等，带好会议室钥匙，安全检查后离开会场。会议室注意随手锁门，确保会议室安全。

五、厉行节约

会议服务要坚持厉行节约，反对铺张浪费。要按照建设节约型机关的要求，节约是美德。

按需开启会议室照明灯具。严格设定会议室空调温度，夏季空调温度设定不低于26度，冬季空调温度设立不高于20度，有效节约能源。

要尽量重复使用会议用材。如注意整理会议席卡，会议结束后及时分类保管，以利多次使用。悬挂的横幅、会标底布等可以重复使用。

要减少一次性会议消耗品的投放数量。如减少一次性纸杯的摆放，改用有盖瓷茶杯或全部统一整齐摆放有盖瓷茶杯。

六、总结提高

重大会议，会议管理者应进行必要的工作动员，在心理上做好充分的准备。全体会务人员思想上同心、目标上同向、行动上同步、事业上同干，拧成一条绳发挥整体优势。强调想与会者所想，帮与会者所需，解与会者所难。要在日常会务服务工作中不断吸取和推广好的服务经验和做法，不断总结和发展服务技能技艺，探索和研究人性化服务、细微服务、悟性服务、延伸服务的办法，不断提高工作水平，确保各项工作任务圆满完成。对每个细节、每个程序都要认真对待，问题尽量想得多一点，准备尽量充分一点，以防止漏洞和差错。做好计划，即策划拟定会议方案是关键。尤其是大型会议，不仅应有总体计划，会议的各个组织部门也应制定相应的落实计划。如秘书组、组织组、信访组、行政组、会务组、新闻组、议案组、安保组等都应有严密的计划。特别是会议服务细节、会中跟踪服务，要力求无缝对接，必要时还要多做几套方案。会务工作是一项系统工程，会务工作者都应知道各个环节、细节，要清楚会议流程。总之，内部的沟通要绝对准确，不能出现一丝瑕疵。需要有明确的分工和相互之间的配合和协调。各方面人员应按照会议计划或方案落实责任人，做到任务到人、责任明确。需要全体会务人员在思想意识、主观能动性、服从命令、处理突发情况、创造性解决问题等方面均衡发展。对会务工作要及时进行总结评价，肯定成绩和找出差距。特别对办会中有改进或创新性做法的要认真总结，对经验和教训都应实事求是地分析，得出客观的结论，使今后的工作更加规范化、科学化。