高校办公室管理存在的不足及对策分析

文/台州学院 席晶

当今国内外社会形势正发生着翻天覆地的变化，各个领域都有了突飞猛进的发展。社会的进步和发展，对高校提出了越来越高的要求。面对这样的趋势，国内各大高等院校将面临不小的挑战。学校是为国家为社会不断输送人才的地方，学校发展的好坏对学校的声誉、规模、教学水平、科研水平都是一个考验，高校办公室在高校的系统中扮演着很重要的角色，所以尽最大可能发挥办公室的作用，完善高校办公室管理，对高校建设来说至关重要。

一、高校办公室管理的现状和不足

（一）高校办公室层级明确但同时也面临着管理的碎片化。高校办公室管理岗位职责等级分明，从办公室主任到副主任以及科长职员一级一级分工明确。首先，明确的分工虽然能够让各层级工作人员各司其职，但是也在一定程度上限制了职员的发展。太多的条条框框使得职员主观能动性受到一定程度的限制，所有的问题，所有的决定都要一层一层地汇报请示，既限定了职员能力的最大限度发挥，又延长了决策和执行的链条。如果刚好碰上不愿意放权的领导，那职员所能做的事情就很有限，难以发挥职员作用。其次，办公室在全校中是承上启下的关键一环，经常遇到上级主管部门的紧急任务或各个二级学院、兄弟部门的突发情况，要办公室去协调才能完成，但是由于办公室过于注重自己部门的自身利益导致办公室的综合协调的效果得不到很好的体现。另外，如果相应的任务特别紧急，需要抽调人手突击完成，使得忙的人特别忙，闲的人又特别闲，工作分配不合理导致职员不公平情绪的滋生，影响整体的良好工作氛围。

（二）办公室工作人员的几种不良思想状态。高校是我国人才培养的重要平台，也是科技创新的主要动力之一。办公室是各类文件、公章、材料管理的归口部门，涉及多个部门方方面面，办公室工作人员应有较高的政治觉悟。我国社会主义市场经济发展到今天，经济水平和人民生活水平发生了质的飞跃。有些办公室工作人员容易被眼前一些利益蒙蔽双眼，失去了工作的目标和动力，从而降低了自己的政治要求。再者，办公室是全校的窗口部门，办公室工作人员的工作风貌代表着学校的精神面貌。有些工作人员态度很懈怠，做事情不积极主动，消极怠工，服务意识差，导致上下沟通不顺畅。还有些职员这山望着那山高，做事不用心，一心想着找更好更轻松的岗位，不能一心用在工作上。再次，部分办公室工作人员放松学习导致业务能力跟不上。办公室工作本来就是一个综合岗位，对各个部门的职能都要有所了解，以便于同不同部门协作交流。而作为高校的办公室管理人员，要有更高的要求。在科研、教学、人力等方面都要能说得上话。但是实际却并非如此，工作人员业务能力的欠缺会非常影响工作的效率和外界对于这所高等院校的印象。

（三）高校办公室相对于普通企业的办公室来说对工作人员有着更高的职业要求。办公室工作人员在上岗前需要接受系统的正规的培训，掌握必备的工作技能，在工作中也要多接受各类短期的培训来提高自己的工作效率。现在知识的更新换代速度飞快，只有不断更新自己的知识学习体系，才更能适应高校发展形势的要求。但是在现实工作中，办公室工作人员没办法做到按规定进行岗位培训，也没有意识到培训的重要性，培训工作根本没有引起高校办公室足够的重视。

二、高校办公室管理对于高校建设的作用

高校办公室在高校各个部门中占有很关键的位置，有着很高的地位。向上同高校的领导对接，向下同高校的基层一线工作人员对接。高校办公室的作用不同于高校的其他部门，它是一个综合的管理部门，没有实际的业务但是在各个部门之间起到了一个起承转合的作用，需要促进各部门以及领导和基层之间的沟通。办公室游离在各部门之间又存在于各部门之间，要管理的范围很大。对于企业的办公室而言，办公室存在的意义是让企业能正常运作，而对于高校而言，其意义亦是如此。高校办公室相当于是高校领导的助手，高校领导一般都一人身兼数职，既要带团队搞科研项目，还要参加各种会议，学校的各种管理没办法身体力行亲自上阵，这就需要高校办公室的工作人员来从中协调和辅助，把具体的各项情况汇报给领导者，帮助领导做一些规划，而领导需要做的是决策之类的工作。虽然办公室工作人员不是决策者，但是办公室可以为领导的决策保驾护航，基础工作做好了，领导者的决策也就是自然而然的事了。

三、高校办公室管理的对策

（一）办公室管理需要通过制定完备的规章制度来做好内部控制。首先，健全、行之有效的办公室制度来规范办公室工作人员的职责范围。要让工作能够有章可循，有范可遵。其次，要建立科学的评价考核机制，不要流于形式。把定性与定量结合起来，强化日常的考核评价，并把考核的结果与晋升相关联。考核只是一种手段，是为了让职员更尽责，在高等院校这种事业单位，对很多人来说是只要不出错就可以一直干到老的铁饭碗，长期在这种稳定安逸的工作环境下，职员容易失去斗志和独立能力，想着过一天算一天，有事就做没事做就磨洋工，工作态度消极。只有通过考核机制才能够更好地激发职员的工作积极性。再次，要建立应急管理办法，不能遇到突发情况就抓“壮丁”，让能干的一直干，让正常工作与临时性、突发性任务有机结合，并结合考评体系让金子更发光，让有用的人才得到更好的提拔。

（二）高校要建立培训体系，完善培训机制。在现在这个知识共享的社会，不主动学习新的知识，也就无法适应社会的发展，跟不上步伐，因此办公室工作人员要学习必要的工作方面的知识，提高自己的职业素养。工作人员可以选择参加短期培训，也可以选择不离岗，在上班的间隙接受培训。另外，高校办公室人员要熟悉掌握智能办公设备。智能经济时代，智能家居和智能办公设备以及智能生产设备在各个领域都开始普及，智能化的办公设备对于办公室管理来说是有百利而无一害的，能够减少一些不必要的时间浪费，提高办事效率，适应信息化的发展需求。高校需要舍得投入成本，增加智能设备开支，满足办公室管理的工作需求，最大程度在高校系统中发挥职能作用。

（三）高校办公室要提升办公室工作人员的素质。办公室工作人员的行为举止、工作态度都会影响学校的形象。办公室工作人员应该拥有较高的职业素养和业务能力，要深度挖掘自身潜能和培养工作能力，提升自己处理文字的能力，学会使用现代化设备进行办公。在态度方面，办公室工作人员要强化自身的服务意识，优化自己的工作态度，保持工作热情；在工作的过程中要用制度用道德约束自己，公私分明，保持清廉的作风。

（四）高校办公室要正确处理和高校系统中其他职能部门的关系并积极做好轮岗培训。办公室和其他职能部门联系紧密。办公室的管理工作中，都离不开各个职能部门的支持和配合，对外保持和谐的关系对于高校办公室的协调工作有着关键性的作用。首先，对于工作我们要提前做好计划，提前跟对应的职能部门取得联系，以便部门的同事在工作中能够提前做好充分的工作准备，保证在关键的时候不会出错，对校方产生负面影响。其次，高校办公室工作人员轮岗轮职非常必要，轮岗可以让办公室职员熟悉其他职能部门的工作流程、业务范围以便于今后更好地协调部门工作。轮岗轮职可以让办公室职员与其他部门工作人员建立更加紧密的联系，有些事情是要亲自去联系去解决的，不是靠在办公室坐着就能完成的，和工作中打交道比较频繁的部门或对接人，我们需要在日常的工作就保持密切的联系，搞好关系，建立良好的基础，才能在需要对方配合的时候，轻易地达成。

四、结语

综上所述，高校办公室是高校系统中的重要组成部分，高校办公室的管理工作也是做好高校建设的关键，身为高校管理工作人员，不仅要保持长久的工作热情，积极的工作态度，还要去不断地充实自己，提升自身综合素质和工作水准，也只有这样，才能保持高校各部门之间合理有序地运作，为促进我国高校建设添砖加瓦，为社会为各个工作领域培养出一批又一批对社会有贡献的优秀人才，进而促进整个社会高速向前发展。