城建档案管理数字化建设的有效措施

文/丹东市自然资源事务服务中心 赫晓琳

城建档案管理数字化建设对于城市发展有着重要的意义，城建档案管理数字化能够有效促进一个城市进行合理规划。在实际工作中，管理工作会遇到各种难题，工作难度逐渐加大，不断完善城建档案管理数字化建设，能够提高工作效率，提高城建档案管理工作水平。

一、城建档案管理数字化建设的意义

随着社会化进程的脚步不断加快，城市建设的发展对于城建档案管理工作提出了更高的要求。相对于传统的科室分类管理来说，数字化管理方式能够不断规范工作流程，同时可以加强档案的实效性，保证快速查阅相关资料，降低分散管理带来的管理难度。另外，相对于传统的档案管理来说，城建档案管理数字化建设更加科学，有利于长期管理工作的实施，还能够有效促进城建档案统一管理，不断规范，能够为城市建设以及规划提供较好的服务。对于传统的档案储存方式来说，需要较多的空间，同时查阅起来不方便，维护成本较高，面对目前信息技术快速发展的今天，已经不能够适应时代的发展。因此做好城建档案数字化建设是至关重要的，城建档案直接涉及一个城市的实际规划以及建设发展过程的重要信息，涉及很多专业的部门，同时载体形式丰富，例如主要涉及图纸、照片、录像、文字、光盘、磁盘等具体内容。在城建档案中，其原始档案是非常重要的部分，对于这种类型档案来说，有效保存以及利用是值得我们重视的问题。如果将录音录像转化为数字化的文件，那么就能够有效延长其寿命，同时还需要对档案进行不断优化整合，这样才能够保证城建档案最大化利用以及开发。

二、城建档案管理数字化建设的有效措施

（一）进行全面规划。能够有效地保证城建档案数字化建设更加科学、完善，一定要做好全面的规划工作，严格按照批次制定、数字化处理、档案扫描具体的流程开展相关工作，同时还要保证档案管理具有较为健全的体系，建设城镇档案管理数字化，需要长期努力，需要我们对所有的档案进行恰当的分类。之后再结合档案的内容制定，科学化的管理方案，要从实际出发，解决档案管理存在的一些问题，进行不断优化，要保证对以前的档案进行数字化的扫描以及相应的处理，要确保馆内所藏的档案都实现电子化，所有档案原件都进行扫描，一定要确保扫描出来的文件与原件相吻合，这是非常重要的工作。除此之外，要对相关的技术进行严格的考察，要细化各方面的内容，具体来说，可以细化文件的页码扫描，要做好数据信息的对接工作，这些前期规划内容是非常重要的，必须要保证大部分档案实现数字化的转化，不断丰富管理体系，充实管理体系。

（二）实物档案规范化管理。在城建档案管理工作中，大多数档案为纸质档案，同时还有一些档案为图片或者是影像，在传统的档案管理中也存在着一些不足之处，例如信息资料不完善、档案分类有待提高，对于纸质档案来说，我们查阅起来比较困难，同时保管需要较多空间，档案的利用率较低，这些问题会直接影响城建的发展。因此我们在建设城建档案数字化管理时，要不断规范实物档案的管理，这样才能够保证相关的档案管理数据更加完善，要做好管理工作的每个环节，同时要对各个环节进行监督考察，只有合理规范实物档案管理，才能够使之与电子化档案进行对应，因为实物档案是数字化档案管理的基础，只有确保实物档案的完整以及科学，才能够保证数字化档案建设更加具有开发价值。

（三）基础设施与档案信息资源建设。对于城建档案数字化建设来说，其相关的基础设施是非常重要的物质保证，能够直接体现城建档案数字化建设的程度，因此必须注意开发以及利用城建档案基础设施。具体来说，必须注意档案信息网络建设，信息网络的建设能够有效保证档案信息、数据、计算机以及通信三者有效结合。城建档案涉及的信息内容直接关系城市的发展，因此档案信息资源的建设也至关重要，首先我们必须充分利用先进的科学技术，不断充实以及完善原来的档案信息数据库，使其能够与网络系统相互联通，保证可以进行资源共享，另外还应该着重注意档案的数字化管理以及处理工作，要结合信息技术，使档案数据及时转化为数字信息，方便管理以及资源的利用。

（四）应用系统建设。应用系统能够有效对城建档案中所涉及的信息数据进行采集，结合需求进行处理加工，同时还能够实施管理以及储存传递等各种功能，不断提高档案数字化建设的速度以及质量。因此，要不断完善应用系统的建设，要使其能够与局域网建设以及各单位办公自动化建设共同发展。另外还应该提高数字化管理体系以及相关技术的融合，可以利用扫描技术、数据库技术、数字摄影等各种技术，不断完善多元化的档案信息管理形态，使应用系统更加丰富，加强城建档案内部管理以及外部服务的有效结合，提高城建档案的利用率，充分发挥城建档案的价值。

（五）培养专业人才，完善管理标准。城建档案管理数字化在实际建设过程中也存在着一些不完善的地方：首先相关的专业人才比较稀少。档案数字化管理工作其实是比较复杂的，需要一批专业的技术人才投入工作中。其次，存在资金投入不足的问题。面对这些问题，政府部门一定要加强重视以及投入。缺乏统一的规范以及标准，很难促进档案管理的科学化以及规范化，在实际工作中，不能够对计算机软件开发进行合理规范，使相关软件缺乏实用性。再加上没有统一的技术标准，使信息共享、信息交流受到限制，进而影响城乡档案数字化建设的进程。为了能够有效促进城建档案数字化建设，必须要有专业的人才队伍支撑，相关部门在选用管理工作人员时，一定要按照公平公开的原则选择拥有专业技能的工作人员，要不断完善人力资源结构，保证能够切实满足档案管理在实际工作中的需求。相关单位还需要对人才的类型进行细化，具体包括档案采集人员、数据库加工人员、档案系统设计以及开发人员等。还应该对管理人员进行不断培训，使他们不断更新自己的知识，不断提高自己的专业技能，尤其在引进新的现代化设备时，要着重注意对在职的档案工作人员进行相关的培训以及教育，使他们更好地认识以及学习专业知识以及技术，这样才能够适应数字化管理工作，保证在城建档案管理工作中不断提高工作质量以及工作效率。在城建档案管理数字化建设过程中，还必须不断规范相关的标准，要保证档案的收集、档案的整理、档案的检索以及档案保存等各方面的工作都可以按照具体的标准实施。为了不断推进城建档案管理数字化建设工作，还需要构建安全的网络体系，具体来说，可以不断更新安全技术，保证电子档案具备可靠性以及安全性。除此之外。还需要安装一些防病毒软件，要选择安全系数较高的技术产品，避免信息数据被一些不法分子攻击盗取，从而引发严重的后果。

三、城建档案管理数字化建设需政府支持

城建档案管理数字化建设离不开政府的大力支持，只有政府做好相应的引导，才能够保证树立城建档案信息建设的实际目标，提高相关单位的意识，使他们能够具备一定的责任感，有利于在城建档案数字化建设管理工作中进行统筹规划，提高科技创新能力，不断进行发展。在城建档案数字化管理工作中，还应该着重注意按照标准化以及规范化的原则实施相应工作。政府要结合实践操作推出符合实际的标准规范。城建档案管理数字化建设过程中，也应该积极学习一些优秀的建设经验，不断提高对全国信息化建设的认识，保证带动我国城建档案数字化建设的进程。

四、结语

我国城建档案数字化建设相对于其他先进的国家来说，起步较晚，但是我国城建档案在数字化建设方面的发展速度却比较快，是科学技术发展的产物，同时也是城市不断建设以及发展的重要产物。在城建档案管理工作中，加强数字化建设可以保证城市可持续发展，能够有效利用各种资源，同时可以提高城市的品位。对于城市来说，城建档案管理工作是非常重要的工作内容，城建档案涉及的内容较多，是起着基础性地位的工作内容。但实际的城建档案管理工作存在一些不足之处，例如相关专业人才缺乏，资金投入不足，缺乏统一的规范以及标准等。这就要求相关部门结合实际，不断注重对于专业人才的培养，要提高对于数字化建设的认识，要明确其重要性，要加大资金的投入，要不断完善城建档案管理标准，要保证不断构建科学安全的网络体系等，这样才能够有效促进城建档案管理数字化的发展。