高校档案数字化管理的现状与对策

文/安徽农业大学档案馆 邱艳

高校档案是高校在人才培养、教育教学、科学研究、社会服务、对外交流与合作、综合管理等方面形成的历史记录，在高校建设与发展中占有举足轻重的地位。在国家现代化治理体系与能力建设新时代，全面促进高校档案工作的治理体系和治理能力现代化，一定程度上能够反映高校治理体系和治理能力水平。高校的发展已从过去的侧重于规模、数量等外在的发展向注重质量的内涵式发展转变，高校理应转变传统的档案管理理念，在信息化、数字化和网络化发展过程中，加强档案数字化管理工作，提升档案的科学化、现代化水平，服务于高校治理体系和治理能力现代化。

一、高校档案数字化管理的重要性

高校通过档案管理数字化建设，能够在数字媒介中存储文字、图纸和声像等信息资料，在网络技术与应用终端支持下，保证高校档案信息资源得到高效利用与共享，将更加便捷的档案信息服务提供给广大用户。高校档案数字化属于动态发展过程，借助信息技术对档案资源进行获取、处理、传输和应用，保证档案管理效益最大化提升，有利于共享档案资源。对此，高校要注重档案信息资源的数字化转变，充分考虑档案实体保管与利用的要求，实现档案信息数字化存储，使高校档案管理的数字化、规范化和网络化水平得以提升。此外，传统档案管理模式已经无法适应高校的发展，人工管理档案的模式已经疲于应付日益增多的档案，这迫切要求高校加快档案数字化建设步伐，这是提高档案管理、查询与利用等工作效率的必经途径。

二、高校档案数字化管理现状

（一）复合型档案管理人才缺乏。高校档案管理数字化建设是一项科技含量极高的工程，但很多档案管理人员不具备相应的专业技术，极大阻碍了高校档案管理数字化进程。在高校档案数字化建设过程中，对人才的要求越来越高，不仅要熟悉档案业务，更应该掌握自动化和网络化技术。然而现阶段高校缺乏足够的复合型人才，普遍现象是科班出身的专业人才很少，外行管档案的很多；档案工作人员新手较多，年龄偏大者较多，甚至有些档案工作人员系兼职。由于档案管理人员整体素质有待提升，很难适应高校档案数字化发展脚步，因而无法保证数字化档案管理工作的顺利开展，不利于发挥档案在高校建设与发展中的作用。

（二）数字资源共享程度不高。中国高校信息化迎来高速发展的契机，智慧校园、数字校园建设方兴未艾。高校内部各管理部门纷纷采购各类系统软件，建设起政务系统、教务系统、学生管理系统、财务系统、国有资产管理系统、档案系统等各种数据库。各类数据库系统标准不一，相互不兼容，系统与平台间存在数据壁垒，导致数据传输渠道不畅，信息之间难以互联互通。档案系统不能在线接收其他应用系统的数字信息，同样，档案数字信息不能为其他系统共享。这样信息交流范围与程度将受到限制，阻碍了高校档案数字化建设顺利进行。

（三）网络安全性保障不足。高校打造数字化档案管理平台，能够为档案信息保存与传输创造有利条件。不过在高校档案数字化管理过程中，网络攻击、网站篡改、信息窃取等仍然不断威胁着学校网络与信息安全，从而引起档案信息可能出现泄漏的问题。高校档案有着一定的保密性特点，而通过现代技术管理档案，难免出现人为非法篡改数据信息的情况，这样不能维护档案的真实性与可靠性。因此在无法彻底解决安全隐患前，大部分高校很少投入资金与精力，不愿意进行档案管理数字化建设，认为网络安全问题将影响档案的完整性与保密性，这样一来，无法保证档案管理工作效率与质量的提升。

（四）思想不重视，投入不到位。在高校档案数字化建设过程中，需要持续增加资金投入，所需设备设施价格不菲，这对高校来说是一个不小的难题。很多高校领导对档案的价值认识不到位，导致档案管理工作长期处于边缘化，无法发挥出珍贵档案资料的应有作用。此外，由于高校的工作重心长时间放在教学与科研等方面，很多重要的档案被闲置分散在不同的部门，档案管理人员缺乏足够重视，且少了必要的现代化设备，导致档案数字化管理工作无从谈起。

三、高校档案数字化管理的对策

（一）加强档案宣传，提高重视与支持。为提高高校领导对档案管理工作的关注度，在档案数字化工作方面增加资金投入，应做到如下几点：首先，档案部门要做好档案宣传工作，增强各级领导的档案意识，确保在档案数字化工作重要性上有正确认识。高校要做到档案工作发展与教学、科研等工作发展同步推进，统筹协调，与高校发展总体规划结合起来。其次，档案部门要主动作为，积极开发利用档案信息资源，为学校中心工作服务，发挥档案的经济价值和社会价值，为档案工作争取更多财力、物力与人力的支持，为档案管理数字化建设提供坚强有力的保障，推动档案数字化建设顺利进行。

（二）明确数字化档案管理标准与制度。提升高校档案管理工作的科学化与规范化水平，应该制定档案数字化管理标准，为推动数字化档案的规范化和标准化发展奠定良好基础。高校要结合实际情况与档案管理特点，不断对档案数字化管理流程进行优化，将各工作岗位制度明确下来，对档案数字化工作中的标准与工序交接程序进行细化。要将档案管理职责落实到个人，保证分工明确，责任到人，并结合纸质档案类型、介质种类以及年代等情况，在工作流程、工作岗位和技术指标等方面作出适当调整与设置，由专人进行指导和开展质量检查工作。对所有工序交接环节来说，应该将交接登记工作做到位，包括档案出库领用、预处理、数字化处理、质量检查、装卷归还和数字档案信息备份移交等，均应该做好交接登记手续。只有让工作制度与管理办法更加严格，将相应措施做到位，这样档案原件才更加安全，高校数字化档案质量才能提升。

（三）重视数字化档案安全管理。为了数字化档案更加安全，必须选择定期备份、信息加密以及访问控制等技术措施。在数字化档案备份的过程中，要在不同存储介质中备份至少两份完全相同的文件。高校在应用数字化档案管理系统过程中，应该结合相关技术标准开展建设工作，同时配置由国家有关部门认证的防火墙与杀毒软件。由于数字化档案密级不一样，要在不同的网络中使用，针对保密要求高的数字化档案，要在与外网隔断的专网内使用，各份数字化档案应结合保密级别设置不同密级标识，并做好技术认证与授权访问工作，并在数字化档案信息下载中加强控制。若是数字化档案安全开放，应该与校园网连接，让高校档案信息资源开发与利用获得良好条件。在使用档案数字化过程中，应该打造实名注册制度，应用查询管理系统，保证高校档案管理工作有据可查，能够追根溯源。

（四）实现档案资源共建共享。当前高校信息化建设取得一定成果，开放的办公自动化系统能够在网络中发布教学管理通知、文件以及规章制度等，确保高校师生能够借助网络查询的方式掌握相关教学信息，转变以往依赖于电话通知、张贴布告以及收发文件等传统管理模式。高校应该统筹全校信息化建设，将各个部门的信息化工程纳入一盘棋，打破档案管理系统与办公自动化系统、教学管理系统等各类系统的数据壁垒，实现各类数据信息在线电子归档。此外，高校档案部门要加快馆藏档案数字化扫描工作，提供电子档案全文存储和检索服务，实现电子档案信息在线共享。在数字化技术的支持下，高校档案才能真正实现共享，便于全校师生利用，避免出现档案闲置的情况，为高校教育教学活动的顺利开展打牢基础。

（五）加强档案管理人才建设。在高校档案数字化管理过程中，人员素质与能力将是重要影响因素。档案管理人员应该提高综合能力，才能为高校档案数字化建设奠定良好基础，因此需要尽快掌握现代化数字技术，能够利用计算机开展档案数字现代化管理与应用工作。针对这种情况，一方面，高校要运用多种方式做好在职档案管理人员继续教育工作，加强档案信息化知识的培训，让其知识结构与业务水平能够满足高校档案数字化建设与发展需要；另一方面，要吸收更多优秀的计算机科学与技术、网络工程、数字媒体技术等专业的学子加入档案队伍，充实档案数字化管理工作人才库，充分发挥各自专业优势，聚成合力，为高校档案工作提供可靠的人才保障，保证高校档案管理数字化建设稳步、顺利推进。当然，档案管理人员要意识到学习的重要性，要跟上新时期档案管理工作发展步伐，主动掌握数字化操作技术，才能更好地胜任岗位工作，保证高校档案数字化管理水平实现提升。

四、结语

总之，高校档案管理工作正逐步实现数字化，但由于很多高校起步较晚，滞后于当前教育信息化的整体趋势。由于档案具备较大的参考价值，能够为高校教育、管理及科研等活动的开展提供可靠依据，因此，加强高校档案管理工作显得尤为关键。针对高校的实际情况，应该加快档案数字化管理工作，切实增强档案管理工作人员创新意识，让他们掌握更多专业技能，提高网络安全意识。这样才能为数字化档案管理平台建设创造有利条件，助力教育服务供给模式升级和教育治理水平提升。