文件工作的现实问题与对策研究

文/浙江同济科技职业学院 马迪

文件是指社会组织或个人为处理事务而制作的、记录有信息的材料，是人类记录、固定、传递和存储信息的一种工具。文件给人们的生活和工作带来了诸多便利，但文件工作中存在的问题也给人们带来了不少麻烦，如文件权威性下降、文件效力下降、实际工作无法有效开展等。这些问题有一部分是原本就存在的，诸如“文山会海”这类顽疾，还有一部分则是随着文件工作不断优化而暴露出来的，譬如文件工作者将所有电子文件一股脑打印下来移交给档案室，美曰“有文必档”。只有深入了解文件和文件工作中的现实问题、有针对性地克服其诸种弊端，才能维护文件的权威和效力、进而全面实现文件的价值、从而更好更高效地开展各种工作。

一、文件工作中存在的现实问题

（一）文件质量问题。文件质量问题主要包含以下两个方面：文件内在质量问题、文件外在质量问题。内在质量是指文件所蕴含思想意图的质量，这也是文件质量中最关键、最重要的部分，文件内在质量问题具体表现为以下几点：思想意图本身就是错误的；思想意图本身没有错，但却缺乏支撑性材料或者说思想本身表述不明确、不系统、无归纳总结。外在质量则主要指文件中的文字表达和文件制作，文字表达问题包括文字功夫不到位导致表达不清不楚、啰唆或出现错字、漏词等。文件制作则主要包括文件制作规范不符合相关规定、排版粗糙、纸张和字迹不合格等。

（二）文件数量问题。文件数量问题：一是指文件的份数（件数）总量大，人们习惯借助文件办事，办事就要产生文件，甚至只产生文件而不办事，加之相关规定对文件数量的多少缺乏具体的、可以量化的标准，这就导致文件数量以极快速度增长，以OA系统为例，办公室秘书离开片刻可能就会积累很多待处理文件。二是一份文件的字数量大，人们通常喜欢用长篇大论来讲述一个问题，我们时常会发现一份文件有好几十页，无形中既增加了文件撰写者的压力也增加了文件阅读者的负担。三是文件中所包含的文件信息大，有时候一份文件中会包含多个信息，这就要求阅读者既要找全文件中所蕴含的全部信息点，还要自行判断不同信息点的重要性。

（三）文件运转处理问题。文件运转处理问题具体表现为以下三方面：一是文件撰写速度，“慢工出细活”这句话没问题，若只有百来字的通知也要反复斟酌数十天才能完成撰写，文件运转效率可想而知，把文件撰写速度慢与文件质量好挂钩本身就存在问题。二是文件在空间上的传递，严格按照规定传递文件是件好事，但执行过程中过于刻板反而会“误事”，有时候一份文件需要传递到多个单位、多位工作人员手中，若同一地方的文件也要走机要通道传送，等文件传送到相关人员手中时间也过去很久了。三是文件处理速度，有些人手中往往积累了数十件待处理文件，甚至出现事件都结束了文件还未传递完的情况。

（四）文件效用问题。文件效用问题主要是指文件价值的实现情况，主要表现为以下三种情况：文件保值、文件增值、文件贬值。前两种情况是文件价值发挥较好的表现，尤其是第二种情况更是文件价值发挥最为理想的状况，而第三种情况则是文件价值发挥不理想的表现，也是人们应该竭力避免的情况。但实际上文件贬值是三种情况中最为常见的，尤其是在当今社会，虽然不至于出现“一纸空文”现象，但很多文件并不能得到全面贯彻和有效实施，甚至一份文件在短时间内就会被另一份文件取代，譬如2020年2月24日武汉在发布《关于加强进出武汉市车辆和人员管理的通告（第17号）》3.5小时后，又发布了《武汉市新冠肺炎疫情防控指挥部通告（第18号）》（简称第18号文件），文件效用的发挥可想而知。

（五）其他问题。除了上述四种问题，还有文件关系问题、文件归档问题等。以电子文件归档为例，相关红头文件由办公室整理后移交给档案人员、而文件办理过程中产生的材料则由相关部门移交给档案人员，办公室和相关部门互不通气，导致办公室秘书不确定哪些电子文件不需要归档、相关部门不确定哪些材料要移交、档案工作人员更是要花费大量时间匹配文件材料、确定归档文件齐全与否，既浪费了人力、物力也浪费了时间。此外人们在文件工作中常常也会出现漏办、错办、误办、越级办理、或者是文件泄密甚至是丢失等情况。

二、文件工作现实问题存在的原因

（一）文件工作的思想认识存在偏差。文件是社会组织和个人处理事务的主要手段和工具之一，这并不意味着一定要有文件才能办事，但在实际工作中人们往往依赖文件办事——办事一定要有文件，没有文件既不主动做事也不积极配合他人做事，认为“师出无名”。曾遇到这么一位同事，他做任何事情不仅要有“文件”，其做事过程还要全部体现在OA系统中，即便是和对面同事的一句话，美其名曰“办公留痕”。此外，人们习惯将文件撰写及阅读质量和时间挂钩，将撰写时间长等同于斟字酌句、将阅读时间长等同于逐字逐句，文件撰写及运转处理速度就在无意间降低了、可能事件都结束了文件才传递到所有相关人员手中，这一点在这个瞬息万变的社会体现更为明显。

（二）文件工作缺乏明确规定。“无纸化办公”盛行的今天，文件数量不仅没有减少的迹象反而越增越多，科学技术和社会经济的发展是原因之一，但缺乏对文件工作的强制性的明文规定也是造成这种现象产生的重要因素之一。从现有的提及文件工作的规定中，我们都只能看到“减少发文材料数量”这种比较宽泛的用句，“减少发文材料”年年都强调，但是减少到何种程度、怎么减并没有一个明确的、可以量化的规定，仔细观察我们会发现，实际产生的文件中有很大一部分是可以避免的甚至是完全没必要的，譬如，我们会发现有些文件不仅讲述的是同一件事件，内容表述也几乎是一模一样，唯一不同的可能就是发文机构、发文号和发文时间这类信息，也就是大家常说的“以文传文”。另外“无纸化办公”虽然是主流，但很多文件工作人员还是会将其纸质化以便归档。此外，关于文件的字数、字迹、发文格式等规定也有待改进之处，笔者在整理疫情材料时曾发现疫情防控发文中会有一份或几份的格式，比如文件红头格式和其他文件略有不同。

（三）文件工作机制不健全。这一点在电子文件中表现最为明显，以电子文件归档为例：关于电子文件归档有《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）这类适用于所有类型的制度，也有《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)这类适用于单个类型的制度，但这些都是从普适性的角度出发，每个单位在进行电子文件归档时都应有自己的归档制度。现实是很多单位并不能结合自身实际制定电子文件归档工作机制，大多数单位的文件工作人员都是每年年初将前一年产生的所有电子文件一股脑移交给档案工作人员，这些文件里面有需要归档的、也有不需要归档甚至出现文件错乱的情况，电子文件归档工作的主观性和随意性既不能保证电子文件资料的齐全完整，也给档案工作带来了难度。

（四）文件工作人员素质有待提高。文件工作人员是文件工作的主体，无论是文件所要表达的意图正确与否、准确与否，以及文体的选择、文件的制作在很大程度上都取决于文件工作人员甚至是文件的归档速度、归档质量等也离不开文件工作人员。这就导致文件工作者的个人素质高低不仅直接影响文件质量的好坏和文件价值的发挥，也影响档案工作人员的工作效率。若文件工作人员对文件的归档范围、方式有所了解，能从文件角度对归档文件进行事先鉴定，那么文件不管是以文件形式还是档案形式都能尽可能发挥其价值。

三、对加强文件工作的思考

（一）强化文件工作意识。不仅是强化文件工作人员的意识，而应强化全体工作人员的意识。此外，文件工作意识应该包括文件质量控制意识、文件质量意识、文件快速处理意识以及文件归档意识等。如果可以，最好将文件产生的数量、质量、处理速度等列入年终考核指标中，成为评价一个人、一个单位工作成绩的参数之一，用奖惩方式来倒逼全体工作人员。

（二）制订标准并定期评估实施情况。譬如，关于文件质量就可以制定一个文件质量控制标准，关于文件产生的数量也能有个范围规定，对文件归档工作更是应该有个严谨客观的标准，决不能出现为减少工作量而弱化文件鉴定工作的情况，即将全部文件移交给档案工作人员。要注意的是，这些标准要尽可能量化，以便掌握和实际操作。此外，这些标准公布后要及时调查了解、分析评估其执行情况和实施效果，并据此提出修订意见，开展必要的“立、改、废”工作，以提高这些标准的针对性、操作性和可评估性。

（三）建立健全文件工作机制。以前文提及的电子文件归档工作机制为例：相关单位可依据国家颁布的《电子文件归档与管理规范》《电子公文暂行管理办法》等法规，结合自身实际制定《电子文件收集归档工作制度》，明确电子文件收集归档的范围、方式、时间等，如果可以，最好能够明确文件工作人员移交给档案工作人员的文件应达到何种质量，最起码要做到有价值的文件不漏交、无价值的文件不移交，尤其是那些OA系统和档案系统还不能有效衔接的单位，只有这样才能确保电子文件归档工作有效开展并充分发挥文件的价值。

（四）对文件工作人员定期培训。这里的培训一方面是指文书业务方面的培训：有些文件工作者可能是从其他岗位调过来的，并没有系统学过相关文件课程，譬如缺乏对公文写作课程的学习就容易造成撰写文件时难以迅速、准确地选择合适的文种、使用恰当的写作风格；另一方面是关于现代技术的学习，现在的文书工作不再是一支笔、一张纸的事，它涉及很多现代技术且这些技术会不断更新，这就需要工作人员对相关设备的使用要相当熟练，否则工作的效率、质量都会下降。但现实是，技术设备更新了，但工作人员的技能没有更新，这就需要单位制定相应的培训计划并有效的组织实施。此外，端正工作作风、更新技术手段、深化体制改革等也是应对文件工作中出现问题的有效措施。

文件对于各项工作的运转确实必不可缺，也是人们办事的一个重要工具。但不解决文件工作中存在的问题，发展到一定时间“文件”对人们而言则是弊大于利，如文件数量剧增而文件质量却呈下降趋势，人们借助这样的“工具”来工作无疑是用“钝刀砍材”，甚至在一定程度上会影响单位的有效运转。当然相关学者也可以积极研究新的文件工作理念、方法并著作说明，先进的理论方法在一定程度上可以推进文件工作更加科学高效地开展。