博物馆外事工作研究——以上海博物馆为例

文/上海博物馆 张洁

一、外事工作在博物馆工作中的重要作用

博物馆是保护和传承人类文明的重要殿堂，是连接过去、现在、未来的桥梁。中国的博物馆等艺术机构是中国古代文化的保护者、传承者，一代代博物馆人用自己的实际行动奋斗在各自岗位上，坚守着保护、研究、推广中国古代优秀文物的责任。***总书记在参观西安市博物院的时候曾说过：“一个博物院就是一所大学校。”博物馆在承担着向国内观众展示、教育责任的同时，同时也肩负着向海外同行、海外观众展示中国文化魅力的责任。我们要讲好中国故事，弘扬中国优秀的文化，以此激发民族自豪感和自信心，为推动“中华文化走出去”贡献文博人的力量。如今，随着我国综合国力的不断提高，中国的优秀文化艺术吸引着越来越多海外人士的到来。其中，参观博物馆的观众，尤其是国外观众数量正逐年增加，博物馆作为一处新的旅行“打卡点”和海外观众了解中国文化的重要场所，每天迎接着来自全球不同文化背景、不同宗教信仰的观众。同时，来自政府层面的友好访问以及世界博物馆同仁的学术访问也越来越多，外宾接待任务越来越繁重。我国博物馆与海外博物馆在国际展览合作、人员交流、合作研究等方面的频率也不断提高，与此相对应产生的因公临时出国（境）数量也日益增长。所以，在当前环境下，博物馆的外事工作显得越来越重要。因为外事工作质量的高低直接影响着博物馆的对外形象，以及它在国际间合作的深度和广度。所以，外事工作做好了，除了获得国际口碑外，同时也能收获文化自信。上海博物馆于20世纪90年代始与日本奈良国立博物馆建立起了友好合作关系，自此开始了长达20多年的学术交流。在这之后，上博又同日本东京国立博物馆签订了友好交流协议，双方除了专业人员交流学习外，还在合作举办展览方面给予了极大的互助互惠。此后，上海博物馆又先后与英国大英博物馆、俄罗斯艾尔米塔什博物馆、新加坡亚洲文明博物馆签署了友好合作备忘录，这一份份友好合作协议的签署及续签，是对上博的研究实力、文物保护能力、展览合作能力以及外事工作能力的一次次肯定，并直接影响着上海博物馆在国际博物馆界的地位。

二、博物馆外事工作的内容

以上海博物馆为例，由文化交流办公室承担全馆的外事工作和外借展览的联络协调事宜。文化交流办公室的工作大致包含以下几方面内容：

（一）因公临时出访相关。因公临时出访主要涉及本馆相关人员因公访问、展览布撤展、参加国际学术研讨会、发表演讲、研修以及合作研究等内容。每年年初，“文化交流办公室”都会在严格遵照上级外事部门的要求下制定合理的出访计划，并负责向外事主管部门申报出访任务、办理护照签证手续、召开出访行前教育会议、回收因公证照，最后做好归国报告的收集工作。

（二）外事接待。上海博物馆的外事接待主要包括以下几方面：（1）日常外宾参观，包括我国民间组织、各大学以及兄弟博物馆邀请来访的海外学者。（2）来自上海市人民政府外事办公室等政府级别的接待，细分为一级警卫团、二级警卫团和三级警卫团。（3）来自友好馆的交流人员。（4）国际学术研讨会、高峰论坛等大型活动的外事接待。（5）在上博馆内举办的特别展览中邀请参加的外宾接待。

（三）安排在沪短期居留的海外人士。对于上博同意来访研修或交流的外籍学生、国外博物馆同仁，外事部门要做好前期联络和接待工作。同时，也须不定期地同外籍人士沟通交流，若对方有生活上的困难或需求的，我们也应及时提供帮助。

三、如何做好外事工作

都说“外事无小事”。如何做好外事工作是每一个外事工作者都必须思考的问题。笔者经历十余年的外事工作，对以下几方面进行了一些研究和总结。

（一）仔细认真并快速地完成外事出访申报。外事出访申报工作看似简单，其实很难。因为关系到出访人能否按计划出行，所以外事出访申报工作有着严格的时效性。首先，出访人在经馆领导同意后向外事部门提交符合规定格式的邀请信及邀请信翻译件。其次，由外事部门填写因公临时出国境任务申报表，详细填写出访目的，出访日程等内容。最后，根据上级外事部门的要求，外事部门依次将任务申报表、外文邀请信、邀请信翻译件及费用证明等材料整理后上交上级单位审核。在等待上级外事主管单位出具任务批件的这段时间里，外事部门可以请出访人填写签证表，并准备其他签证材料。以上海博物馆为例，外事出访申报工作由两名工作人员共同承担，经历由上海市文旅局、市委宣传和市府外办三个上级审核单位，因此，从开始申报到拿到签证，一般会经过两个月左右的时间。在有限的时间内完成任务，是外事部门一直谨慎对待的事情。可以说，多花一天时间写申报材料，之后办签的时间就少一天。因此外事工作者必须在最短的时间内完成申报材料的填写，并且尽量做到不出现错误而被要求重新填报。因为重报事小，耽误时间事大。因此，在填写申报材料时，必须将“出访目的”“出访日程”等内容详尽填写，这就需要外事工作者在遵循时效性原则的同时还得做到仔细和认真。申报材料中的文字其实并不需要过多，只需要围绕“人员”“任务”“产生这次出访任务的前因后果”“期望达到的效果”等几方面内容将事情说清楚说明白即可。切忌洋洋洒洒一大篇，反而弄巧成拙。当有党政干部因公出访时，上级单位可能会对申报材料有更多的要求。以上海为例，需要另外提交一份“情况说明”，详细描述出访任务、与邀请方的交流交往史、各人任务分工等内容。我们在准备材料时也必须仔细斟酌，务必言简意赅地表述清楚。

（二）细致周到地进行外事接待。在日常的外宾接待任务中，外事部门需要根据外宾的行政级别、身份等安排不同的接待方式。但归结起来可以发现，主要把控住以下几个方向：（1）外宾停车及迎接、送别；（2）参观路线的合理安排；（3）领导会见地点；（4）安保措施；（5）时间上的掌握；（6）预备方案。比如外国总统、总理的一级警卫团来访时，是否需要清场，参观路线如何安排等细节问题必须同人民政府外事办公室一一落实。会客室、摄影摄像、茶水以及留言册的准备都需要事先考虑周全。外事部门需要会同其他相关部门，如保卫科、摄影师、开放部等共同完成接待任务。对二级、三级团的安排上可相对一级团简略一些。除了上述政府级别外事接待外，日常接待中比较多的可能还是国外各个文化机构的代表团，对于这类团组，外事部门可有的放矢安排接待细节。对上海博物馆来说，还有一项非常重要的外事接待任务，那就是同国外友好馆之间的交流项目。每年上博都会接受来自东博和奈良的专业人员来访，陪同他们前往外省市地区学习考察。每一批人员在华时间基本上都为10-14天。在与外宾朝夕相处的日子里，作为外事工作者的我们该如何应对？笔者认为，只有将接待安排细化到每一分钟才能做好陪同工作。出发之前，我们需要根据交流人员的专业、身体素质等大致情况为其度身定制访问日程。为了避免行程中遗漏任何细节，我们可以设想一下如果自己是外宾，在某个时间节点后接下去的我会需要些什么。这招屡试不爽，往往可以提醒我们许多细枝末节的事。待到正式陪同时，我们必须随时留心观察实际情况，随机应变地调整日程。对于第一次或不经常来到中国的外宾，我们可以为他们介绍当地的美食，并且可以根据不同年龄段的外宾，推荐适合于不同年龄段人群的美食；对于年龄偏大的外宾，我们需要适当增加休息次数；对于极寒或极热天气时候的外出，外事工作者应该多关心多照顾外宾。从规划路线、购买车票、吃饭点菜甚至是预备方案等等，这些看似都是极小的事情都需要我们面面俱到。只有考虑周到，才是外事工作者应有的素质，才能体现我们的专业精神，体现中国博物馆人的职业素养。

（三）制定有本馆特色的外事工作规范。近年，随着不断加强“博物馆精细化管理”这一意识，我馆逐步制定了一系列与外事工作相关的管理办法。如《上海博物馆因公临时出国境管理办法》《上海博物馆因公临时出国经费管理办法》等。这些外事工作管理办法的颁布和施行，不仅对外事部门，尤其是外事新手有章可循，也让全馆工作人员了解外事工作的流程，对所有员工来说都有着规范和指导作用。可以说，管理办法的实施保障了外事工作的有序开展，提高了外事工作的质量。而作为外事工作者更应该积极参加由上海市外办、上海市委宣传部等上级单位举办的外事相关政策解读的培训，不断修改、调整我馆的外事管理办法，时刻紧跟党和国家的对外政策，只有这样，才能更好地完成外事接待、外事出访申报等。

（四）重视外事工作者的素养及专业知识的提高。外事工作者的日常工作就是同外国人打交道。在与外国人的交流、沟通中时刻保持正确的思想意识，对于博物馆的外事工作者来说十分重要。外事工作者必须拥有高度的政治责任心，认真学习并贯彻执行国家的对外方针政策，时刻铭记自己的身份。不论何时，都应始终牢记“我是中国人”，牢记什么该说什么不该说，坚定地维护我们国家的利益。上海博物馆外事部门的工作人员都毕业于各个外语专业，对博物馆的专业知识比较欠缺，但在日常工作中，经常会遇到跟博物馆专业知识相关的笔译甚至口译，如果不掌握博物馆的相关知识，势必不能进行正确的翻译。因此，对外事工作者来说，不断加强自身在博物馆专业外语的提高就显得尤为重要。此外，博物馆专业的翻译书籍，特别是小语种的相关书籍较少，这给外事部门工作者的翻译工作带来了较大困难，外事工作者只有利用一切可以利用的资源以及机会，才能不断提高自身的专业外语水平。相信随着长时间积累，博物馆专业的翻译定能有所提高。

（五）注重外事大数据和任务总结。外事办公室可以设置数据库，专门记录本文中所提到的各个方面的外事工作，完成统计、留档，将来可以定期分析、总结，并将结果和有益的经验分享给同事和外单位的外事工作人员，促进外事工作更高效地发展。对于外事工作者来说，做好任务总结十分必要。因为总结和回顾，可以让我们更客观地评判执行任务的过程，发现值得肯定和需要改进的地方。这样才能在外事工作上更快地进步和提高。以上博每年陪同外宾赴外考察为例，每次结束任务后，笔者都会就行程安排、就餐、住宿等各方面情况进行整理，总结此次任务中的不足之处和良好的经验，让自己在每一次外事工作中都能得到锻炼和提升。