基于大数据时代的档案信息化管理探究

文/威海市城市建设档案馆 谭淑红

档案管理无论是对管理部门还是档案部门，都是一项基础性、重要的工作。随着现代化的普及，大数据技术的深入发展， 给档案管理带来了新的发展机遇。目前，在大数据时代的这一新的背景下，我们要深刻了解并意识到档案管理的重要作用，以问题为导向，对档案管理进行不断优化升级，让档案管理在日常工作中尽可能发挥其自身的积极作用。

一、大数据时代档案信息化管理建设的意义

受大数据时代的影响，档案信息化建设是社会发展的必然趋势。众所周知，信息已经成了目前推动社会向前发展的一项重要资源。面对如今纷繁复杂、不断变化的社会发展环境，各个机构主体不断收集整理信息资源将其纳为己有非常重要。档案信息作为国民经济和社会发展的战略资源之一，其价值举足轻重。随着信息化的发展，很大程度上减轻了管理人员的工作量，大大提高了他们的工作效率和工作质量。除此之外，它的发展为档案信息的管理安全带来了有力的保障，增强了档案信息的实效性。

二、大数据时代下档案信息化管理工作面临的机遇与挑战

（一）机遇。大数据时代的到来为档案信息化的建设提供了有力的支撑，带来了前所未有的发展机遇。随着市场经济的快速发展，档案信息化建设的发展越来越好，档案资源也越来越丰富化、详细化、有效化。数据库中的数据呈现快速上升的趋势，让数据的种类逐渐多元化，结构复杂化，而数据信息的收集与整理也逐渐多样化，这直接导致档案信息完全呈现了不同的特点的分别有以下几点：第一，信息资源相对增加。随着互联网技术的不断发展与成熟，极大程度上降低了信息的存储成本，让信息资源呈快速上升趋势。第二，档案信息的形式逐渐多样化。大数据时代，信息的载体不再是单一的文字，大量音频、视频、图像等的出现让信息的载体逐渐丰富，而数据的类型也日益多样化。第三，档案信息价值密度相对较小。信息资源不断增长的同时，一些有利用价值的信息数据其增长速度会大幅度下降。因此，对于信息资源，我们要有选择性地去收集相关信息数据，不能过度盲目，要用理性的眼光看待信息资源。目前，我国已经实现了互联网信息系统与档案信息化建设相互融合的模式，这为档案管理提供了极大的便利。互联网不仅能够让企业与企业、部门与部门之间有效进行数据连接，还可以实现两者之间的档案建立、交接、流转甚至是保存等各个环节的紧密联系与无缝连接，这直接提高了档案管理工作的效率。

（二）挑战。档案信息化管理建设面临着前所未有的发展机遇的同时也存在着极大的挑战。受大数据时代的影响，给档案工作的具体实施带来了些许困难。首先，职责模糊，分工不明确。传统的档案管理模式下，有详细的工作流程指标。档案信息都是相关部门整理后统一移交到档案室进行归档处理，职责明确，分工落实到个人，便于工作检查。然而信息化管理建设下，档案室与各个部门之间缺乏交流，导致工作交接的时候容易出现失误且找不到相对应的负责人。其次，档案信息的收集范围局限被打破。由于大数据时代比较注重“全过程的记录”，内容比较详细，这同档案信息管理秉承“有用的信息才会被记录”观念相违背。最后，档案系统功能使用较为保守。之所以保守的原因是针对档案系统功能的使用我们目前仅仅局限于档案的集中归档与管理，而对于数据的分析归纳尚未涉及，这也直接导致了对数据的深层次剖析不到位，这是目前档案信息管理建设所面临的最大瓶颈。

三、大数据时代档案管理存在的问题

（一）档案的安全性不足。随着大数据的发展，信息资源逐步丰富多样化，信息的传播速度也非常迅速，这给各行业的管理工作带来契机的同时也带来了新的挑战。一般被我们归档的内容都是弥足珍贵的资料，且涉及范围比较宽泛，我们在借助大数据技术将纸质版的档案制作成电子版档案进行保存时，还需要采取相应的措施确保档案存储的安全性。然而一些单位在管理档案时，总是忽视其信息载体安全性。例如，数据平台上没有通过安全软件有效监控的电子档案非常容易遭到网络病毒的侵蚀，甚至会导致档案内容的丢失，给相关部门带来巨大的损失。迄今为止，尽管还没有出现过此类事件，也未见到档案管理部门针对此类事件的通报批评，但是档案管理的安全性必须是我们工作中重点关注的一项。

（二）缺少专业的档案管理工作人员。在不断更新的数据化时代背景下，档案管理的技术、手段也在不断更新发展，这对工作人员的专业水平、综合素质有了更高的要求。而就档案管理工作人员的综合情况来看，大多数工作人员受传统观念影响颇深，完全掌握不来较为先进的管理技术，业务能力低下，甚至一些工作人员在管理档案和掌握大数据技术之间存在着一定的脱节。而在一些档案管理经验丰富的工作人员中我们发现，尽管他们管理档案非常的专业化，但是对大数据等先进技术的掌握完全没有达到相应要求，甚至还有工作人员综合素质和技术水平均不达标，这严重威胁了档案管理工作的质量性与可靠性。

（三）缺少科学的工作制度。管理工作的有效进行需要完善的制度为之提供保障。因此，为了确保档案管理信息建设的有效性，需要合理科学管理制度为工作的有序开展提供有力保障。但是一些单位在进行档案管理时完全忽略了相关制度的积极作用，尽管一些单位制定了管理制度，但是其内容过于陈旧，同实际并不符合，相对来讲过于滞后，这给工作也带来了极其不利的影响，迫使管理工作与大数据技术达不到有效结合使其容易出现无序操作等现象，加大了工作量的同时降低了工作效率，增加了相关成本，浪费了大量资源。

四、大数据时代下提升档案管理的对策

（一）构建安全管理系统。安全性是有效开展工作的前提条件。建立安全的档案管理系统，有利于确保档案管理与服务的安全性与有效性。此外，我们还需要增强档案管理的安全意识，在对档案信息数据进行相应保护的同时，也要适当地加强档案管理系统的安全性。安全管理系统化的建设在一定程度上消除了档案信息在传递过程中所存在的安全隐患，为档案信息管理工作提供了强有力的支撑。相关部门要拓宽知识领域，加强相关技术的培训学习，要学会善于运用大数据等先进技术在保证安全的前提下对开展的档案管理工作进行有效指导，对具体的工作加以规范。例如，可以成立相关的检查小组，对大数据技术档案的管理平台定期进行安全化的检查，进而有效排查平台中可能存在的安全隐患。确保一旦发现安全隐患，检查小组能够及时有效地处理和解决。

（二）加强大数据档案人才队伍建设。人才的培养对工作的有效进行提供了智力支持。加强大数据档案人才队伍建设，能够确保档案管理工作有序进行的同时推动档案管理工作水平“更上一层楼”。为了实现人才建设“强”与“优”的有效融合，我们需要严格遵照以下几点：第一，广泛吸纳专业人士。注重人才的综合素质和专业能力，积极吸纳社会优秀人才，为大数据档案管理工作不断输入新鲜血液。第二，企业要加强对员工专业技能的培训，提高自身综合素养，拓宽其知识领域，培养他们自主创新意识。第三，优化工作人员内部结构。

（三）档案服务实行智能化。档案服务实行智能化，从服务的角度来看可以有效地提高档案管理工作的质量，尽情发挥档案管理人员的积极作用，能够有效地解决档案管理中所存在的一系列问题，推动档案管理工作的持续发展。智能化的推行，它不仅打破了传统档案管理的被动模式，树立了主动意识，还能够确保档案信息的有效价值尽可能地发挥出来。在开展工作时，可以充分利用云计算以及智能化等先进的科学技术有效提升档案信息管理部门的服务水平，通过研究分析用户们的日常行为来了解他们对信息的需求，从而有针对性地为广大用户们提供更加智能化、一体化的服务。

（四）转变职责内容与管理重心。传统的档案管理工作注重对实物载体进行保管，在很大程度上忽视了档案信息远程协作、信息共享、安全操作等方面的关键作用，因此，已经无法满足时代的要求。对此，管理人员们需要转变观念，在管理职责和重心方面主动适应。

（五）树立档案观与服务观。事物是不断发展的。因此，档案管理工作者不能仅仅关注过去与现在，要展望未来，与时俱进，不断地提高自身的专业知识与技能，学会对不同类型的档案问题进行有效处理。对于那些结构不相同的数据信息要进行科学规整，积极构建智能化的档案管理模式，让档案信息能够有序地进行存储与排列，大力提高档案数据管理工作的效率与质量。

（六）建立健全档案管理的各项制度。推动档案管理工作稳中向好发展，需要建立健全档案管理的各项制度。需要从以下两方面进行考量：第一，实现制度与技术的有效结合。要认真研究大数据在档案管理中的具体应用与实现的效果，结合大数据相关技术不断推动工作逐步详细化与合理化，从而确保工作制度和大数据技术相融合。第二，落实大数据档案管理的各项制度。制度的确定需要我们有效地落实到位，才能保证效果的实现。还要成立监察小组，定期检查，从根本上确保工作制度的落实情况。

五、结语

信息化背景下，提高档案信息管理建设已经成为时代发展的必然产物。因此，在开展档案管理工作的进程中，要全面树立档案观与服务观，适应发展要求，积极转变管理的职责内容与管理重心，致力于打造智能化的档案服务模式。积极构建安全的管理系统，确保档案信息的安全性与实效性。加强档案管理人才队伍建设，为我国档案信息管理工作提供智力支持。建立健全相关的制度建设，为我国的档案信息工作提供制度保障。