互联网背景下科技档案信息资源开发管理研究

文/新疆科技发展战略研究院 田雯

随着现代信息资源的不断发展，档案由于其特有的记录性而成为信息资源的重要组成部分，而科技档案信息资源开发和利用也成为档案事业发展的必然趋势。尽管中国在科技档案的开发管理以及理论研究方面取得了一些进展，但与发达国家相比仍存在很大差距。科技档案信息资源开发管理仍然存在很多问题，涉及的信息资源开发工作须进一步深化和扩大。科技档案信息资源的开发和管理对于科技创新、科技成果转化、科研项目和科研团队评估都变得至关重要。根据科技档案的发展和管理现状分析存在的问题，提出针对性的管理措施，不仅促进中国科技档案的有效开发和管理，还能促进科技档案信息资源从静态档案管理向动态集中利用的转变，有助于实现科技档案的价值最大化，推动科技创新与经济建设。同时，科技档案信息资源的开发和管理规范了科技档案之间的联系，形成了完善的管理制度，为科技档案工作提供了参考依据，确保了科技档案的在信息资源中的顺利发展。

一、相关理论研究

（一）科技档案概念。《档案学词典》对科技档案的定义如下：科技档案是由机构、团体、单位或个人在科学技术活动中形成的信息载体，并用作组织和维护记录的历史信息。直接记录和反映科学技术信息的档案，以备将来参考。根据学者姚刚和陈云伟的说法，这是信息和知识的重要来源。科技档案是指国家和社会直接存储的关于科学技术的文件和档案材料。科技档案的原始记录以多种格式提供，包括计算数据、图形、图表、照片、视频和电子文件。科技档案包含大量有价值和技术性的信息，这些信息是已知的，可靠的和有效的。

（二）科技档案特点。科技档案是具有一般特征（社会性、历史性、真实性、原始性）的一大类档案。同时，与其他档案相比，科技档案又具有许多不同的特征。具体来说，它具有以下特征：1.专业性。科技档案与其他类型的档案最不同的特点是专业性。科技活动是由科技工作者作为生产者产生的，具有一定的专业化水平。与科学技术生产活动有关的科技档案作为科学技术生产活动的原始记录也一定是在各个行业中科技领域中形成，它们是相应专业技术领域的记录和产品。2.完整性。科技档案的完整性取决于科学技术生产活动的性质，意味着所有科学技术的生产活动都涵盖了科研项目的全过程（工程项目、研究主题、样品产品等），这个过程产生了许多相关的科技信息。由此形成的科技档案反映了整个过程以及科学技术生产活动的结果。3.多样性。在各种档案中，科技档案的类型最为多样化，复杂和独特。科技档案的多样性取决于组成科技档案的领域的多样性。科学技术生产活动的多种专业性质产生出各种与科学技术、生产实践相关的档案。科技档案中记录的科学技术生产活动的内容多种多样，并且在整个过程中捕获的不同类型材料的技术内容和资源。4.现实性。现实性意味着科技档案即使在完成归档后仍具有强大的现行作用，科技档案的产生贯穿了科技研发、生产活动的全过程，由于科技生产活动的长期性、持续性以及不同时期对科技档案标准的认定不同，因此，即使归档后，科技档案也会因研发活动的不断发展而需要扩充并完善科技档案内容。科技档案资源开发的本质是使档案信息与科技生产活动紧密相关，促进科技档案的开发利用以及持续发展。

二、科技档案信息资源开发管理的必要性

科技档案是原始记录，直接描述和反映科学技术和生产活动。科技档案对于社会主义现代化具有不可替代的重要性。它们不仅促进科学技术发展和提高生产力，而且具有长期的历史研究价值。科技档案信息资源开发管理是通过特定的技术和方法对科技档案有形资源的数字化处理过程。

（一）实现科技档案价值的要求。科技档案信息资源开发管理的最终目的在于利用信息技术提高高效的科技档案管理水平，实现科技档案管理标准化、规范化，更好地利用科技档案为社会服务。只有通过档案信息资源开发和管理，科技档案的潜在价值转化为生产力，在经济发展中发挥科技档案的作用，创造更多的经济和社会价值。相反，仅存档和管理科学技术存档，没有对科技档案信息资源进行开发和利用，实际是浪费了人力、物力和财力，给经济和社会发展造成重大损失。为了认识科技档案的价值，必须充分开发和利用科技档案资源。

（二）社会经济发展需要。科学技术是第一生产力。科技档案拥有许多科技成果，研究方法和经验，而开发利用科技档案中的有价值信息可以将科技成果转化为生产力。因此，科技档案的开发和利用是提高科技水平的重要保障。当前，科技档案工作的核心任务是开发和管理科技档案的信息资源。为社会和经济发展提供技术服务，主要体现在科技档案的再利用，避免科技创新中不必要的重复和浪费，提高技术可行性和科技档案的资源功能，充分利用经济发展的作用，为将来科学创新提供参考，为社会提供资源优势。

（三）信息披露要求。随着现代社会的发展，信息公开对于维持社会稳定和满足人们的知情权已变得越来越重要。实施科技档案信息资源公开对于政府的信息公开至关重要。它赋予公民获得更公开和透明的政府信息的权利。这就要求档案部门要适应新的形势和发展，着力开发与共享科技档案信息资源，满足科技档案服务对象的需求。科技档案收集重要的知识和信息，具有巨大的潜在经济价值。因此，应该有效地开发和开放与社会组织和个人的利益不冲突的科技档案，以实现科技档案的价值交换和信息资源的利用，使科技价值最大化。

三、科技档案信息资源开发管理问题分析

经过50多年的发展，科技档案的开发与管理已取得了很大的进步，但是科技档案的碎片化和非系统性严重限制了现有科技档案的利用。目前，科技档案信息资源开发管理仍然存在不少问题。

（一）科技档案信息资源整合少。尽管科技档案管理的概念已经相对普及，但是在科技档案的开发中仍出现了许多问题。换句话说，随着科研、生产活动的不断扩大，科技档案的数量和内容相应增加，科技档案的形成和存储也越来越分散，有些科研部门形成的档案仅保存在个人手里，档案分散难以集中管理，有些科研部门建立的科技档案不标准、不规范，内容不全面，难以形成整套完整系统的科技档案。这些因素对于科技档案的开发和利用危害极大，为了有效地整合和利用科技档案，已经成立了专门的科技档案管理部门，对科技档案进行集中管理，必须及时进行科技档案的正确维护。

（二）缺乏统一的管理标准。尽管一些档案管理部门已经制定了科技档案管理标准，但是一些拥有相对成熟管理经验的科技档案管理行业也制定了自己的行业科技档案管理标准。从档案管理的角度来看，这些规范都是分散的。根据不同档案管理部门的实际情况来制定，没有统一的管理标准，各个部门自行其是，用行业管理标准代替国家档案管理标准。很多科研单位尚未针对该单位制定档案管理规范。因此，国家科技档案管理规定仅对科学档案进行了定义和分类，在行政管理和指导中并未发挥重要作用。这给跨界和跨部门科技档案管理带来了一定困难。同时，由于缺乏管理标准，不可能形成有效的科技档案管理集中的系统平台，目前建立的科技档案管理系统平台只能在同一部门之间或在同一行业之间运行，阻碍了科技档案的发展与管理。

（三）科技档案信息资源数字化创新不足。随着信息技术的发展，数字资源与科技档案的传统信息资源相比越来越受到关注。传播信息交换的主要形式逐渐被资源数字化所取代。科技档案信息的管理形式已经不能满足现代网络共享机制的要求。科技档案信息资源的数字化创新已成为建设科技档案信息资源的一个非常有吸引力的新趋势。因此，我们需要加强科技档案中信息资源的数字化建设，并在创新上取得新的突破。

（四）科技档案信息资源利用率低。目前，科技档案的建立和管理已经存在了数十年，但科技档案信息资源利用现状并不理想。相同或相近的科研项目重复立项，没有对之前立项归档的文件进行查询或利用已有的档案信息为新的科研活动提供服务，科技档案大多束之高阁。无法为科技管理部门的决策和发展提供良好的参考。随着现代信息技术的飞速发展，传统的管理方法已经不能满足网络环境下科技档案信息资源开发管理要求。

四、数字环境下科技档案信息资源开发方法

（一）完善科技档案政策法规。科技信息资源开发和管理的目的、环境和模式不是一成不变的，必须保证科技档案管理标准、规范在法律法规和政治制度层面的全面运行。因此，有必要制定一系列针对科技档案管理的多层次、系统并具体的政策法规，对科技档案进行宏观层面和微观层面分类，为了统一科技档案标准，信息公开准则，知识产权保护准则以及其他科技档案准则和规章，国家必须尽快制定相关法规并集中指导，保证各行业各部门间政策统一性，强调与档案管理部门的沟通与协调，协调不同行业与所有者单位之间的科技资源信息活动，促进科技档案的整合、交流和发展，加强科技档案以及基于法律和经济手段的科技档案管理方法。严格执行科技档案政策法规，科技档案可以从分布式存储转移到中央存储，从而确保了科技档案的完整及时归档，以统一的方式开发和管理科技档案信息资源。

（二）运用现代跟踪信息技术。在国家档案管理部门的统一计划和组织下，运用现代跟踪信息技术开发管理科技档案信息资源，可以有效提高科技档案管理效率，最新的信息处理集中在计算机技术上，它可以加速档案管理的现代化和利用率。科技档案的作用是使用数字手段和方法来创建科技档案资源库，适当地组织科技档案资源。使用智能搜索技术来促进科技档案的在线使用，并使用信息服务技术和方法从单一来源获得科学技术文献。科技档案信息资源平台已成为科技档案综合部门的中心，这有助于消除信息搜索和传递的障碍，最大程度利用相关部门的科技档案中的信息资源。档案管理部门可以将科技档案的信息资源平台用作技术基础设施平台的子系统。选择现有的科技档案信息资源进行特定领域的数字化发展，带动科技档案信息平台的发展，整合研究院所、高校开展学术研究档案，实行集中管理和发展，形成完整的数据库，整合科技档案信息资源，根据科技生产活动的需求，提供科技成果转化服务等，对不同行业、不同类型资源和其他类型技术的统计数据进行信息整合和管理有助于科技档案的开发利用。科技档案信息平台的建立，逐步为科技档案信息资源的统一和规范奠定了实践基础。

（三）科技档案的数据资源开发。在互联网时代，已建立的科技档案网站正试图提供共享存档资源的平台，与其他信息来源一样，互联网上传播和档案共享必须符合通用和技术标准。数据资源是关于科技档案的原始数据资源，数据资源的最基本目的是管理、查询、读取和共享数据，这是数据资源系统，可提供有关科技档案的描述性信息，并构成管理、访问和使用科学科技档案的基础。用于科学档案的已编译数据资源可以描述用于以任何格式组织科学档案的规则的集合。

科技档案的数据资源格式可以使用现有格式，特别是电子档案的描述标准。如果存在可以保证科技档案的数据资源格式的数据质量和搜索结果的格式，则在原始格式的基础上整合科技档案所需的格式，以实现个性化和多样化。简而言之，在数字环境中，合理地使用数据资源来索引和分类，有助于查询、阅读、交换和共享科技档案信息，从而交换科技档案，互联网平台的科技档案发展奠定了坚实的基础。

（四）利用网格技术开发科技档案。利用网格技术开发科技档案，信息资源分布在每个网格节点上，用户无法研究和使用。因此，科技档案网格门户和科技档案信息资源平台可以无缝连接到科技档案和用户。使用网格技术创建的科技档案信息平台基于存储在网格中的大型科技档案，并使用门户技术使用户能够访问所有必要的数据资源，为用户提供统一的搜索渠道，一站式消除了用户不必要且效率低下的搜索过程。用户可以轻松地在平台上进行深入的分析，并使用网格来确保数据的准确性和完整性。该平台使用统一的接口来连接这些科技档案信息资源，并使用多种协议来连接同质和异质数据。先进而快捷的分析可以降低不同类型信息的技术复杂性，并提高浏览和检索网格资源的速度。用户可以通过网格技术无障碍地使用网格中的所有科学资源，减少盲目搜索和查询的时间，并改善对科技档案中信息的访问和使用。另外，还可以通过网络在工作环境中同时显示数据，使归档部门可以实时查看而不必担心出现资源重复等错误。一方面，在科技档案的发展中利用网络技术，可以有效地实现科技档案的长期存储和信息资源的广泛交换；另一方面，也可为共享科技档案中的信息资源创造良好的技术环境。

五、结语

随着信息技术的发展和科研水平的提高，科技档案的价值日益重要。数字、计算机、网络和其他相关技术的发展也为科技档案信息资源开发管理提供了可靠的技术支持。本文根据科技档案开发管理的需求和可行性，研究了我国科技档案信息资源开发管理的现状，分析了科技档案发展与管理中存在的问题和影响因素，并就利用数字化技术优化科技档案信息资源开发和利用提出了可行性建议。