社会保险档案管理工作信息化提升探讨

文/烟台市芝罘区社会保险服务中心 王炜

当前科学技术飞速发展的时代，先进信息技术的应用越来越广泛，而有了信息技术的支撑，各项管理工作都变得更为便利和高效。社会保险档案管理工作也必须向信息化方向发展，才能适应时代要求。社会保险档案中所记录的是参加社会保险人员的缴费情况和缴费之后所享受的社会保障服务。实现社会保险档案的信息化管理，是当前社会管理的必然要求，通过信息技术的应用和社会保险档案管理信息系统的应用，能够更全面地了解参保人员的信息资料，对其进行全方位的跟踪，提供更完善的服务，无论是从社会保险档案管理角度还是从社会保险体系的构建角度来说，都有很强的现实意义。

一、社会保险档案管理信息化的重要性

（一）可以更方便地对社会保险档案进行查询和应用。实现信息化管理后，只需要在系统中将需要查询的档案的关键字输入，就可以马上调取到相关信息，不需要再逐份查找。而且可以通过电子加密技术保护档案，避免信息外泄。

（二）对于档案信息资料的管理更完善。实现信息化管理之后，可以采用新的信息采集方式和管理方式，进一步体现保险的服务作用，保证社会保险信息资料的完整性。

（三）可进一步提升档案信息资料应用的时效性。实现信息化管理之后，如果需要档案信息，可以利用远程服务技术进行调取，只需要很小的成本实现信息共享。社会保险档案的信息化管理相比之前的传统管理方式，有许多先进之处，这就要求档案管理人员要主动学习与信息管理的相关知识，尽快适应工作实际要求。

二、目前社会保险档案管理信息化存在的问题

（一）档案管理信息化模式不符合应用性要求。目前，有许多社会保险经办单位，已经意识到了信息技术的重要性，开始将原本的实体档案录入信息系统中，实现了数字化的处理，已经可以利用电脑进行信息查找，但对于社会保险档案信息化建设的要求把握不准确，尽管建立了信息系统，但仅限于对于社会保险档案的收集，应用不足，无法体现档案资料的价值。

（二）社会保险信息档案的安全性较低。信息和网络技术的广泛应用，为社会保险档案的信息管理工作带来了很大便利，但同时也带来了许多风险，除了管理人员责任心不强而导致的信息外泄外，还有可能遭遇网络病毒、黑客入侵等问题，这都会影响到档案资料的完整性和安全性。

（三）专业性的档案信息管理人才不足。目前，我国许多社会保险经办机构中，都没有符合档案信息化管理要求的人员，现有档案管理人员也大多没有接受过信息管理方面的培训，专业背景不够，而各级政府对此的重视也不够，不利于档案信息化建设的推进。

三、实现社会保险档案管理信息化的建议

（一）切实认清社会保险档案信息化管理的重要性和必要性。上文中已经从便利性、完整性、应用的实效性三个方面分析过社会保险档案信息化管理的重要性，社会保险经办机构的领导者和管理者必须清楚地认识到，社会保险档案是参保人享受社会保险的最关键的依据，对于档案的妥善、高效管理，是对于参保人负责，也是对档案管理工作负责，从领导者到部门负责人再到各个岗位人员，对此都要有清楚、一致的认识。直接负责档案信息管理的人员，要及时总结工作中出现的问题，该请示的请示、该协调的协调，将问题在最短时间内进行解决，确保档案信息管理工作的顺利推进。单位领导者要为档案信息管理提供坚实的支撑，包括人、财、物方面的投入，关心档案管理人员的需求，并对其进行有效激励，充分激发其工作热情，为社会保险档案信息化建设的顺利推进奠定基础。

（二）制定并完善档案管理相关制度。社会保险档案管理工作必须有相关的管理制度作为支撑，因为社会保险档案从采集到整理再到建档、管理，涉及多个环节，每个环节都要有相应的管理要求和制度措施，社会保险经办机构应当按照制度规定对档案信息化管理进行考核，提高管理人员的责任感。要结合机构实际制定具有切实执行力的信息化档案管理制度，既要符合信息化管理要求，也要确保档案资料和信息完整。目前，我国对于档案管理有一些明确的规定，包括档案如何进行登记，如何实施考核等。因此，社会保险经办机构可以按照国家规定，制定相应的管理制度，确保档案工作的规范化。档案管理信息化建设，首先要注意的是档案资料必须完整，如果发现档案资料不完整，要马上分析原因并进行查找，如果无法找回或是档案资料受损，则要马上采取补救措施。要尽量避免档案受损，对于纸质档案，要做好档案存放地点的防潮、防火、防盗工作，必须按照制度规定进行打扫和防护，配备相关防护设备，避免档案资料受潮、受污、受损。对于电子档案，则主要保护好档案载体，要做好对电子档案的安全防护建设，避免遗失和被盗。制度建设是实现社会保险档案信息化建设的重要推动力，也是开展档案管理的权威依据。

（三）加强档案的数字化建设。要实现社会保险档案的信息化管理，数字化建设是必要前提，通过数字化技术的引入和应用，将庞大的社会保险档案数据转为数字化的信息，可在更大范围内体现档案资源的价值，而需要使用社会保险档案的人也可以通过比较便捷的方式获取到相关资料。档案管理工作比较烦琐，具体的管理规定很多，劳动强度也比较高。因此，可以先将档案的目录转为数字化资源，这样可以对照目录统计档案的相关资料，在整理时可以更简便，而且耗用的时间更短，人工操作成本大大降低。在信息技术得到应用之前，档案整理是一项重复性很强的工作，需要用到大量的人力，而且容易出错，但当数字化技术被成功应用之后，就大大缓解了档案整理的工作强度。社会保险档案的管理对于管理人员的业务能力有很高的要求，除了人员的要求外，还要求必须有相关的设备。负责社会保险档案管理的人员，要能够具备利用信息技术管理档案的能力，此外，相关部门也要重视社会保险档案的管理工作，在各方面给予支持，为社会保险档案信息化管理水平的提升奠定基础。例如，社会保险档案需要在档案室或是库房中进行储存，但如果存放地的条件不合格或是缺乏相应的管理设备，那么在出现意外情况时可能就会导致档案受损。对于纸质档案，应当主要注意存放条件和相关的保护设备。对于电子档案，则重点在操作管理方面，例如，应当通过现代信息技术对电子档案的流转情况进行跟踪，实现随时管理。如果能成功应用现代化的信息管理技术，不仅档案的存放会更有序，查阅也会更方便，这样档案的价值才能得到充分体现。由于社会保险档案有许多种类型，相关内容很多，档案的收集工作非常重要，社会保险经办机构要对如何收集档案和档案收集的内容作出具体规定，尤其是对于价值较高的档案，更要在收集时特别关注，以免档案资料不完整。负责档案管理的各个部门，要结合本单位的管理要求，积极协调有关部门进行档案资料的收集。在档案资料收集过程中，要及时跟进检查，确保优质资料被完整地收入到档案中。要尽量延展档案收集的范围，例如，与社会发展相关或是能够反映社会进步情况的档案，都尽量收集完整。对于零散的档案，在收集之后，还要进行加工、整理、筛选，最终形成一份完整的资料。社会保险档案管理工作涉及许多方面的内容，不仅仅是内容繁杂，关系也比较复杂，要对其进行规范的管理比较困难。因此，建立完整的档案信息数据库显得更为重要，一旦信息数据库建成，就可以非常方便的搜寻到相关资料，实施管理也会更有针对性。不过必须注意电子档案资料的安全性，应当有严密的档案信息防护机制和硬件防护技术，而且应当对电子档案的完整性和安全性进行定期检测，以免管理人员操作不当导致档案资料受损。

（四）引进和培养符合要求的档案管理人员。上文中提到，社会保险档案管理是一项专业性较高的工作，除了要求管理人员有良好的职业道德素质和专业的档案管理能力外，还需要熟悉信息应用知识，知道档案信息化管理的流程、标准和要求。实现社会保险档案的信息化管理，要求档案管理人员必须具有良好的管理意识，准确把握档案管理工作的核心要求，思想和行动上都要高度重视。首先，档案管理单位的领导者要为社会保险档案管理工作提供更多的保障，包括人力资源配置，以及相关设备的配备等。其次，在单位内部要对档案信息化管理工作进行广泛宣传，对具体管理要求、内容等进行讲解，这样才能取得更多人员的配合，在实际进行管理时也会比较顺利。由于目前符合社会保险档案信息化管理要求的专业人才很少，而对于现有的档案管理人员，可通过培训的方式提高其业务能力，尤其是要加强信息技术、计算机应用方面的培训，确保档案管理人员能够利用电脑顺利完成档案资料的录入、存档、备份。档案管理人员除了要具备专业的管理能力外，还要有良好的服务意识，因为档案管理人员的工作内容之一就是根据管理要求对档案资料进行开发，使其发挥应有价值，因此档案管理人员要能够熟练运用现代信息设备，了解不同形势下档案管理工作面临的新要求，不断优化个人服务意识，高质量完成档案利用、开发、公布等各项任务。社会保险档案管理，对于社会保险工作的顺利开展和整个社会保险体系的建设有着非常重要的作用，先进的信息技术的出现，为社会保险档案的管理提供了更大的空间，而目前经济社会发展也对社会保险档案管理工作提出了更高的要求。因此，应当从人员能力提升、信息安全建设、信息管理机制构建等多方面入手，完善社会保险档案的信息化建设，为社会发展提供助力。