推进企业档案管理信息化建设的几点措施

文/德阳市紧急医疗救援指挥中心 李彤

企业档案管理信息化建设始于20世纪80年代，初期主要是将企业的档案信息管理存储到计算机中，实现档案信息的集中化，达到快速检索的目的，有效提高档案管理工作的效率。至20世纪90年代，企业档案信息化管理工作主要是加强电子文件的管理，加快数字档案馆的建设。进入21世纪之后，随着计算机技术与网络技术的迅猛发展，企业档案管理信息化建设工作的重心已经从管理信息与计算机进入到档案管理网络信息化一体化管理的新阶段。档案管理是企业管理的一项不可或缺的基础性工作，记录着企业发展的过程，为企业后续发展提供了重要的决策依据。因此，企业对档案管理工作越来越重视，随着信息化新兴技术的不断涌现，企业档案管理信息化建设步伐也在加快，建设过程中在取得一定成效的同时，也发现了一些问题，诸如信息数据未进行标准化处理或不及时更新导致无法调阅等。基于此，要进一步认识企业档案信息化建设的重要意义，了解建设过程中会遇到的主要问题，才能根据自身情况制定合理的档案管理模式，采取相应的措施有效推进档案管理信息化建设，推动企业发展。

一、档案管理信息化建设的意义

（一）节约信息收集成本，提高管理效率。传统的档案搜集工作程序，从提交申请开始，经各部门的审批签发到正式建档需要经由多个环节，若某一环节因其他工作事由不能及时到场审批，就无法进入下一环节，从而导致周期较长。利用互联网信息技术收集和填报档案信息，通过无纸化办公方式，资料提交人员依照规范格式向档案信息系统登记上传信息，资料管理人员向各部门报送审阅和签发信息，各部门可以不受时间和地点的约束，随时登录进行审批签发，极大程度地缩减收集信息的经济成本和时间成本，简化工作流程，提高企业管理效率。

（二）资料管理更为便利。纸质资料由于长期积压，容易出现档案堆放错乱，分类排列不缜密的问题。同时，若个别档案资料借阅后不及时归还或借阅程序不规范，会对管理人员清查档案资料带来极大的不便。因而，将档案资料数字化后建成信息数据库，将档案信息进行整理、分类、整序和排列，通过搜索关键词等信息，管理人员可以在信息化管理系统迅速查询所需档案信息，及时掌握档案资料借阅和归还状态，极大地提高资料管理效率。

（三）信息内容的长效保存。随着资料信息的不断更新和补充，受限于纸质资料存储对场地空间的容纳率的客观要求，资料存储用地逐渐增加，对年久的资料进行定期销毁。同时，由于纸质资料不能受潮、近火等特点，极易老化、破损和丢失，对保存环境条件也提出较高的要求。不同于纸质资料的保管，数字化资料更加集成化，可以通过云存储等现代技术，利用少量的设备和很小的空间存储更多的信息内容，实现高密度收集，同时保障信息内容的永久保存，不易丢失和破损。

（四）有助于信息的交互共享。传统的档案管理方式基本是依靠人员走动进行手工操作来实现档案信息的共享，烦琐的程序以及异地的交接极大地影响了档案信息共享的及时性，以至于因调阅信息的困难性导致档案信息被闲置下来，没有得到充分利用，失去了信息共享的效用。通过互联网等信息化等技术手段，搭建档案信息传递的交互平台，可以有效实现与各级档案中心的信息内容的交互传递，通过数据信息共享，保证信息更新的及时性，便于相关部门及时掌握信息，推进后续工作的开展。

二、档案管理信息化建设的主要问题

（一）信息资源收集途径不一，增加信息整理的难度。档案信息的收集途径主要来自个人和各部门，对信息类别理解不一致以及数据统计口径不一，导致收集的信息数据出现不闭合、不完整，甚至是矛盾的情况，从而只得进行二次筛查和甄别，提高了信息整理的工作难度。同时，由于各部门上报数据格式的不统一，数据入库后无法在共享平台正常显示，失去了信息的共享效用。

（二）忽视对档案信息的日常更新管理，失去信息的时效价值。企业档案信息通常包含企业员工人事、企业财务、企业设备、专项固定资产、行政综合类等信息。其档案信息的特点就是会不断更新，而档案信息的价值正体现于时效性。因此，管理人员需要及时对档案信息进行更新和完善。若在企业重要决策时无法提供准确信息，便失去了信息的时间价值，也失去了档案信息管理的意义，信息的不对称甚至会误导企业做出错误决策，造成重大损失。

（三）忽视档案信息的安全管理工作。档案信息化建设必将应用网络技术和计算机技术。若档案信息管理系统未建设完善的防火墙以及数据监测技术、数据恢复技术等，未对信息内容进行相应级别的加密和权限管理，极易遭遇黑客入侵或者病毒侵犯，从而发生网络信息泄密或丢失等问题，使企业和个人面临安全威胁，甚至造成巨大损失。

（四）忽视档案管理人员队伍的梯队建设。大多数企业的档案管理部门人员数量较少，且一旦人员岗位固定，很少引进新的人员。对于聘用人员的专业要求门槛较低，通常选择具有一定管理经验、相对细心负责的人员担任。档案管理人员虽经过长期的纸质档案管理工作积累了丰富的管理经验和方法，但并不一定能适应档案信息化建设工作。运用现代化手段进行档案信息管理，不仅要熟悉档案管理专业的业务要求，还要熟练掌握档案管理相关软件的应用以及一定的数据通信技术和计算机技术知识储备。一旦档案管理人员满足于当前纸质档案管理工作的现状，很难激发其接受新技术、新知识的学习和应用，一些档案管理人员队伍的专业知识结构不合理严重阻滞了档案信息化建设的发展。

三、推进档案管理信息化建设的措施

（一）加快档案信息数据标准化、规范化建设。加快档案信息数据标准化、规范化建设工作是档案信息化建设可持续发展的重要保障。档案信息的标准化、规范化建设必须要贴合国家信息管理标准以及上级管理部门信息管理标准，同时要根据企业自身工作特点和未来的发展需要制定完善合理的档案信息数据标准化、规范化制度，要确保信息数据格式与数据库结构、档案管理信息系统、查阅交互平台等方面的统一设定，严格要求企业各部门人员数据按标准化格式进行采集和传递，加强标准化监督管理工作，防止数据采集途径不一导致的数据不闭合或矛盾等问题，同时防止因为数据格式的差异所造成的数据传输失败、解码出错等问题。保证各部门之间的数据共享，提高企业和各级部门管理工作的效率。

（二）加强档案资料的日常更新管理工作。由于档案资料的类别繁多，档案管理人员不仅要在资料信息收集和登记时做好分类排序工作，还需与各部门和人员积极沟通，定期对企业人员档案信息是否发生变化、工作资料是否进行过修改等情况进行核实查证，对原有信息进行及时更新和完善，确保档案资料信息的准确性和可靠性。

（三）重视信息网络安全管理工作。企业管理层要加强档案管理网络安全防范意识，制定严格的档案安全管理制度和安全监督机制，定期进行档案信息安全管理检查，对档案信息的使用权限进行严格管理明确，各类档案信息的保密级别，通过开展宣传讲座或培训等形式提升各部门工作人员的安全防范意识。伴随信息技术的进步，黑客的窃密技术以及病毒的隐蔽技术也在快速发展，即使企业信息网络已设置防火墙以及数据监测技术、数据恢复技术等，仍需实时监测档案信息使用情况，定期升级和更新网络安全保护技术，在保障上级部门和企业管理部门对档案信息利用需求的同时，高度警惕网络黑客和病毒入侵导致档案信息丢失或泄密的隐患。

（四）加强档案管理人员培训和人员引进。档案管理人员是档案管理信息化建设的重要执行者，决定着档案管理信息化建设的质量和效率，是信息化建设顺利进行的根本保障。而传统的工作形势下，部分企业档案管理部门工作人员的计算机技术专业能力不足，缺乏对新兴技术知识及时更新的敏锐性，因此，导致档案信息化建设难以有效推进。企业必须重视档案管理人员业务素质的提高，合理组建档案管理人员队伍，积极引进档案管理专业、计算机专业、通信工程专业等相关人员。定期开展档案管理信息化建设相关的培训工作，让管理人员明确重视档案信息化建设对企业发展的重要性，不断提高自身计算机专业知识，了解信息化技术的发展现状和趋势，强化信息安全防范意识，保障企业档案管理信息化建设工作的有效推进。

四、结束语

档案管理工作是企业管理工作中的重要组成部分，档案管理的科学性和规范性可以作为衡量企业管理水平的一项重要指标。高质量的档案管理工作有助于企业经营者及时掌握企业整体运营状况，适时调整经营策略，为企业决策提供支撑依据，也有利于企业经营成果通过数据及时展示，增强与企业有关合作方和地方政府的认可度，为企业的后续发展奠定坚实基础。因此，企业档案管理信息化建设对于提升现代企业在市场经济中的竞争力发挥着重要作用。企业档案管理工作应该结合自身企业特点，加快档案信息标准化、规范化建设，加强信息日常更新管理，重视档案管理人员培训和信息网络安全等方面的工作，为企业提高管理效率、安全长效发展提供重要保障。