基于大数据背景下技工院校档案管理的信息化建设研究

时间：2024-06-04

文/肇庆市技师学院周春红

【关键字】大数据；技工院校；档案管理；信息化建设

大数据是IT行业术语，是一种基于传统数据概念而衍生出的新概念。随着社会经济的发展，每天都会产生大量的数据信息。由于数据量过于庞大，使用常规软件工具已无法在一定时限范围内对庞大的数据集合捕捉、管理和处理，因而需要新的数据处理模式。这些新的处理模式具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力，能快速捕捉、管理和处理海量的、高增长率和多样化的信息资产，这就是大数据技术。简单来说，大数据技术就是一种能够在海量信息中，快速且准确获取有价值的信息的技术。技工院校作为教育机构，保存了大量的档案。传统的纸质化保存管理模式不利于档案文献的长久保存，而且随着档案文献数量越来越多，大数据时代资料信息变得越来越复杂，这对查阅使用档案文献造成极大的不便。基于这一点，利用大数据技术加强技工院校档案管理的信息化建设，提高档案管理质量和效率，提高其查阅应用的可靠性以及利用率，是技工院校档案管理发展的必然要求，更是提高技工院校档案管理水平的必要措施。

一、大数据技术给档案管理带来的主要影响

大数据技术的广泛应用，既给档案管理工作带来了新的发展机遇，也带来了一定的挑战。大数据技术的应用，大幅度提高了档案管理的便利性，管理和服务质量都得到大幅度提升，而且人工工作量大幅度降低。利用大数据技术，能够有效进行交互性、即时性档案管理，而且使用非常便利，使档案的真实性和管理的有效性、及时性都得到大幅度提高。除此之外，大数据技术的应用使档案服务更加便捷，有效增强了用户体验。通过应用大数据技术，使档案信息有效实现了共享，能够为用户提供异地查档、跨馆查阅等服务，还能够根据用户需求提供个性化服务。大数据技术的应用能够对档案价值进行深入挖掘，通过档案进行经验总结，对以后的工作进行有效指导，达到快速提高工作质量和效率的目的。

二、基于大数据技术背景技工院校档案管理信息化建设的主要策略

技工院校的档案主要包括院校招生、教学、管理以及科研等方面的文献资料，可以说档案是对技工院校成长和发展的真实记录，对保持技工院校各项工作的连续性，具有极为重要的保障作用，更是日常党政管理工作的重要参考依据。技工院校具有培训学习周期短、招生量大的特点，导致其档案录入量和变动量都非常大，档案分类也更多样化、复杂化，这都给技工院校的档案管理工作增加了难度。目前，在技工院校中，管理人员以及班主任对档案管理工作不够重视，在收集信息过程中存在操作不规范、不标准的问题，这就给日后查阅档案带来了极大的困难，而且在管理过程中还需要进行大量重复的核对排序工作，导致工作量加大。因此，基于大数据技术背景，加强技工院校档案管理信息化建设已刻不容缓，这对技工院校的长远发展以及教学工作质量的提升具有极为重要的意义。

（一）促进档案以及档案信息的数字化发展。在档案管理工作中，除了要对原始资料做好存档以及分类管理工作外，还要充分考虑档案资料的实践应用性能，提高档案信息的可利用性，同时为使用者提供便利的档案信息服务，使其能够轻松快速查阅所需要的档案信息。而这就需要实现档案以及档案信息的数字化。在对档案以及档案信息实施数字化管理的过程中，工作人员需要使用扫描仪、复印打印机、照相机以及计算机、photoshop软件等专业工作，从而有效将纸质的原始档案及相关信息转化为数字化的档案及档案信息，使之形成电子文档，然后再对电子文档进存储和编辑，完成档案管理信息化建设的初步工作。需要注意，对档案进行信息化管理的过程中，必须要对档案信息进行严格分类，特别是部分档案信息属于机密文件或者涉及个人隐私，这部分档案资料对保密性要求极高，必须要做好相应的管理保存工作，不能随意泄露。除此之外，对于可以共享的档案信息，必须要根据信息类别进行统筹管理，从而方便使用者进行查阅和使用。科学的档案信息管理以及便利的使用功能，能够使技工院校的档案在实践工作中发挥更大的作用和价值。

（二）对档案管理信息化要求和流程进行有效规范。技工院校必须加强对档案管理信息化建设的重视，积极建立完善的档案信息化管理工作体系和流程，针对档案从最初的入库管理工作，到最后的使用环境，整个管理过程都要一一进行细化，从而实现对档案的精细化管理。制定规范、完善的管理制度，是在档案信息化管理建设过程中，促进其规范发展的重要前提和保障条件，也是确保档案信息能够被合理使用的关键所在。要推动档案管理信息化的规范发展，建立完善、规范的管理流程，可以从以下几个方面着手：首先，在对档案信息进行数字化建设的过程中，技工院校必须对所有信息资料实现数字化处理，并且以特定的电子文件形式进行保存和管理。通过这种方法有效解决电子文件保存格式不兼容问题，实现档案保存与调用的完美衔接，让使用者能够更加便利地使用档案。其次，必须要对相关工作人员进行严格的管理，对工作人员的管理行为进行有效规范。建立相应的监督机制和管理责任制，既要保证在档案信息化管理过程中，重要信息不会外泄，也要对工作人员形成良好的督促机制，促使其做好档案日常整理及更新工作，保证档案信息及时更新，为使用者提供及时有效的档案信息。最后，技工院校积极应用专业软件开展档案信息化管理建设工作。利用专业软件系统，对档案信息实现收集整理、保管统计等工作。这有利于建立标准化操作流程和管理体系，对完善技工院校档案信息化管理水平，提高管理效率和质量、推动档案信息实现共享、都具有极为重要的作用。技工院校在进行档案信息化管理建设的过程中，必须要给予广大师生一定的查询权限，让广大师生能够根据自己的需求，对档案进行查询和使用，使档案信息能够最大限度地被应用，充分发挥其价值，为广大师生提供高质量的档案信息服务。

（三）强化档案管理队伍建设。信息时代，档案信息的发展呈现出了多元化、碎片化以及复杂化等新特点。档案管理信息化建设要实现由档案保存到检索模式的转变，这对档案信息管理人员以及使用人员，都提出了新的要求。首先，档案管理工作人员必须要对自身的工作技能进行有效提高。信息化管理环境，与传统的档案管理模式存在着巨大的差异。要求档案工作人员必须掌握相应的网络信息技术，例如索引技术、刻录技术、数据库技术等等。在实践工作中，工作人员必须能够熟练应用这些技术对档案信息进行整理归档，提高管理质量。除此之外，档案管理工作人员必须对数据资料提高熟悉度，从而能够更快捷、更准确地找到所需的档案信息，为档案使用者提供高质量的档案服务。其次，随着档案管理的信息化发展，工作人员必须对相关知识加强学习，例如统计学知识、目录学知识等，不断提高自身的档案管理水平，对档案信息进行科学合理的收集、整理、归纳，有效强化档案信息化管理质量。最后，工作人员必须充分发挥主观能动性，对实践工作经验积极进行总结，对于工作中遇到的各种问题，要积极进行反映，结合实践工作要求对这些问题进行处理，从而有效提高档案信息化管理质量。

（四）强化档案管理信息安全建设。在进行档案管理信息化建设的过程中，必须保证档案信息的安全性。黑客、网络病毒等，都可能会导致信息泄露，进而造成巨大的经济损失，对人们造成严重危害。所以，随着技工院校档案管理工作的信息化发展程度越来越高，管理工作逐渐向着开放、共享的方向发展，越来越多的档案信息进入公众视野，必须对档案信息的安全性以及相关法律责任加强认识，并做好相关安全建设，保证档案信息安全。首先，要对档案管理人员加强职业道德培养和法治宣传，管理工作人员必须要严格遵守国家相关法律法规，例如《保密法》《档案法》等，特别是针对机密文件，必须做好保密工作，严禁盗用和篡改，自觉维护档案信息安全。其次，档案管理工作人员必须注意保护网络隐私，使其不受侵害，保护个人对隐私信息的合法权益。档案管理工作人员必须提高信息安全意识，在日常工作中，严格遵守档案信息管理的相关规定，保护好档案资料信息以及个人隐私信息，为维护档案信息化管理的规范发展、提高档案信息安全性发挥积极作用。同时，通过科学、规范的管理措施，将档案信息的作用和价值充分发挥，为使用者提供高质量的档案服务。