新形势下做好办公室文秘工作的几点思考

文/国家能源集团宁夏煤业公司矿山机械制造维修分公司 张新强

众所周知，在办公室工作中，文秘人员发挥着重要作用。作为一个合格的秘书，要做的是在会议上准确记录领导的任务和要求，并整理下发到各个部门。同时，文秘人员能否做到规范撰写公文和材料是判断工作是否合格的标准。因此，办公室文秘工作不仅仅需要优秀的文字表达能力，更需要沟通协调能力，从而更好地进行信息的传达。

一、办公室文秘工作的职责

新形势下，办公室文秘工作的主要职责是：组织会议并记录会议内容、上传下达、负责协调沟通、规范撰写公文与材料，协助领导的工作、负责处理企业的日常活动。办公室文秘工作的职责要求文秘人员具有综合素质，要求其具有成熟优秀的文字表达能力、高效的理解沟通能力、与时俱进的思考能力以及随机应变能力。同时，从企业文秘人员的职责中可以看出，对文秘人员的招聘要求越来越高。因此，文秘文员应结合当下新形势，不断提高自身综合素质，养成良好的职业道德。

二、办公室文秘工作的思考

（一）创新服务方式，当好参谋助手。如今我国科技水平不断进步，手机、平板、电脑等工具使文秘工作更加便捷，节省了大量的时间。因此，文秘工作的重心可以转移到帮助办公室领导处理日常事务性工作、协调沟通上下级关系、规范撰写公文材料上。同时，为了更好地完成参谋助手的任务，办公室文秘人员要找准自己的定位，不应该认为文秘工作仅仅是记录会议内容、撰写公文材料等文字性任务，应该把文秘工作的定位上升一个高度，充分认识到文秘在企业中的作用，在办公室领导的大方针下合理安排工作，协助领导完成信息传达和决策执行，提高工作效率和质量。

（二）超前筹划，做好服务工作。众所周知，企业对于文秘人员的要求越来越高，文秘人员是连接领导和员工的枢纽，需要时刻关注企业发展，对任何问题要提前思考，尤其是对领导关注的问题要提前介入，充分发挥好参谋助手的作用。同时，文秘工作需要耐心和细心，例如在安排会议时要充分考虑好参加会议的人员，为领导准备好会议安排方案，简要概括会议内容、明确会议时间，更要在会议结束后将详细的会议内容上传至领导，下达至员工。办公室文秘人员只有做到超前规划，耐心细致才能保证工作不出错，才能做好服务工作，不断提高自身综合能力，成为合格的助手。

（三）规范撰写公文，有效传达工作任务。作为文秘人员，要系统学习公文的撰写标准和要求，时刻关注国家下发的文件，及时了解公文撰写的最新要求。同时，文秘人员要熟知不同种类的公文并做到详细区分，在使用时要明确公文类别，不能错用、乱用。文秘人员一定要细致，撰写公文时要认真检核对，全文围绕核心内容，“是什么，为什么，怎么做”来撰写，不能存在逻辑问题，一定要条理清晰，语言通顺，无错别字现象。并且要做到善于思考，与时俱进，具有责任心，充分保证公文的准确性、权威性、政治性。

（四）健全工作程序，合理安排人员配置。作为企业，要想不断发展壮大，就要有规范的工作程序，优秀的企业文化氛围，使每一名员工都各司其职。众所周知，办公室工作繁杂琐碎，若没有规范的工作程序会使办公室人员重复工作、毫无头绪。因此，只有将工作程序和流程明确化，让文秘人员按照流程工作，减轻工作任务，更完美地完成工作要求。同时，办公室工作内容多，文秘人员应根据自己擅长的领域和岗位分工合作，行政秘书、文件管理员等要各司其职，团结合作。

（五）提高思想高度，主动服务。每一家企业都有自己的企业文化，而良好的文化氛围可以增加员工对企业的依赖感和贡献度。因此，办公室的工作人员要加强思想建设，提高对公司的依赖感，热爱自己的工作，更好地服务领导和员工。同时要增强责任意识，明确文秘人员的工作任务，高要求高质量完成，无论是撰写公文材料还是传达沟通时，都要实事求是、耐心细致。作为文秘人员，要主动为领导和员工服务，充分了解员工的工作情况和最新资讯，当领导询问时，及时客观告知，为领导的下一步决策提供有效的提案，并且撰写文章时要实事求是，不能敷衍了事。总之，办公室文秘人员应该培养责任意识，爱公司、爱岗位，做好领导的助手，让员工了解企业的发展前景，促进企业的不断壮大。

（六）不断学习，提高综合能力。无论是新入职的文秘人员，还是有一定的工作经验的文秘，都要不断学习来提高自身能力，与时俱进，了解新形势下对于办公室文秘人员新的要求，更好地服务公司。首先，作为文秘人员要充分了解公司的产业链，明确公司的发展前景，只有这样，才能在领导需要的时候提供值得参考的意见。其次，要努力学习科学文化知识，不断提高文字能力，毕竟文秘人员是需要撰写会议记录和公文材料的。再次，了解领导的工作程序，更好地配合领导工作。因为文秘人员也可以称为领导的助手，只有充分了解领导的工作特点，才能紧跟领导步伐，提高工作质量和工作效率。最后，学会细致办事，办公室文秘人员不仅仅需要文字表达能力，更需要协调统筹能力，在安排会议时，要考虑参会人员的名单、座位、会议内容和会议时间，提前安排好可以避免部分人员时间冲突造成不必要的麻烦。同时在安排领导出差时，也要充分考虑时间冲突问题，提前做好计划，飞机等交通工具的使用，宾馆、车辆的安排，路线的规划等都可以看出你是不是一名合格的办公室文秘人员。

（七）善于钻研，找到工作规律。一个优秀的文秘人员，要做的不仅仅是努力工作，更要学会在繁杂琐碎的工作中找到规律。同样的工作任务，有的人需要一天才能完成，而有的人只需要两三个小时就可以做到。这时你要思考为什么我的工作效率比别人低？而不仅仅是闷头苦干，当领导询问时觉得自己也完成了任务并且工作努力，殊不知这只是自我满足，工作效率极低造成的。虽然办公室工作大多是烦琐的，但也要讲究方式方法，从复杂的小事中找到共有的规律，这样不仅仅可以节省时间，降低工作强度和难度，更能提高工作效率，更好地帮助领导完成工作。

（八）牢记职责，找准文秘定位。各司其职，顾名思义，需要在不同岗位上的员工能够清楚地认识到自己的工作任务，并且按时保质地完成工作。办公室文秘人员的工作职责包括文字表达、撰写公文材料以及会议记录，协调沟通、协助领导完成决策和任务分配、传达领导信息等。因此，办公室文秘人员要找准自己的定位，在做好自己本职工作的同时，要摆正自己的位置，不要越位工作，不要因为野心和欲望抛弃职责道德。

三、结束语

众所周知，办公室工作是企业正常运转的核心，而在办公室工作中，文秘人员更是起着至关重要的作用，他们是连接上层领导和下层员工的纽带，只有文秘工作圆满完成，领导的决策才能够及时有效地传达给员工，及时准确地开展下一步工作。因此，作为办公室文秘人员，在新形势下要及时了解国家下发的各种文件，不断提高自身的综合能力，在烦琐的工作任务中找到正确的规律，从而更好地服务领导和员工，成为合格的参谋助手。