办公室秘书要练好“五勤”之法

文/中国药科大学校长办公室 边笑非

清朝中兴名臣曾国藩在论及为官之道的时候，曾提出著名的“五勤”论，这“五勤”包括“一是身勤：险远之路，身往验之；艰苦之境，身亲尝之。二是眼勤：遇到一人，必详细察看；接手一文，必反复审阅。三是手勤：易弃之物，随手收拾；易忘之事，随笔记载。四是口勤：待同僚，则互相规劝；待下属，则再三训导。五是心勤：精诚所至，金石亦开；苦思所积，鬼神亦通”。曾国藩用为官几十年的亲身经历总结出的这“五勤”论，笔者认为对办公室秘书工作仍有积极的借鉴意义。我们在“五勤”的基础上，结合办公室的工作实际进行探讨，希冀对办公室工作由所帮助。

一、“身勤”才能提高效率

行政管理工作每天都有大量的事务需要办理，领导经常需要对文件、具体事务做出批示或指示，而秘书在其中就要起到上传下达、左右协调、督促落实的角色。有时候，领导的批示涉及好几个职能部门联合推进，这就需要办公室秘书多沟通、多协调、多跑腿。在工作推进中，遇到问题、遇到矛盾还需要秘书及时的了解情况，及时反馈领导。用通俗的一句话说，就是秘书不能当“懒媳妇”、更不能做“大门不出、二门不迈”的大小姐，要挽起裤子、迈开步子、甩开膀子“跑街串巷”，当好服务群众的“店小二”。

对秘书来说，“勤跑腿”是最好的展示舞台。多接触单位里方方面面的人员，混个“脸熟”、有事没事“热乎”两句，别看这些日常小积累，跑动多了、见面多了、共事多了人也就熟悉了，遇到事情也就好推进了。比如，收到领导的指示，“马上就办”、及时落实就是对领导、对工作最大的负责，也是提高工作效率的不二法门。对个人来说，“马上就办”可以提高效率。比如，一件领导要修改润色的讲话稿，秘书接手后，不要拖到第二天，力争当天完成。哪怕领导不着急，也要先完成，给自己留出足够的应对时间。对工作来说，“马上就办”可以规避风险。拿到事情如果拖延不办，危险系数就很大，因为办公室事务繁杂，一个接一个。等着领导找上门来问：某某事情你办了吗？如果没办，拿什么回复领导？尤其是领导关注的重点工作、单位的重点工作，更要立即行动起来。

二、“眼勤”才能发现问题

“眼力见”是秘书的“核心竞争力”。“眼力见”主要描述一个人善于察言观色、待人殷勤，能够善于从一些非言语的行为中发现问题并主动解决问题。在秘书的日常工作中，“眼力见”的含义包含更加广泛，更多的是强调随机应变、善于观察，即便领导不说，作为秘书也要训练到知道他需要什么，并在领导没有开口之前就提前准备好一切的敏锐职业嗅觉。秘书干的就是参谋服务的活儿，说到底就是靠自己的工作让领导省心、省事。有“眼力见”的人总是能从一般的事情中看到他人发现不了的问题，并时刻做好准备，领导不用说，他就知道怎么做，领导一个动作、一个眼神，他就知道怎么去做，这样才能让领导省心，让领导感觉须臾离不开你。由此可见，有没有“眼力见”既是能否做好工作的关键，也是鉴定秘书工作水平“优秀”与“普通”的重要标准，是办公室人的“核心竞争力”。

办公室秘书如何才能培养自己的“眼力见”？笔者认为，除了极少数有天赋的“人精”之外，没有一生下来就会来事的人，这都需要不断锻炼、不断经历，才能炉火纯青。其实，刻意地去学习“眼力见”不如明白怎么去照顾别人的需求，体会别人的感受，接收别人的暗示，说话做事让别人舒服。比如，领导在宴请客人的时候，明明桌子上的菜已经很丰盛了，却对你说再去看看是不是还需要加两个菜。这个时候如果你真去加菜，可能就犯了忌讳。领导的本意可能是让你回避一下，谈一些不想让你听到的事情。可见，“眼力见”从来不是字面上的意思，而是服务的意识和心态，是放下身段和姿态，带着悟性去做工作。

三、“手勤”才能妙笔生花

“写”是办公室秘书的必修课。常言道“好记性不如烂笔头”。很多名人都有写日记的习惯，比如曾国藩日记、蒋介石日记、胡适日记等。而作为领导身边的秘书，更要善于动手。“手勤”一方面是勤记。把每天需要记录的事情一定要写在日记里，这样不仅可以防止事情忘掉，还可以记录每天的工作内容，写上一些工作感悟，对白天发生的事情，可能没有马上琢磨出深层次的味道来，夜深人静的时候慢慢写出来，可能就会有不一样的认知。只要每天坚持写上一段，日积月累、久久为功，文字水平一定会有大幅提高。“写”是“三省吾身”的好方法，工作一天，有什么好的想法、好的点子都记录下来，有什么做得不到位的地方、有什么工作感悟、怎样才能做得更好，有哪些为人处世的方面需要警惕，都可以写下来，时间久了就是一笔宝贵财富。

“手勤”另一方面要会写公文。写作是秘书的基本功，领导讲话稿、请示报告、部门函件、会议发言材料等这些办公室常用的公文版式要熟练于心。很多人在机关单位一听要写稿子都感觉又累又苦，写稿子在机关确实是个苦差事。但却是含金量极高的活儿，一般人还真干不来。办公室秘书想写好稿子，第一步要熟悉掌握《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》之类的相关规定。第二步要根据领导想要讲话的内容去搜集相关素材。比如科技方面的材料，就要多关注国家关于科技创新方面的重大政策和相关新闻报道，再者要主动向科技部门的同志了解本单位科技动态和科研人员的研究动向，把两者结合起来既有高度又联系本单位科研实际。最后，文章的标题一定要能抓住人的眼球。俗话说，“看书看皮、读文读题”，做亮标题、写实正文、提炼主题完成这三方面，基本上一篇有模有样的稿子就呈现出来了。

四、“口勤”才能广结善缘

能说会道而不乱说是办公室秘书需要修炼的技能。秘书协助领导工作，参与单位很多重要事务，了解的信息比其他人要早、要深，这就要求秘书对重要信息“守口如瓶”。我们这里说的“口勤”指的是与同事交往的时候要学说话、会说话，即使达不到口吐莲花，也要让人感受到快乐和尊重。对于办公室的人来说，会说话、会聊天，讲得头头是道、动人心弦是一种很强的社交能力；说的大家笑容满面、一团和气更是基本素质，和谐愉快的工作环境是秘书顺利开展工作的大前提。另外，“口勤”表现在与领导交往上要请示到点上、汇报到心上，理清思路、做好准备、想好再说。在与二级部门或者其他部门的同事协同完成任务的时候要多问为什么、多了解一线情况、摸清其中的弯弯绕绕才能游刃有余。

如何才能练就“口吐莲花”之功？笔者认为，还要抱着一颗服务的心，抱着一颗待人真诚的心。一方面，和人说话、聊天不能大呼小叫、呼来喝去，要多用“您”“请”“谢谢”“辛苦了”等词语。在与办公室同事会商事情的时候多用商量的口吻，比如，“您对这个事情怎么看？”“您看这样办中不中？”“能不能耽误您几分钟时间？”等；另一方面，要善于夸奖别人。人都爱面子，尤其是女同事更爱美丽，足够的尊重和夸奖能让自己欢喜，也能给予别人信心。夸人一定要夸到脸红心跳，夸出效果。要多发现他人的优点，少盯别人的缺点。有时候我们自己夸奖别人的时候会遇到心理障碍，觉得说不出口，是不是自己不实事求是了？是不是溜须拍马了？笔者认为完全不用有这样的心理负担，只有夸张了、夸大了，才能算货真价实的夸人，才能达到意想不到的效果。也许别人正是这么评价自己的，从你口中说出来刚刚好。

五、“心勤”才能修成正果

秘书长期在领导干部身边工作，要经常用心思考、用心留意领导的工作、生活、学习习惯。比如领导每天的工作规律，是习惯早起到办公室，还是晚上加班，平时爱看哪些书籍杂志，喜欢哪类公众号文章，爱喝咖啡还是茶叶，有没有体育锻炼的爱好，喜欢乒乓球还是游泳，吃饭口味有没有什么特殊偏好等。作为秘书应该将领导的这些习惯记在心里，努力将自己的思维方式、作息时间、生活规律调整到和领导一个频次，产生共振。当然，秘书和领导之间的默契会有一个时间上的积累，是一种在工作纽带的联系下，经过大量的事务磨砺之后感情的升华。秘书在服务的过程中“思维习惯要和领导保持同一性，但还要有发散性，秘书的思维必须围绕着领导的思维开展，在此基础上还要扩散、延伸。”良好的领导和秘书关系，相处到最后是一种互相欣赏、互相尊重、互相支持的境界。

“心勤”的另一种表现形式就是要积极向上生长。要做一个有信仰、有追求的秘书。信仰对于人生，就像前行的路标、航行的灯塔。心中有了追求、有了梦想，脚下才有力量。秘书在大量的具体工作实践中，与领导相处、与同事相处，面对复杂的人事和方方面面的压力肯定有不容易、不顺心的时候。这才是真正长本事、锻炼心力的地方，越是在这个时候作为办公室秘书越要多问问自己的内心，时时常拂拭，莫使惹尘埃。我们做秘书的初心是什么？比如，在面对提拔，有竞争对手的时候，自己落选了。这个时候作为很有希望的种子选手，自己的心理落差肯定很大，心灰意冷还是积极查找原因等待下一次机会？这些都需要秘书有强大的心理素质和良好的政治素养。只有常常检点自己的“内心”是否符合群众的意愿，是否符合领导的要求，真正把自己融入工作和事业中，才能修成正果。

六、结语

办公室秘书“五勤”工作法是秘书的基本技能，在“身勤、眼勤、口勤、手勤、心勤”这五个方面多加练习，融会贯通，混合使用会有助于我们尽快融入秘书角色，做好秘书工作。对开拓办公室工作新局面、打造个人名片、展示个人风格有良好的助力作用。作为在办公室工作的秘书，要抱着一颗初心，坚守一颗恒心，身怀“五勤”之法，努力向上生长，终会迎来春暖花开。