基层疾病预防控制档案利用浅析

文/广州市荔湾区疾病预防控制中心 区鸥

一、基层疾控档案的概述

基层疾控中心的档案工作反映出基层卫生防病工作的现状。区疾控中心的主要任务是：负责全区传染病、慢性非传染性疾病、寄生虫病与地方病等疾病预防与控制、突发公共卫生事件应急处置、疫情报告及健康相关因素信息管理、健康危害因素监测与干预、重大活动公共卫生保障、实验室检验检测与评价、精神卫生管理与应用研究指导等。区疾控中心档案资料涵盖从成立至今，历经65年，伴随着国家前进的脚步，记载着基层防控疾病工作的发展历程。

二、近十年来疾控档案的利用情况

（一）档案利用情况。笔者选取区疾控中心2009-2018年档案借阅记录，将档案分类统计借阅次数、目的及使用情况：2009-2018年库存档案3535卷(件)，利用1365卷(件)，172人次。其中，借阅业务档案用于原始资料检查318卷(件)，占21.47%；专业编撰用150卷(件)，占10.13%；用于人事、经费查证297卷(件)，占20.05%；用于业务数据查摘142卷(件)，占9.59%；用于绩效工作数据收集161卷(件)，占10.87%；用于人员技术资质核查92卷(件)，占6.21%；用于查考党政文件100卷(件)，占6.75%；用于基建类105卷(件)，占7.09%。

（二）档案利用情况分析。疾病防控是一项专业性、连续性很强的工作，在开展疫情监测分析、突发公共卫生事件应急处理过程中，特别是对预防医学进行科学研究的时候，需要长期的数据资料作依据。

随着人们档案意识的提高，查(借)阅档案的内容涉及面广泛，在绩效工作、科研著作、编志造册、实验室认证评审、财务审计、职称晋升、人员聘任、工资改革、工资审核、购买社保、医疗政策、业务用房改造装修工程、市政环保排污工程、地铁轨道交通线网设置等工作中发挥作用。

（三）档案利用目的和成果。1.疾病防控，档案必不可少。在2003年传染性非典型肺炎疫情、2005年人禽流感呼吸道传染病疫情、2014年登革热疫情、人感染H7N9禽流感疫情，专业人员收集整理大量的原始数据，制定《荔湾区防治传染性非典型肺炎应急预案》《荔湾区非典、禽流感及流感的预防和控制工作措施》《荔湾区各街道2014年登革热防控方案》《荔湾区疾控中心N7N9应急预案》《埃博拉出血热防控应急预案(试行)》等一系列工作制度和规程，并及时撰写调查分析报告，提出相应的防控措施，为上级部门制定有关工作指导方针奠定基础，为有针对性、有效、迅速地控制疫情提供科学依据，保障了人民群众的健康和安全、维护社会稳定。2.科研立项，档案突显实绩。根据业务和管理工作的需求，开展主动服务，利用历年档案数据资料，进行二次、三次加工编研、处理和分析总结，撰写《广州市荔湾区2008-2012年麻疹流行病学特征分析》《2006-2016年广州市荔湾区登革热流行病学特征》《2013-2018年广州市荔湾区流行性感冒流行特征及病原学分析》等数百篇科研论文，分别刊登于国家级、省、市学术性刊物，成为专业活动的论据和参考。同时，先后开展多项科研，其中“广州市荔湾区HIV/AIDS患者生存质量、心理和社会支持度调查研究、社会支持调查研究”项目获市科技攻关计划重大项目立项。充分利用档案信息资源的储存、积累，编写管理汇编、工作规章制度，并为《荔湾区区志》提供完整数据资料，呈现很强的实用性，收到良好的社会效益和经济效益。3.迎检达标，档案功不可没。区疾控中心实验室2012年通过国家CNAS认证中心的计量认证复评审和食品检验机构资质认定；2013年取得公共场所卫生检验检测、评价机构技术能力资质；2014年通过了实验室认可复评审。在实验室评审、扩标、扩项等过程中，都能提供齐全的仪器设备、原始记录、作业指导书、管理程序、人员管理等文件资料。继后，又通过省卫生厅职业技术卫生服务机构审定，并接受国家质监总局计量认证专项监督检查，取得好评。

机构的各类工作检查、验收对相关档案资料、原始记录的查考，特显档案资料记载活动、反映工作轨迹的独特形态，一直是工作的应用方式。

三、档案工作中存在的问题

（一）信息化程度低。目前，疾病防控日常工作已全面实现信息化、网络化，工作中形成的资料以数字载体为主，纸质载体为辅，但传统的手工查阅纸质文档仍是主要方式，已不能满足对档案利用的个性化、速度化需求，全面实现纸质档案数字化、缩微等多载体模式，是新形势下档案工作的趋势。

（二）档案工作不受重视。基层疾控档案工作随着时代的步伐，已形成健全的文件管理系统，但对档案工作的人才配备、经费保障、设施建设方面往往被忽略、缺乏预见意识和激励机制。部分人员对档案的认知是说起来重要、忙起来不要，继而造成归档周期延长，容易造成有效资料丢失。

四、档案工作提高利用的对策

（一）健全制度，强化规范管理。制定以主管领导、科室主管和综合档案室的三级管理绩效体系，规范档案工作制度，明确档案的收集、归档范围、整理以及职责，以保证档案记录完整、整理规范、归档及时。严格执行《全国疾病预防控制机构工作规范》中的相关规定，着重建立反映当地卫生防病活动的档案，记录防病活动的基本情况、真实情况、重要程度，并强化档案的风险防范意识，防止档案的损失和无效化，遵守机密性限制，确保归档的安全。

（二）转变观念，提升档案意识。档案的管理首先是领导重视、在职全体人员密切配合。抛开沉闷的培训方式，开展不定期、多形式宣贯，通过多媒体平台普及档案法律法规及相关档案整理知识。

鼓励卫技专业人员与兄弟单位交流专线档案管理工作，拓宽知识面，提升收集、整理技巧，从而提高全员对档案工作重视程度，促使全体人员做到知行合一，形成专业复合形人才队伍。

每年做好档案工作经费预算，拟定档案用品、软硬件设施建设等工作计划，确保专款专用。如：旧档案数字化项目，可向社会购买档案工作外包服务，以保障其专业化、完整率。

（三）针对利用，开发档案编研。利用档案信息资源的储存、积累，根据需求对档案进行信息加工，把原始数据分析汇总，进行归纳组合、整合信息源，为利用提供数据服务。

利用常见传染病、慢性非传染性疾病、职业病、学生常见病、食物中毒、心理卫生等数据资料，编写卫生科普读物和教材，适时举办各种疾病防控科普宣传。把疾病预防知识引入社区、推进校园，做好防病咨询和科普工作，以提高档案在服务民生方面的利用率，带动疾控档案工作的新发展。

（四）信息化管理促使资源共享。构建疾病防控档案管理信息网，使基层疾控中心更迅速、准确掌握现时与以往的动态数据，及时分析、预测发展趋势。实现本单位OA系统、业务信息系统和档案管理系统的衔接，确保信息安全。建立业务专线类别权限、采用多条件快速检索促使高效利用、操作便捷、准确全面地查阅相关数据。同时，强化电子档案的管理，严格实施在线信息审核制度，做好权限设置分级制；定期更新网络防护装置，防止非法入侵和病毒感染；所有电子档案资料定期数据备份和安全规范管理，以确保档案信息安全。信息资源整合，体现共同构建和共享资源的整体优势，有利于疾控机构之间相互联系，促进疾控工作的发展。

五、结论

保存历史印记就是档案的价值，它把历史痕迹变成人们可索的永久记忆。当今信息时代，人们已经充分认识到档案作为一种宝贵的社会利用资源，对档案的重要性有了新的认识和理解。为此，档案管理人员在充分发挥职能的同时，要运用多化手段、多学科融合，做好、管好、用好档案，多形式挖掘档案资料价值，不断开创档案工作新路子，合理开发和使用档案资源，充分体现档案在疾病预防控制工作的价值，为经济社会发展提供更加优质、高效的服务。