电子档案管理系统开发中的关键因素分析

文/中国中铁二院工程集团有限责任公司 钱悦

信息化时代，档案工作环境发生了巨大变化，随着企业的信息化程度越来越高，信息系统已经能够覆盖企业各项业务工作，如何管理好利用好信息系统产生的大量电子文件，是摆在档案工作者面前的重要课题。电子档案管理系统是企业实现电子档案规范化标准化管理的重要平台，开发设计一套功能完善、安全可靠的电子档案管理系统是企业档案工作信息化的核心。很多企业开发出的系统质量不高，不能很好地满足电子档案收集、保管、利用的管理需求，不能充分发挥电子档案这一宝贵信息资源的凭证、查考价值。本文就电子档案管理系统开发过程中的关键因素作初步探讨，以供大家思考。

一、电子档案管理系统的常见问题及其原因分析

（一）系统不能满足用户需求。系统的功能流程不能与业务工作和档案管理工作开展的规律相适应；系统不能提供多种检索途径，根据用户知识水平和经验的差异提供不同的检索界面；不能根据不同用户的利用需求生成专题库提供有针对性的信息服务；专业性元数据缺乏，不利于专业领域的电子档案的保管和利用。这些问题使得系统不能满足企业产生、管理、利用电子档案的需求，使电子档案不能很好地为企业的生产、经营、科研、管理工作服务。究其原因，是因为在开发前期没有做好需求分析，没有对企业的业务开展和档案利用现状进行充分调研，对需求没有进行充分挖掘，甚至和企业的管理理念相背离。

（二）电子档案管理不规范。电子档案管理缺乏标准化规范化，导致电子档案的真实有效性得不到保障。比如：电子文件的归档格式不统一；电子档案的鉴定不准确，带有主观性和随意性；元数据项不能全面描述电子文件的内容、结构、背景及其整个管理过程，不能满足业务利用和文件管理的需求；元数据的取值不准确或格式不统一，不利于后期利用；未对系统用户进行严格的权限设置，电子档案信息存在泄密隐患。究其原因，是因为开发前期未制定完善的管理规范，又或是规范缺乏针对性和可操作性，难以落实，系统设计时没有将规范内置于系统之中，导致系统在对电子档案的收集、整理、利用、处置等过程进行管控时无章可循。

（三）电子文件归档质量不高。电子文件归档质量包括真实性、完整性、可用性。真实性达不到要求是指电子文件版本不准确，与对应纸质文件内容不一致等；完整性达不到要求是指属于归档范围的文件未归档，电子文件的组件缺失，元数据缺失；可用性达不到要求是指数据格式不符合要求或电子文件被损坏而不能正常打开等。导致归档质量问题的原因是业务系统未对电子文件进行前端控制，使得业务系统中大量电子文件处于失控状态，最终导致进入电子档案管理系统的数据质量不高。

（四）系统整体性能欠佳。系统随着上线时间的延长，面临的访问量越来越大，系统出现运行速度下降且不稳定，各种问题及故障不断显现，用户满意度大幅降低，严重影响系统的推广应用。造成系统性能低下的主要原因是系统设计中缺乏先进的技术手段来保障系统的稳定性和安全性，使系统难以应对复杂多变的应用场景。

二、电子档案管理系统开发中的关键因素

为了解决电子档案管理系统的上述常见问题，提升系统开发质量，控制系统开发风险，笔者归纳总结了系统开发中需要注意的几个关键因素。

（一）多部门配合组建项目小组。电子档案管理系统开发是一项复杂的系统工程，覆盖学科知识广，涉及部门多，需要配备一支专业性强的队伍。项目小组应由档案部门、信息部门、业务部门、技术管理部门四类人员组成。档案部门负责从档案管理的角度解决电子文件管理的问题；信息部门负责电子档案管理系统与企业内其他业务系统、网络环境的集成、兼容，以及系统选用技术的先进性和合理性；业务部门配合档案部门和信息部门的工作，确定系统采取的管理方法和管理措施是否符合实际业务工作的开展规律，从促进业务工作的角度提出需求；技术管理部门负责技术文件的制定和标准化，使电子文件的形成符合电子档案管理的要求。

（二）业务分析奠定基础。针对企业内产生电子文件的各项业务活动进行全面细致的分析，充分掌握业务流程和数据流程，全面掌握企业产生、管理、利用电子文件的现状和需求，建立反映企业实际的业务模型和信息模型，为电子档案管理规范的制定和系统需求分析奠定基础。在业务分析基础之上制定出来的电子档案管理规范才有针对性和可操作性，在业务分析基础之上确定的系统需求才能做到全面、合理、可行。

（三）重视系统需求分析。需求分析就是明确应用环境对系统的要求，是系统开发过程中首要和最基本的环节，是开发一个成功系统的前提和保障。需求分析应全面而细致，将电子档案管理活动中的方方面面都要考虑进去，含糊或不全面的需求分析将导致系统出现功能遗漏或业务流程错误，频繁的需求变更将加重用户和系统开发双方的工作量，延误系统建设进度。系统需求分析必须建立在业务分析基础之上，不能仅由档案管理人员凭想象“闭门造车”，或者生搬硬套标准条款，使得开发出的系统脱离应用实际，背离企业管理理念，最终导致系统开发失败。

（四）完善规范保障系统实施。电子文件归档范围和保管期限表、元数据方案、分类方案、文件利用和安全分类方案、系统接口规范等标准规范是电子档案管理系统实施时必备的管理规范，应在开发前期进行明确，并且规范应当具有针对性和可操作性，便于执行。在系统设计时将这些规范内置于系统中，自动加以使用，尽量减少手工操作造成的错误，保证电子档案的收集、分类、鉴定、利用、处置等管理活动严格按照规范执行。比如，系统根据保管期限表对归档文件进行自动鉴定；在电子档案整个生命周期中根据元数据方案自动创建和捕获元数据；系统自动识别电子档案特征并依据分类方案对其实现自动分类。

其中，元数据方案是电子档案管理系统的血脉，作为系统的数据模型，与系统的所有功能都存在关联。如果在电子档案管理系统中以一种系统的、连续的、结构化的、标准化的方式设计、捕获、组织和管理元数据，则可以达成下列广泛的管理目标，包括实现对电子档案及其形成电子档案的业务活动的全面描述，保障电子档案的真实性、完整性、可读性，支持电子档案信息的组织和查询，支持电子档案管理的全程控制以及管理流程的集成优化。选择元数据应从业务角度、档案管理角度、利用角度综合考虑，使元数据能覆盖电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的描述需求。

（五）通过前端控制提升归档质量。由于电子文件具有易修改、易损毁、依赖系统等特点，相比纸质文件，电子文件的收集更加困难而复杂，只有对电子文件实行前端控制，才能保证归档质量达到要求。实现前端控制就是将归档范围和归档要求设计在业务系统之中，使电子文件在形成之时按照规定格式存储，并加上归档标识，防止非法修改或删除。同时，生成相应的描述信息，归档时通过系统接口将符合规范的归档数据导入电子档案管理系统。通过前端控制实现信息在业务活动和档案管理活动之间的共享，有利于充分收集电子档案相关业务背景信息，便于对电子档案的理解和检索。

（六）“四性”检测。真实性、完整性、可用性和安全性是确保电子文件档案性质的重要属性，是发挥电子档案的凭证价值、查考价值和保存价值的根本前提。归档时完全通过人工检测电子档案的“四性”难以实现，系统必须具备“四性”检测功能，通过制定有效的检测方案和检测策略，运用先进的技术手段，对归档电子文件的“四性”进行自动检测，并形成检测报告，发现问题及时分析原因进行整改补救。“四性”检测在电子档案长期保存过程中应当定期和不定期进行，以此监控电子档案整个生命周期中的状态。

（七）技术手段提升系统友好度。电子档案管理系统一旦在企业内部署实施，将面对巨大的业务数据量，因此，对系统的执行效率和安全性稳定性都有很高的要求。因此，系统开发中应根据实际应用环境，有选择地运用一些先进的技术手段，优化系统性能，提升系统友好度，保障系统稳定运行。比如，采用三库分离技术将系统数据库分为管理库、长期保存库和利用库，三库之间通过数据库同步保持一致，这样的数据库设计能保证电子档案数据的安全性，有利于数据的长期保存，并能提高数据的访问效率。

三、总结

企业的电子档案管理系统开发是一项庞大复杂的系统工程，笔者深感各步骤各环节工作的不易，需要考虑的问题复杂而细致，本文仅对影响系统开发成败的关键因素进行了简单的归纳总结，其中既有涉及管理层面的因素，也有涉及技术层面的因素，两者相结合共同决定系统开发的最终效果。鉴于笔者水平有限，部分观点见解不够成熟，本文诸多内容仅是略呈管见，以期抛砖引玉，给企业在电子档案管理系统开发过程中提供一些思考和启发。