科技档案资源建设管理与利用服务研究

文/单县高新技术创业服务中心（单县科技局） 韩照杰

在“互联网+”时代，信息技术在档案管理工作中得到了越来越广泛的运用。从实际应用效果来看，这些信息基础设施、应用软件，除了可以减轻档案管理人员工作负担、提高档案检索效率外，也能够实现现有科技档案资源的整合利用。通过从科技档案中提取有参考价值的信息，为农业、工业、市政建设等各个行业的工作开展具有极强的指导作用。因此，新时期的科技档案管理，要重点从资源建设、信息整合、利用服务等方面进行创新，才能更好地凸显科技档案管理的价值。

一、科技档案资源开发利用的价值分析

开发并利用科技档案的资源信息，以此推动社会经济可持续健康发展是时代的要求，而该项工作的完美落地，一方面，会提升科技档案的价值，通过真实的数据、知识记录，展现当下社会的发展水平，同时可改变社会大众对科技档案管理工作的片面认识，继而提升科技档案管理从业人员的社会地位。可以说，科技档案资源信息的开发和利用是惠利社会的一项重要工作；另一方面，科技档案记载的信息是科研活动的支持依据，可为科研人员开展科学技术等研究提供便利，避免工作失误或工作效率过低，对国家整体经济水平的发展和提高助益良多。此外，开发和利用科技档案信息资源可促使科研单位及企业加大科技研究的力度和投入，形成人人求取、求新、求变的良好科技竞争局面，对我国科技的进步有益。在万众创新的时代背景下，产生了更多的科技档案。同时，对于科研人员来说，只有重视并利用好这些科技档案，才能让社会各界更加重视科技档案管理的价值，这是支持科技档案管理事业实现可持续发展的重要基础。

二、当前形势下科技档案资源开发利用面临的问题

经过近年来的工作努力，目前，许多科技档案管理部门无论是在馆藏档案的丰富度，还是档案综合管理水平上，相比以往都有了较大幅度的提升。但是档案资源建设和开发利用是循序渐进的过程，特别是在信息时代，如果缺乏创新意识，就难以紧跟行业发展趋势，在工作开展中也会面临许多新的问题。

（一）现有的科技档案管理体制机制不完善。开发和利用科技档案信息资源涉及方方面面，民众、科技部门、档案部门、科研团队等的利益均会牵扯其中，权、责、利划分不明确在科研机构、高校、企业、事业单位几乎已成为普遍现象。但《科技档案管理法》中，规定移交科技档案及凭证性服务提供的权限交由档案主管部门负责，故需要明确划分管理的权限和职责，避免管理体制漏洞阻碍科技档案信息资料的开发和利用。但是目前来看，随着时代的发展，档案管理部门的这些制度没有紧跟时代发展进行适应性的补充、调整和创新，其中许多条款已经无法适用于当前的工作。这种情况下，科技档案管理制度的实用性也会大打折扣。例如，近年来科技档案的信息化管理已经成为常态，但是许多部门的规章制度中，还没有增加关于档案信息管理系统的操作要求。在实际工作中，经常会有档案管理人员不熟悉信息管理系统的操作技巧，造成电子版科技档案的丢失或损坏。因此，尽快建立健全与档案管理信息化配套制度，成为当前档案管理部门必须要考虑的问题。

（二）科技档案管理工作标准不统一。近年来，受到科技档案管理信息化发展的影响，大量纸质档案被转化为数字档案。数字档案通过计算机和相应的软件进行管理，除了检索更加方便外，还可以利用大数据等技术，更好地挖掘和提取数字档案的价值。但是也有很多档案管理部门在工作开展中遇到了问题，例如数字档案的存储格式不一致，无法实现整合、共享。究其原因，还是因为科技档案管理部门内没有形成一套通用的标准。目前，尚未有相对完善的规章制度出台及修订制度，因而科技档案的制度修订工作相对滞后。开展科技档案的标准化管理能够对科研信息资料的采集、录入、整理、存储和利用等达成一致要求，为科研档案信息资源的共享、在线管理、集成服务等奠定基础，是科技档案管理的发展趋势，应予以重视。从数字档案的开发利用角度考虑，尽快推行整个档案管理行业统一遵循的标准制度，成为现阶段一项紧迫性的工作任务。

（三）科技档案数字化信息技术利用率低。从调查情况来看，现阶段许多科技档案管理部门已经初步建立起了信息化办公系统。例如，在档案查找时，只需要在计算机上输入该档案的关键词或是精确的归档时间，就可以很快从档案库内找到所需的档案。但是我们也必须认识到，信息技术的发展日新月异，如果档案管理部门在信息技术方面的投入缺乏持续性，不能定期更新信息设备，就会导致信息技术的实用价值大打折扣，利用率也会降低。大部分科研单位均存在重技术设备、人力资源、物品资源投入，对科技档案信息资源的管理工作重视不足的现象，致使科技档案管理的整体投入短缺，这也是科技档案数字化信息技术利用率不高的重要原因。档案数字化转变已成为大势所趋，若前期缺乏对档案资源的数字化整理和投入势必难以企及科技档案数字化的发展标准，阻碍科技档案管理工作的进一步发展。在这种情况下，信息技术因为利用率不高，没有达到预期的效果，无论是从档案管理工作开展，还是从档案资源开发利用角度来看，都极为不利。

三、新形势下科技档案资源开发利用对策

无论是从保证科技档案资料的完整性方面，还是从挖掘科技档案利用价值方面，都要求科技档案的管理部门，要与时俱进地创新管理技术，不断完善配套管理制度，重视复合型档案管理人才队伍建设。只有统筹做好各方面的工作，才能为科技档案资源的开发和利用创造良好条件。笔者从档案管理事业的发展趋势以及以往的工作经验出发，对科技档案资源开发利用提出以下建议：

（一）建立健全科技档案管理的配套制度。推动科技档案资源信息管理开发和利用的首要原则是建立起完善的管理制度，使科研单位充分意识到旧有传统科技档案资源信息管理模式的不足和缺陷以及新形势对科技档案资源信息管理的具体要求。另外，科技档案资源信息的利用是凸显科技档案管理价值的重要体现，因而需要发挥制度的指导作用，加大档案所归纳信息资源的利用率，扩大其利用范围和领域，在应用中实现高效管理和价值体现。科技档案管理部门可以从两个渠道建立健全适应新时期工作需要的管理制度：一是借鉴其他档案管理部门，在制度建设上取得的成功经验。特别是一些省、市级的科技档案馆，目前已经在配套制度建设方面进行了大量的探索，也初步形成了比较完善的制度。通过选择性的借鉴，尽快构建起符合本单位工作特点的制度体系，为科技档案管理各项工作开展提供必要的参考。二是通过科技档案管理和开发利用的反馈，针对当前工作存在的问题，逆向地完善管理制度。

（二）制定科技档案资源建设与开发利用的统一标准。海量的科技档案只有实现整合利用、资源共享，才能进一步提高其利用价值。而要想实现资源整合，必须要制定统一的标准。例如，数字档案的存储格式要有统一标准，纸质档案的编目分类也要有统一的标准。同时，为实现科技档案资源的合理利用以及信息的完整性还需要完善的标准体系。在科技档案信息的开发过程中亦需讲求策略，信息的整合工作需兼顾制度标准和技术创新，若多方参与档案信息的开发和管理，则应以档案资源信息的产权为准进行合理开发，防止侵权行为发生。档案资源信息的开发应具备一定的深度，需将相关课题的介入日程提前，剖析课题研究进展，在有效沟通下实现课题研究的实时跟踪，在市场需求的引导下全面搜集前沿信息资源。同时，对于科技档案资源信息应予以合理分析、整理和归档，以便实现科技档案信息资源的更新、管理、利用和开发。

（三）依托信息化建设提高科技档案利用率。科技档案信息资源标准化利用体系的建立，依赖于信息化管理软件及技术的应用，以便于档案信息的查询、检索和阅览。档案信息资源的利用应符合使用单位的需求，例如在检索功能的设置中需要构建知识智能、全息、异构信息整合等检索模式，扩大检索的范围，使更多的档案信息资源被发现、被利用。科技档案信息化编制、加工、提炼工作依靠网络技术。可将科技档案信息资源编制为网页存入电子档案，并关联其他分散信息，通过数据库平台实现集约化管理，为科研成果的编制、汇总、开发和利用创造便利条件。还需更新档案管理信息、以公众需求完善内容。科技档案资源信息的高效开发和利用离不开信息化服务渠道的拓展，可利用网络化技术打造整体划一的科技档案服务中心，对相关信息的搜集、整理、发布等进行实时管理，但需要执行统筹规划、安全整合的原则。同时，建立合作关系网，综合企业、行业专家的技术优势，实现科技档案信息资源管理水平的提升以及应用范围的拓展。

（四）提升科技档案资源管理人员的综合素质。在科技档案信息资源的管理过程中，管理人员的综合素质扮演着重要的角色，如果工作人员综合素质不过关，势必会拉低管理水平。作为新时代下的科技档案信息资源管理人员，需要与时俱进，广泛涉入法律法规、科技档案管理等知识领域。同时，学习多样化、网络化、数字化技术，不断提升自我修养，促使工作效率提升。管理工作人员还需强化自我服务意识，以高标准要求自我，在提高整体服务质量的同时最大限度地满足公众需求。对于管理层而言，还需组建、培养科技档案管理人才和队伍，不断提升开发科技档案信息资源的能力。科技档案管理部门要定期提供培训机会，鼓励员工考取更高的职称，只有不断提升自我，才能适应科技档案管理的改革趋势，在新的环境下具备更强的岗位胜任力，在提高档案利用水平和服务能力上有更大的贡献。

四、结语

新形势下的科技档案信息资源管理、开发和利用，有赖于网络化、数字化、信息化技术以及高素质管理人才队伍。加强科技档案资源的开发和利用管理可推动社会经济健康、持续发展，是一项利国利民的举措。每一名档案管理人员，既要认识到科技档案的价值所在，又要秉持服务意识，为那些有档案借阅和使用需求的用户提供满意的服务，将科技档案资源的价值充分利用，为各行各业的工作开展、创新发展提供助力。