探析知识管理给档案管理者带来的挑战与机遇

文/紫金矿业集团股份有限公司 邱巧艳

知识管理作为档案管理的一种新模式，两者之间相互影响并相互促进。现阶段的档案资源开发利用工作不能局限于传统的资源概念，因为其内涵已经发生了转变，既涉及传统文本的开发和应用，也涉及档案知识信息库的建设工作。同时，根据用户需求和特定的服务场景进行重新组织，在不同领域得到拓展应用。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中也提出，到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和“五位一体”建设的档案事业发展体系。

一、知识管理与档案管理

（一）知识管理。知识管理是知识经济下的一种新型管理理念，最早出现在20世纪90年代的商业领域，并且以此为基础发展到了其他领域的范围当中。从内涵来看，其是竞争环境下企业和个人发展的必然趋势，信息化成为21世纪的组织管理新方法。知识管理的内涵是通过学习和传播实现发展创新，基于知识本身的价值能力展开经营和管理，探索知识在工作中的应用和发展。可以预见的是，未来知识管理在整个社会范围内都将得到极为广泛的应用，无论是企业还是个人，都能够利用现代资源参与各项工作，档案管理的日常工作要求将变得越来越高。

（二）档案管理。现代社会的档案管理体现为知识的重组和规划，特别是对传统信息进行加工和改进，在交流沟通的基础上，重新体现社会价值。从这一角度来看，档案管理可以成为现代社会发展的根本保障，在信息化环境下，以系统化管理模式推动档案工作的运营和创新，一方面，满足社会对于档案的实际利用需求；另一方面，体现出档案在现代社会的价值。作为档案管理者，应该正确认识到技术力量的有效性，强化档案保护的意识和理念。

二、知识管理带来的挑战

（一）工作对象的变化。从工作对象来看，知识管理的模式下，传统载体档案需要进行管理，但也需要对现行文件进行处理和保存。在档案管理过程中所记录的数据信息和系统产生的日志，可以加工成为档案目录，在各种类型的档案活动中作为关键信息存在。档案知识化背景之下，可以对档案资源进行筛选和组合，主要针对档案文本中有价值的知识信息进行提炼。总体来看，知识管理会带来档案工作对象的变化，其组织形式不尽相同，会给档案管理工作带来新的难题。例如，档案政策和行业动态数据之间存在必然联系，对档案用户数据的管理难度更高。

（二）参与主体的变化。数字化管理面临的主要问题在于信息的海量特征，特别是“大数据”让信息的广度和深度都发生了明显改变。此时，单纯地依靠人为管理，不仅工作效率较低，且成本消耗巨大。档案馆可以考虑与外部寻求商业合作。但在知识管理模式下，档案数据化比档案数字化管理更加复杂，参与主体发生改变。按照工作难易程度的不同和人员的专业能力，有些工作可以寻求外界的合作与帮助。但知识管理不仅对工作效率提出了更高的要求，也对服务质量进行了规定。因此，现代档案管理的参与者已经不仅仅是档案工作人员，还包括与档案管理和知识管理相关的“技术手段”。

（三）技术挑战。知识管理的实质内容是将知识作为重要的战略资源，为行业发展所服务。在这一过程中，必然会涉及技术手段的新要求。知识管理主要依赖网络技术和知识库技术进行信息采集提取与分析创新，通过对档案文本的分析实现档案的知识化应用。知识的价值主要体现在它的可用性，在被利用之前，借助技术手段能最大程度将知识的价值最大化发挥。显然这需要一定的技术支持。例如OCR识别技术的应用，以互联网为介质实现对信息的现代化处理。

（四）制度挑战。档案作为公共资源，逐渐受到人们的重视，而伴随着政治民主化和社会信息化的发展进程，公众对档案的需求发生了显著转变。但现代档案管理在基础层面上还缺乏理论创新，例如，在档案机构和职责方面没有明确规定资源建设方法，使得宏观层面缺乏必要的规划管理。档案资源建设需要档案机构之间形成协调合作，共同完成信息服务。但目前，档案部门和其他机构间的合作缺乏深度，未能建立起横向合作关系无法满足社会信息档案的多元化需求。

三、知识管理带来的机遇

（一）过程精细化。网络信息的大环境下，知识管理在档案管理中的应用能够让档案工作更加细化，便于档案人员主动了解档案材料信息查阅有关内容。知识元作为知识管理的基本单位，其管理比传统的档案管理更加具有针对性，也能促进信息资源开发利用的深入。在现代社会环境下，档案管理工作在技术层面有了更高的要求，不仅要根据用户需求提供有效的服务保障，还需要根据社会发展的客观规律合理创新档案的记录方式。

（二）知识共享化。按照档案管理的具体特点，它并不是独立于组织的业务活动，而是通过全新的思想理念体现出知识的价值。换言之，知识共享化的主要优势在于高度自由，人们可以利用碎片化时间获取所需要的档案信息，也符合档案本身开放的初衷。所以，知识共享化实现了知识封闭到知识开放的过程，有助于档案馆作为服务机构发挥保障作用，一方面，促进档案资源开发；另一方面，借助馆藏优势提升档案馆的服务能力。例如人们通过档案信息，可以获取所需求的内容，然后将这些内容转变为自己的知识。

（三）技术有序化。智能化档案处理机制顺应现代社会发展潮流而产生，可以直接借助信息化手段对新的档案信息进行记载分析，从数据库中选择用户的应用内容，分析用户提出的问题解决用户需求。可以预见的是，知识服务技术发展是未来档案管理的新方向，传统档案管理方式将不断改变。网络技术和数据库等模式也将引入档案管理，实现有序化控制。随着网络化和信息化对档案工作产生积极影响，在日常管理中应用到计算机的情况越来越多，工作人员也能意识到工作模式的转变。特别是一些新的法规政策和专业知识不断更新，必然带来良好的档案应用发展前景，促进档案事业的深度发展。

四、档案管理者的工作方向

（一）学习型档案组织模式。每个组织都需要在技术水平上进行改进，才能在行业竞争中处于有利地位。作为档案管理者，需要通过学习和创新的过程加强对知识的学习和理解，努力学习现代化管理技术，在知识管理背景下促进档案资源开发利用的拓展与整合，例如数字档案馆的建设。数字档案馆功能齐全，技术层次高，符合现代社会的智能管理需求，既可以确保传统档案的完整性和有效性，也能对新型电子档案做好归档保存处理。随着后续工作无纸化的大范围普及，档案馆本身也需要促进专门业务的推进，开展标准化的规律体系建设。档案管理者应该具有数字素养和专业知识功底，在不断学习的过程中，强化现代化设备操作能力，以良好的职业道德促进档案馆的规范管理，建立学习型档案组织模式。要实现这一目标，需要档案管理工作者不断更新自身观念并具备时代意识，随着时代发展的进程增强档案管理能力。在知识经济时代下信息社会对档案工作提出了新的要求，也说明档案工作者具有更加明确的社会责任和历史责任。尤其是现代档案工作的管理监督点已经发生了转变，让档案管理人员的职能角色与以前大不相同。

（二）技术创新。知识管理环节中应该加入新的技术管理。整个社会的信息化水平日益增加，知识的海洋中寻找有价值的内容，通过专业的技术措施增加档案管理工作的层次水平，必然成为社会范围内的技术发展方向。档案管理者也应具备创新数据思维，将档案中蕴含的信息资源加工成知识，提供给用户。信息时代对人类社会的发展产生了重要影响，管理人员除了具备信息素养之外，还需要适应社会发展，掌握各种现代化管理技能和解决问题的能力。例如现代电子文件的出现，让档案工作者可以直接通过计算机对档案进行提前介入管理，实现文件部门和档案部门之间的资源协调共享，大幅提升了档案的立卷效率。可以看到的是，信息技术的产生影响着未来的档案管理。理论表明，传统档案实体理论不再是档案整理的唯一方法，而信息技术的应用维护了档案历史联系的完整性，确保各种珍贵的档案信息能够被记录。

（三）服务质量优化。新形势下，各层级的档案管理工作者需要具备与时俱进的思想观念，做好有序化管理，将被动服务方式更充分地转变为主动服务方式，更好地将信息经过发掘整合体现利用价值。档案工作人员是提供档案服务的主体，因此未来的工作也需要改善服务质量，为社会提供服务，做好知识的分享和传播，将档案管理部门的内部知识扩展到外部社会，扩充知识的传播范围，将档案的价值最大化展现。档案工作者需要从档案事业的角度出发，基于社会发展的客观要求，努力提升自身工作质量，得到社会认同。一方面，党员人员应该具备服务管理意识，寻求档案职业的新发展道路；另一方面，需要多维度全面地做好档案规划得到社会认可，确保珍贵的历史文化遗产不被破坏。

五、结语

知识管理在科技进步的现代社会必然发挥作用，而知识经济时代下的知识管理也将覆盖社会的各个层次。目前，我国大部分档案机构还处于转型发展阶段，这对于档案管理者来说是机遇，也是挑战。在今后的工作中，档案管理者要加强档案信息管理理论的深层次认知，将理论运用到管理现实的具体实践，实现档案事业在新时代的跨越式发展。