大数据背景下如何有效创新档案管理模式和提升服务能力

文/中国电建集团西北勘测设计研究院有限公司 郑玮

随着我国进入大数据信息化时代，大数据技术应用越来越广泛。因此，在进行档案管理时，只有充分利用大数据技术，才能够实现管理模式的创新，保证服务能力的进一步提升。面对当下档案管理工作中存在的问题，为了提高服务水平，必须要结合大数据的特征，创新管理模式，提高业务人员综合素质，才能实现档案管理工作的新局面。

一、当下在进行档案信息管理数字化建设时存在的问题和不足

虽然推进档案信息化、数字化建设符合时代的发展趋势，但是在推进该项工作时依然存在着一些问题和不足，主要表现在以下几个方面：

（一）缺乏顶层设计。在进行档案管理信息化数字化建设时，缺乏与其他数字平台的紧密结合，不仅造成了信息的闭塞，而且难以实现对信息的共享，最终造成了档案信息化建设不符合数字化发展以及城市化的数字化建设的需求，影响到了档案管理信息化的发展步伐，也限制了服务能力。

（二）数字化的程度相对较低。当下在推进档案管理工作时，也注重开展数字化信息化服务，但是数字化的程度比较低，在运用数字化信息化技术时仅仅停留在表面，很难对深层次的数字化技术进行充分利用，无论是智慧平台的构建还是云服务平台的建设，都缺乏可行性，往往是趋于形式、浮于表面，不仅造成了资源的浪费，而且也影响到了服务的水平。

（三）专业人才相对匮乏。在推进数字化建设时，需要专业人才作为支撑，但是当下档案管理人员不仅年龄结构相对老化，而且数字化水平严重偏低，在进行档案管理时模式较为陈旧，而且服务的能力弱，尤其是在进行数字化图书馆里服务时，由于专业技术水平不高，限制了数字化平台的运用。

二、创新档案管理模式和提升服务能力的有效举措分析

（一）要全面树立大数据思维。结合大数据时代的背景，在进行档案管理时，必须要树立大数据的思维。因此，应该做到以下四个方面：1.要树立数据就是资源的理念。在信息时代，档案作为信息的载体，又可以转化为数据。因此，应该全面树立大数据思维对档案进行充分的管理，确保档案管理信息资源能够呈现出多元化的特点。要对原生的电子档案以及档案的数字化成果进行归档数据库，构建完善的内部信息资源。另外，在进行档案目录档案、索引等构建时，也要完善数字化资源体系。通过树立大数据思维，针对档案信息的各方面内容，建立相关数据库，并且进行统一管理，既保证了信息数据的有效收集，也能够保证档案数据的全面性和数字化。通过对这些档案信息资源进行数据化管理，既能够满足用户们的需求，也能够推进档案管理模式上的创新，实现档案管理的信息化和智能化发展。2.要坚持以网络为主体建立档案管理新模式。在大数据时代，一定要建立以网络为中心的档案管理新模式，充分利用大数据对各种信息数据进行搜集整理，建立数字档案，实现信息的搜索。通过对数字档案进行全面管理，才能够充分发挥档案的应有作用，提高服务水平。3.要全面推进档案的数字化和信息化建设。在档案管理中要推进档案的数字化建设，也要推进档案信息的数字化建设。因此，需要了解数据化和数字化的概念。数据化包括将一种现象转化为指标分析的可量化过程，数字化将许多复杂的信息转化为电子化存储的数据，并且引入计算机系统进行统一处理。因此，推进档案的数字化建设时，要保证档案信息的数据化。4.要进行智慧档案馆建设。在进行智慧档案馆建设时，不仅要完善基础设施，更重要的是保证数据资源的全面性，可以通过数学模式对各种数据进行分解、合并，然后得出应有的结果。也可以利用大数据对相关信息进行处理。需要注意的是，在进行智慧档案馆建设时，不仅要注重基础设施的建设，也要充分利用物联网技术以及云技术。

（二）要进行管理制度的创新，并且实现数字化规范体系的构建。在进行档案管理信息化建设时，只有进一步完善制度体系，才能够全面推进数字化档案建设，并且对数字资源进行共享。因此，为了实现对各级档案信息资源的共享、互联、互通，应该制定统一的规则，坚持“互联、开放、共享”的原则，结合数字资源生命周期，构建从资源创建描述组织管理以及各个环节的数据标准规范体系。也要结合核心业务，对各种数据进行绘图、获取、整合，全面推进档案信息数字建设的规范化发展。尤其是要借助于大数据技术来将各种信息进行有效连接，并且与人的需求结合在一起，才能够真正创新档案服务的新模式。

（三）要借助于技术进行顶层设计。在进行智慧图书馆建设时，只有做好顶层设计工作，才能够构建起智慧档案管理与平台，从而创新服务模式，提高服务的水平。因此，应该做到以下几个方面：首先，底层为基础设施层。在这一层面上主要是为了实现物力资源。包括计算机设备、存储设备、网络设备等等的集合和整合。可以采用虚拟化技术来对各种设备进行综合利用，通过建立统一的虚拟资源池来实现对云管理平台的弹性管理。在进行基层设施建设时可以为智慧档案馆提供档案的存储、传输的网络以及其他使用上的相关需求。其次，平台层。平台层是指用户不需要参加管理或者是控制云基础设施，但是却可以接收电子档案以电子档案身份证来进行管理工作。在平台层用户可以利用相关的应用软件来实现各种信息的查找和分析，并且能够对各种业务数据库进行综合的配置和运用。再次，应用层。应用层承担的是综合业务，主要是保证档案数字化资源的公开利用和服务以及档案政务的服务、档案查询知识等相关服务。服务在整个云平台要建立在应用软件的基础之上，也要以服务的形式来提供访问上的入口。所以，平台层和应用层都能够对用户进行开放并且提供一定服务。最后，终端用户层。终端用户层能够提供一系列的服务流程及可以被定义，也可以被跟踪、被执行、被修改，满足用户对于各种终端界面的访问和查询器，可以提供云档案桌面的呼叫业务，也可以进行档案馆的访问以及存储。所以，通过进行基层社基础设施层平台层的建设都是为客户进行服务，但是在进行总体框架构建时应该构建区域化的数字档案馆用户系统，确保客户的操作性。

（四）要全面实施数字档案馆建设。在进行数字档案馆建设中要完善相关的网络环境，进一步创新档案馆的发展形态，要充分利用现代信息技术，对于各种业务数据进行归档，对海量信息资源进行整合，从而形成有序的整体，以便提高服务的效能。因此，需要建立多个分布式的异构资源库的无缝连接，方便于不同数字管之间的连接，确保用户双向认证以及资源的双向访问，让人们随时随地地获取各种档案信息资料，提高资源的共享性，保证档案信息的全面性。与此同时，也要建立集资源多元、全面感知、综合处理等于一体的档案综合管理运营平台，通过打造智慧档案馆提高服务能力。通过进行全面的档案数字化建设，给人们视觉上的体验和心灵的满足，全面提高服务的能力。

（五）要完善人才保障再推进。大数据背景下档案信息管理时，需要人才作为保障。因此，应该采取以下有效举措：1.要积极培养和招聘专业人才。在进行数字档案馆建设以及智慧档案馆建设平台建设时，需要具备专业人士与部门，展开一系列的招聘。通过开展校园招聘以及社会招聘等方式，聘请专业的数据化人员来，推进数字化建设。另外，也要对现有人员进通过进行业务培训，提高现有人员的数字化水平。通过进行招聘以及培养打造一支高素质的、数据专业能力相对较强的工作队伍，才能够满足档案云平台建设的发展需要，为推进智慧档案信息馆建设提供人才保障。2.要全面创新档案信息的共享模式。在推进大数据背景下，档案信息管理工作必须提高档案信息的共享性。因此，应该创新生态系统，既要与国内的科研院所及档案馆进行全面密切的合作，也要与政府、企事业单位以及其他社会各界建立合作交流的平台，加强业务合作和交流，从而避免出现数据缺失或者数据闭塞、不能够有效共享的现象，才能够创新档案信息共享的新模式。因此，要全面加强档案信息的共享性，通过与社会各界的紧密联系建立创新型的生态系统，实现对信息的有效共享。3.要进一步规划数字化服务平台建设。在推进数字化服务平台建设时，档案管理工作应该与数字城市建设、智慧城市建设以及数字书屋等能相关的平台建设紧密结合，通过整合资源实现资源上的优势，也能够充分利用共享的硬件途径，包括网络设施、数字资源以及服务的渠道等等。总之，要坚持开放建设的思路，加强与各个平台之间的对接，通过将档案信息建设与其他的数字化建设紧密结合，才能够打造智能化、数字化的服务平台，更好地满足用户的需求，实现档案服务水平的提升。

三、总结

在进行档案管理工作时，对于大数据技术的应用相对较为肤浅，趋于形式，很难产生实际效果，尤其是档案管理人员的数字化技术水平比较低，影响到了数字化档案管理的水平。因此，结合大数据时代的背景，应该全面树立大数据思维，并且建立数字化的管理制度和体系，同时建立档案管理的云平台，通过完善顶层设计，加强技术应用，打造智慧档案馆。通过完善人才保证，确保档案管理工作效能和质量的全面提升。