电力设计企业纸质和电子档案并行管理可行性探究

谢绚

【摘要】电子档案作为21世纪数字化时代进步和发展的产物，尤其是在我国电力设计企业中以它自身独有的特性占据着非常重要的位置，间接对电力设计企业传统的纸质档案管理模式造成了一定的冲击和影响。因此，在电力设计企业的档案管理过程中，如何从根本上实现二者之间的并行管理是现阶段档案管理工作开展的重要内容，对企业的发展和进步有着良好的帮助。

【关键词】电力设计企业;纸质档案;电子档案;并行管理

自从进入21世纪以来，当前社会信息技术迅猛发展以及科学技术的不断进步间接为电力设计企业的档案管理工作创造了更多的发展空间，提供了良好的发展机会，电力档案作为数字化时代的产物，其高效的发展速度是时代进步的重要体现。但是，电子档案的兴起也在一定程度上冲击了我国电力设计企业传统的纸质档案管理模式，对纸质档案有一定的影响。因此，在对新兴的电子档案管理模式进行普及和使用的过程中，企业不能完全摒弃传统的纸质档案管理模式中的一些管理理念和优秀特征，电力设计企业的档案管理人员在应用电子档案管理模式的同时，要将纸质档案的优势充分发挥出来，从而有效实现电子档案和纸质档案的并行管理。

一、电力设计企业档案管理的概念界定

在我国现阶段的电力设计企业档案管理工作中，就其基本性质和主要作用来说，档案管理是一项管理性的、服务性的以及政治性的工作，主要是一种档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，其管理对象是档案，而服务对象则是档案利用者。因此，电力设计企业在开展档案管理工作的过程中，相关的负责人员主要是为了解决档案的分散、零乱、质杂、量大等状况与社会及企业利用档案要求集中、系统、优质、专指之间的矛盾，只有这样才能够有效促进电力设计企业档案管理工作的顺利实施和稳定发展。

二、电子档案管理与纸质档案管理

（一）电子档案与纸质档案的特性比较。1.稳定性。在电力设计企业的档案管理过程中，稳定性作为档案管理工作开展的重要原则，对保障企业档案的安全稳定有着重要的意义。纸质档案作为一种以纸张为载体的档案类型，由于中国的造纸技术博大精深、源远流长，因此在纸质档案的保存方面也有着非常丰富的经验。因为纸张的耐久性能较高，以及各种防老化、防潮、防虫和防洇技术的应用，从根本上提高了纸质档案的稳定性能，这是电子档案无法比拟的特性和优势。电子档案作为一种虚拟档案，其主要以磁盘、磁带以及光盘等硬件设施为存储载体，因此这就对其在现代化的科技发展背景下的稳定性能造成了一定的影响。因此，电力设计企业的纸质档案相较于电力档案来讲其稳定性能较强，比电子档案更加安全。2.凭证性。凭证性作为法律地位的一种重要体现，电力设计企业的纸质档案相较于电子档案来说其平整性和法律效力更强。因为纸质档案是以纸张的形式存在和保留的，在此过程中其手写原件和原始凭证能够得到完好的保存，可信度较高且被篡改的可能性较小，比起电子档案来，不会担心信息数据被窃取或者是中病毒等影响其安全性能。电子档案作为一种通过数字证书和电子印章等先进技术来保证档案的不可抵赖性和其凭证价值的档案形式，其凭证性能在一定意义上无法得到良好的保障，主要的原因则是因为电子档案是一种虚拟的档案，没有实质性的文件凭证和稿本特征，因此就导致在利用的过程中存在着一定的局限性，以至于在根本上制约着其法律凭证作用的发挥。3.安全性。在我国现阶段电力设计企业档案管理的过程中，由于受到历史因素的影响，纸质档案管理形式发展时间悠久，因此其管理水平和保存技术也较为成熟，这就使得其安全性能较高，并且因为纸质档案的存储载体和数据信息是一体的，因此在保存的过程中只要对其存储载体进行良好的保护，档案的安全性能就能够得到有力地保障。但是电子档案相比于纸质档案而言，由于其数据信息是通过网络形式来支撑的，具有一定的动态性，因此其信息与载体之间的可分离性在为档案信息数据提供便利修改和灵活管理的同时，也在一定程度上增加了较多的安全隐患，使得电子档案因为其自身易复制、易修改和易删除的特点而降低了安全性。

（二）电子档案管理与纸质档案管理的方法比较。1.管理方式。在电力设计企业的档案管理过程中，电子档案和纸质档案作为企业数据信息的主要存在形式，其在管理方式上的区别主要取决于存储载体的不同。电子档案的存储载体主要是磁带、光盘和磁盘等硬件设施，因此在对其进行管理保存时，相关的工作人员首先要明确影响管理和保存质量的各种因素，例如：温湿度、灰尘颗粒污染、强磁场及有害气体等，从而针对这些影响因素选择不同材质及类型的存放装具，对其进行完好无损的管理和保存。2.利用途径。就电子档案和纸质档案的信息利用途径相比较，电子档案作为一种非文本性的档案形式，对于它的形成、封装、传输、整理、归档、保管和利用都是在计算机上完成的，因此其利用途径较为简单便捷，具体表现为档案利用人员在查看档案的过程中可以有效利用计算机网络来对电子文件进行浏览和查看，由于网络信息是共享的，所以利用者在不查找档案原件信息的前提下就能直接找到所需要的文件信息，在时间和空间上不受限制。而纸质档案由于其在一定的载体上记录和归档，因此在其利用的过程中较为复杂和繁琐，并且利用人员还会受到时间和空间距离的影响，其利用成本较高，信息的共享性得不到有效提升。3.存储空间。在存储空间的比较上，纸质档案相较于电子档案来说，其信息容量较小且占用的存储空间较大，而且随着企业的不断发展，也在一定程度上增加了其纸质档案的数量，在一定程度上增加了电力设计企业档案管理工作的任务量和任务难度。然而电子档案在管理和保存的过程中就没有纸质档案的这些问题，因为电子档案的存储载体是计算机硬盘，因此其不仅信息存储容量大，所占用的存儲空间也较小，这在一定程度上降低了电力设计企业的档案存储和管理的成本及费用，对于企业的档案管理工作有着良好的帮助。

三、电子档案与纸质档案的并行管理

俗话说：“尺有所长、寸有所短”，随着现代化社会的不断发展，自动化办公、无纸化文件等事物的出现，从一定程度上促使电力设计企业的档案管理模式发生了很大的变化，电子档案作为档案利用工作发展的必然趋势，企业的档案管理部门一定要从根本上重视电子档案的价值和作用，同时也要对纸质档案的管理模式进行有效创新和优化，以此来从根本上实现二者的并向管理和共同发展。

就我国当前的电力设计企业档案管理现状而言，纸质档案管理和电子档案管理都以其自身的优势和特性而存在于企业档案管理工作的开展过程中，由于受到历史因素的长期影响，我国当前的企业档案文献资料仍然是以纸质材料为载体进行管理和保存，并且此种保存方式还会在很长一段时间存在于档案管理工作的开展过程中。所以在现阶段的档案管理事业发展过程中，电子档案和纸质档案的并行管理模式将会是我国电力设计企业档案管理工作的主要应用模式，虽然其二者之间各有特性和独立存在的价值，但是实现其统一性对当前的档案管理工作有着积极的帮助，正是因为电子档案和纸质档案二者之间相辅相成和优势互补的关系，所以更要将并行管理模式广泛地应用到实际的管理过程中，从而在促进我国传统纸质档案管理得以传承和继续发展的同时，也为我国档案管理事业的进一步发展创造良好的条件。

四、结语

总而言之，在信息化技术和数字化技术不断发展的今天，作为21世纪信息化时代发展下的社会主义接班人，在具体的档案管理过程中一定要对纸质档案管理和电子档案管理的优势有足够的认识，从而在传统纸质档案管理的基础上有效应用电子档案管理模式，并且从一定程度上实现二者的并行管理，以此促进电力设计企业电子档案管理和纸质档管理共同发展。

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