加强行政权力运行档案管理的思考

孙朝霞

【摘要】行政权力运行档案是国家档案资源中的重要组成部分，是打造阳光政府的重要依据，同时在党风廉政建设中也有着突出的作用。为此，需要强化对行政权力运行档案的管理。文中，分析了行政权力运行档案的价值，以及档案管理中存在的问题，并探讨了进一步强化管理的措施，为强化行政权力运行档案管理提供借鉴。

【关键词】行政权力运行档案;档案管理;档案意识

2018年，在國务院第一次廉政工作会议上，李克强总理强调，要以廉政建设促进经济社会持续健康发展，让权力在阳光下运行，让所有行政行为源头可溯，过程可查，效果可评，责任可追。行政权力运行档案真实、完整、准确地记录了行政权力运行的全过程，是监督行政权力运行、实现行政权力运行全过程溯源的真实依据。因此，加强行政权力运行档案管理就是加强对权力的监控，是防腐拒变、提升政府公信力的有力保证。

一、行政权力运行档案的价值

行政权力运行档案是指国家行政机关、法律法规授权的组织及依法受委托的组织在依法行使国家行政权力、服务与管理国家和社会事务过程中形成的有保存价值的历史记录。它是国家档案资源的重要组成部分，是规范权力运行、提高行政效能、建设阳光政府的重要依据，在党风廉政建设和反腐败斗争中有着极其重要的作用。

（一）行政权力运行档案是行政权力规范运行的必要条件。行政权力运行档案真实地记录了行政机关行政权力的行使依据、行使权限、行使范围，记录了行政人员的职责分工、工作纪律、工作流程，公开透明、科学实用。完整、准确的行政权力运行档案既有利于当前规范行政权力运行，约束行政人员的行为，也为日后依法追究提供了查考依据和凭证。对杜绝行政权力持有人滥用权力，避免权力“寻租”现象的发生起到了积极的作用。

（二）行政权力运行档案是维护公民合法权益的关键。行政权力运行档案可以回溯行政权力运行全过程，对行政权力持有人在执行工作程序、遵守工作流程等方面进行监管。利用行政权力运行档案，可以对行政权力运行全过程进行细致筛查，找出腐败风险点，发现出现问题的环节或部位，及时中止或处理侵权事件的发生，全面维护公民的合法权益。

（三）行政权力运行档案是反腐倡廉建设的基础。权力往往因为缺乏监督而被滥用，因没有制约而走向腐败。行政权力运行档案对行政权力运行过程中每个程序、每个步骤加以记录，留凭存证，能够做到全程可回溯，全程有据可查，对行政权力起到制约和监督的作用，并为事后开展问责、惩处违法违规行为提供真实、准确的依据。对于形成不敢腐的惩戒机制、不能腐的防范机制、不易腐的保障机制具有重要意义，是反腐倡廉建设的基础。

二、行政权力运行档案管理存在的问题

（一）行政权力持有人档案意识薄弱。行政权力运行档案的形成者是行政权力持有人，行政权力运行档案的齐全完整取决于行政权力持有人的档案意识和责任心。而这两项，正是目前部分行政权力持有人所缺乏的。重工作过程不重材料积累，重工作结果不重材料整理的现象普遍存在。档案意识的薄弱，导致行政权力行使过程中应留存的文件材料极易散乱缺失。

（二）档案缺乏集中统一管理。行政权力运行档案缺乏集中统一管理的表现：一是个别行政权力持有人为了工作方便，不按时移交应归档的文件材料，致使行政权力运行档案归档不及时、不齐全、不完整。二是有的单位把行政权力运行档案分散到各个职能科室保管，造成谁形成谁单独管理谁独自利用的结果，没有实行集中统一管理，违背了档案管理的基本原则。

（三）档案干部业务素质不高。近年来，虽然档案从业人员的整体学历水平有所提高，但仍是非档案专业人员居多，档案干部专业水平和业务能力达不到规范管理档案的要求。比如在制定本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的时候，无法准确把握行政权力运行档案的归档范围，不能准确界定应归档的行政权力运行档案的保管期限。对行政权力运行档案的归档时间、归档手续不清楚，收集和移交过于随意，无法保证行政权力运行档案的归档率和归档质量。更有一部分档案人员，新知识的接受能力有限，对新形势下档案工作的新做法、新思路不能全盘接受，学习能力跟不上档案事业发展的速度。

三、加强行政权力运行档案管理的思路

（一）提高全员档案意识，为行政权力运行档案管理营造氛围。一是要加强宣传。规范行政权力运行档案管理对规范行政权力运行、降低行政风险有着不可替代的作用，它既能保护人民群众利益，也能保护机关工作人员的安全，一举两得。以此为切入点开展宣传教育，增强机关全体工作人员做好行政权力运行档案管理工作的自觉性、主动性和紧迫性。二是要推广先进经验。把行政权力运行档案工作开展好、利用效果明显的单位树为典型向全社会推广，把行政权力运行档案管理工作中好的经验做法总结出来向全机关推广，以点带面，点面结合，示范带动，整体推进。三是要强化利用。加强行政权力运行档案的利用工作，实现行政权力运行档案价值的最大化，使其在经济社会发挥更大的作用。并通过行政权力运行档案作用的发挥，让全社会更深刻地认识到加强行政权力运行档案管理的意义，从而使行政权力运行档案工作全面发展，取得明显成效。

（二）建立健全制度机制，为行政权力运行档案管理保驾护航。行政权力运行档案管理是一项具有长期性、复杂性和艰巨性的工作，制度建设是重中之重，完善的制度体系是规范行政权力运行档案管理的必要手段。一要调查研究，摸清底数。各单位要对本单位行政权力运行过程中产生的文件材料做到心中有数，按照国家档案行政管理部门的相关要求界定本部门形成的档案种类、内容和数量。二要完善制度，规范程序。完善各项规章制度，做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有措施、管理有职责，使行政权力运行档案管理的每个环节都有严格的程序规定，每个岗位都有具体的职责要求，实现档案工作全面覆盖，全程控制。三要监督考核，强化问责。实行档案管理目标绩效考核，将行政权力运行档案管理纳入行政权力运行制度建设考核体系中，作为评定工作绩效的一项重要内容。对行政权力运行档案管理不力的单位，要对其负有责任的领导人和直接责任人员进行问责。对有档案管理违纪违法行为的个人要一查到底，决不姑息，并按照《档案管理违纪违法行为处分规定》进行查处。打造长效管理机制，推动行政权力运行档案管理水平不断提升。

（三）创新思维转变方式，促行政权力运行档案管理取得实效。规范行政权力运行档案管理最根本、最稳定、最有效的措施是常抓不懈，形成既管当前、又管长远的长效机制。一要以执法检查为手段，将行政权力运行档案管理列为重要内容，深入开展档案行政执法检查，加大对档案违法行为的查处力度，认真履行法律赋予档案行政管理部门的职责，对存在问题的单位下发整改意见书，使违法违规行为得到及时纠正。二要以优质服务为保障，耐心指导，根据行政权力运行制度建设的需要调整工作重点和方向，用出色的服务为行政权力运行档案管理工作的开展打好基础、创造条件，为行政权力运行制度建设作贡献。三要以高素质的人才队伍为支撑，开展教育培训，下大力气抓好档案队伍建设，提高专兼职档案人员工作能力和水平，拓展服务领域，全面提升服务能力，为行政权力运行档案管理规范化、标准化、现代化做好人才储备，更好地适应和服务于行政权力运行制度建设。