做好办公室档案工作的体会

张江

【摘要】文件材料要形成档案，有着非常严格的程序和要求。档案资料归集整理的质量，展现的是档案工作人员的态度、能力和水平。档案工作看似很平凡，但在非特定的历史阶段，会呈现不平凡的价值。

【关键词】办公室;档案工作;责任;价值

一、文件归档夯实工作基础

档案工作是单位正常运转的一项基础性工作，是日常管理必不可少的环节。其内容主要是机关单位在办文、办会、日常接待、党的建设等过程中开展各项活动的真实记录。我在负责单位办公室日常工作期间感受到，办文工作耗费巨大的时间与精力，工作人员不仅要对单位的日常工作了如指掌、公文处理流程业务非常熟悉，而且工作态度上要有高度的责任心和担当奉献精神。工作中要能对各类文件及时登记、传阅、办理、保管。记得那时我每天有干不完的琐碎活，整日与“纸盒堆”打交道，陪伴着那些记载着历史变迁的纸堆，闻着夹杂着墨香的文档展开一天的工作。档案资料从分类、鉴别、排列、起订、裁切、裱糊、编号、装订、抄目、编目、著录、封面、排架、入库等，竟然需要十几道整理工序，工序如此之多，而且一环扣一环。这些平凡而普通的小事，周而复始地贯穿我工作中的每一天。全年要处理各类正式公文500余件，处理有关部门和单位报送的文件200余件，处理邀请领导出席会议或活动的文件、请柬50余件;其他撰写领导讲话等综合文字50件，所有的文件处理、档案整理归档均要求做到及时、准确。每年归集文书档案、干部人事档案400余份。档案资料的归集整理客观呈现了单位各个时期所发生的历史面貌、运行轨迹、经验得失。既是对日常工作经验的总结、也是单位业务发展过程中最为重要的依据，不仅能促进当前工作的开展，更能为未来的发展提供丰富的素材。因此，办公室档案及时、准确收集整理在机关单位日常运行与办公室业务过程中起着十分重要的作用，是做好办公室各项工作的基础。

二、一丝不苟增强责任担当

文件材料要形成档案，有着非常严格的程序和要求。因此，档案整理归档质量的高低，集中展现出一个档案工作人员的态度、能力和水平。作为办公室档案工作人员，必须要增强责任感和使命感，要秉着对单位高度负责、业务促发展的主人翁精神，不断学习档案业务知识，提高业务修养。同时要严格遵循相关工作规范和要求，养成平时立卷的良好习惯，保时、保质、保量完成文书归档任务;要加强档案收集工作的过程管理，即在布置、检查、总结、验收各项业务工作时，同时布置、检查、总结、验收相关档案工作，努力做到业务与档案工作的“四同步”。

干部人事档案归档工作，特别强调责任心，需要最大限度避免档案资料遗失。通过对所监管国有企业党员领导干部人事档案的整理，我发现国有企业人事档案存在不少问题。比如存放秩序乱的问题，用一个普通的文件袋，纸张一页页随意摆放，既没有标号，也没有顺序，一不小心就可能撕烂，或者遗失。再比如涂改问题，在100多份干部人事档案里，明显涂改的有10多件，入党材料不齐全不规范的最多，有20多件，学历档案不齐全的有7件。干部人事档案材料不完整有着严重的后果，如干部人事档案里面没有本科学历，后面的碩士博士学历组织是不认的。

当我们付出巨大的努力，花费大量的时间和精力收集整理好档案资料时，喜悦心情、成就感油然而生。单从档案的装订看就非常美观，让人赏心悦目，就像书本一样。档案的完整归集，就是从它的真实性、准确性、完整性、规范性这几方面实现，该补的补、该查的查。比如拿到一份干部人事档案，我即使不认识这个人，一看这个档案，展现的就是一个活生生的人。档案内容从他过去的入团入党，一直到现在他的所有工作经历，能把一个人全面了解，因为他的经历通过档案完整呈现在你面前。

三、平凡工作展现不平凡价值

在实际工作中，我们都希望自己的工作光鲜、亮丽、出彩，容易出成绩，容易受到领导的表扬，出现立竿见影的效果。但是档案工作在幕后，需要默默地耕耘，长期付出，这其中的酸甜苦辣没有经过的人是感受不到的。因为没有轰轰烈烈，不会立竿见影，更不会直接产生财富，所以社会上很多人对档案工作都有这样或那样的误解，认为档案工作是一个清闲工种，工作只是整理收集文件，是一项简单工作。其实现实情况并不是这样。在我看来，档案工作就如一块难啃的硬骨头，工作量大而且繁琐，很大程度上靠坚强的毅力和耐心的工作，因为每项归档工作都需要认真细心、一丝不苟才能够做好。“把简单的工作做好就是不简单，把平凡的工作做好就是不平凡”。

一份完整的档案资料，是本单位历史和现实工作的真实反映，更是我们日常数据信息资料的来源，它是以历史表现为特征。外界暂时是看不见或感受不到档案工作潜在价值的，只有若干年后，当档案资料的利用者感叹“这些档案资料保存得真好”时，档案人的成绩才得以体现。靠档案才能解决重大问题或利益问题的利用者，才会感受到档案是多么的重要，才让人刮目相看。关于档案工作的重要价值，我想起来一个真实的故事。2005年，我们国家发生了一件非常重要的历史事件，就是中国国民党主席连战先生跨越海峡与我们国家最高领导人胡锦涛同志的握手。其中有一个环节是连战先生在北京大学做了一个演讲，而北京大学则送给连战先生一件神秘礼物——那是北京大学档案馆复制的连战先生的母亲在北京大学读书时的学籍档案。这个故事充分证明了档案工作的重要性和档案工作所承载的历史意义。文件资料来源于生产生活，形成档案服务于社会，虽然很普通很枯燥也很平凡，但时过境迁，在不特定的历史阶段内，见证特殊的历史时刻，展现不平凡的价值。