论航空产品档案进馆实施策略

陈创利 王乐

【摘要】航空产品档案作为国家航空工业核心战略资源和宝贵财富，关系着国防安全和人民的幸福。航空产品档案进馆集中保存，在防止档案资料丢失、避免因不可抗力因素破坏档案和航空产品、快速“恢复能力，还原生产”等方面具有重要意义。

【关键词】档案;进馆;策略

档案记载着与政府和企事业单位相关的重要数据。有一些档案则涉及国家机密和商业秘密。档案管理不善将会导致档案数据遗失，给政府和企业带来损失。航空产品档案凝聚着几代航空人的心血与汗水，包含着重要的科研过程和成果，事关国防安全和人民的幸福，容不得有丝毫闪失。航空产品档案属于不可再生资源，“生命”异常脆弱，一旦受到外界不可控因素影响，非常容易受到破坏，将会给国家和航空工业带来难以弥补的损失。通过进馆备份，可以有效保护档案。

一、型号管理部门牵头，落实各项保障措施

（一）型号管理部门重视和支持。应积极贯彻“业务工作谁主管，档案工作谁负责”的原则，档案管理部门主动融入型号管理工作中，强化为型号管理服务的能力，转变型号管理部门对航空产品档案管理和进馆的固有思维，得到型号管理部门的重视和支持，把进馆工作摆上议事日程，作为重要工作来抓：首先，纳入型号研制工作计划，纳入相关部门和人员职责及考核内容，要将进馆节点作为型号研制任务节点进行考核。其次，成立总设计师系统牵头，总制造师系统、总工艺师系统、总质量师系统、最终交付单位等相关单位业务负责人组成的领导小组，加强领导，统筹协调，为进馆工作提供组织保障，创造良好环境。

（二）落实经费渠道，提供坚强保障。常言道：兵马未动粮草先行，工作开展前必须落实经费来源渠道。根据财政部、国家档案局和国防科工局的相关规定，进馆所需工作经费从型号项目费中列支，纳入型号研制经费预算。因此，型号管理部门应明确专门的费用保障渠道，为开展进馆工作提供必要的资金保障。

（三）组建专业团队，职责明确。航空产品进馆工作是一个既复杂又系统的工作，必须组建专业团队，各司其职，让专业的人干专业的事。在“恢复能力，还原生产”的大原则下，型号管理部门负责项目抓总，组织协调;总设计师系统负责确定进馆总体技术状态和进馆设计资料目录;总工艺师系统负责确定工艺标准规范等工艺过程资料进馆目录;总制造师系统负责确定生产过程中相关资料进馆目录;总质量师系统负责确定质量保证相关资料进馆目录;档案部门依据各责任单位提交的目录，整理馆藏资料，按档案立卷标准完成整理立卷工作。

（四）细化标准，统一思想。长期以来，航空产品档案收集、进馆均参照GJB1362A-2007《军工产品定型程序和要求》（简称GJB1362A）相关要求，但是GJB1362A关注的重点是后期航空产品的使用和服务，这与在“恢复能力，还原生产”的大原则有出入。因此，航空工业在GJB1362A的基础上，细化了相关要素，将关注重点放在技术储备、能力储备上，适时出台了相关制度。各单位应结合本单位工作实际，认真研究管理要求，细化标准，统一思想，做到全体参与人员思想上高度统一，行动上步调一致，结果上规范高效。作为关键环节的档案整理。整理要有标准、有制度，特别是档案的分类、排序、装订和立卷，必须规范，马虎不得。卷内目录、备考表严格按照航标和企标制作，系统控制，规范统一，确保档案寿命和整理质量。

二、合理规划，实施工作做到“三落实”“三细化”

进馆实施工作千头万绪，要正常推進，应做到“三落实”“三细化”，即任务落实、责任落实、考核落实;计划细化、流程细化、方法细化。

（一）任务落实。型号管理部门要牵头组织召开专题会议，集体学习进馆相关制度，明确进馆工作的重要意义及工作计划。对相关单位的任务分解清单逐条进行确认，下发会议纪要，明确档案进馆技术状态，明确相关单位所承担的具体工作、完成节点和交付物。

（二）责任落实。明确相关单位主要负责人作为承担工作的第一责任人，压实责任。进馆工作最终汇集点在档案部门，档案部门要根据业务特点，成立专业小组。不仅可以交叉工作，提高效率，更能将责任落实到具体小组及个人。避免出现未按计划节点完成工作任务、存在质量问题、工作当中扯皮现象、服务质量差等情况的发生。

（三）考核落实。运用360度考核反馈法（360-degree feedback），对工作考核进行落实，解决现有考核中的主观片面现象。通过反馈考核结果，达到客观纠正被考核者的行为，提高工作效率，促进工作质量提升。考核结果当月在团队和个人的绩效工资发放中如实体现，多劳多得，不劳不得，切实调动员工参与的积极性。

（四）计划细化。进馆工作牵扯单位多，涉及业务面广，参与人员多，因此，必须通盘考虑，制定推进计划，各总师系统、各团队应根据推进计划，制定详细的实施计划，采取倒计时方式，将计划落实到月、周、天，每天任务完成不过夜，当天的问题当天解决。

（五）流程细化。实施进馆工作，应遵循责权清晰、统一规范的原则，明确各总师系统、各单位移交档案部门的资料范围、步骤程序、时间要求、具体形式等，形成交接上下游双方均明确认可的权责关系。进馆工作任务重、时间短，为了确保该项任务能够顺利完成，很重要的一项管理工作是流程细化。科学合理地合并部分工作流程，减少了环节，提高了工作效率。同时，修订相关文件，固化流程细化成果。

（六）方法细化。在进馆工作实施过程中，如果方法不得当，就会出现工作环节推进不均衡的情况，上一个环节有小问题造成停滞，下一个环节很多岗位就要等米下锅。针对此情况，改变工作方式与方法尤为重要，各个环节要做到分工不分家，交叉作业。另外，档案部门要主动工作。

三、严谨细致，确保质量和安全

（一）加强沟通，确保质量。进馆在具体实施过程中，会存在很多细节性的疑问，操作起来存在困难，这就需要档案部门主动站出来进行业务协调，与上级档案部门进行沟通，及时明确相关标准或要求，以减少因理解偏差而出现返工，挫伤参与人员积极性的现象出现。在航空产品档案收集过程中，要重视移交前的业务技术指导和移交后的质量检查与结果反馈。档案部门要对各总师系统和各单位移交的档案按照标准进行质量审查，对于不符合要求的，及时沟通反馈问题，以便其重新完善、整理、移交。

（二）规范实施，立查立改。在档案整理阶段，档案整理人员要严格对照标准定期进行自检自查，对检查出的问题在第一时间进行整改封闭，不放过任何细节。档案部门要组织业务经验丰富的人员对工作质量进行全程跟踪检查，对检查出来的问题，拉条挂账，限期整改，确保档案整理质量。

（三）规范管理，落实安全保密措施。航空产品档案的内容大多属于涉密资料，所以在移交和整理过程中必须严格按照涉密资料管理制度，采取有效措施防止信息扩散或被非法获取。要严格控制涉密资料的知悉范围，载体交接必须有记录，工作人员登录涉密数据库要按授权进行严格的身份认证，保留完整的操作日志。

总之，进馆是应对航空产品档案安全严峻形势的必然趋势，也是盘活航空产品档案资源形成战略资源的客观需要，这不仅是企业的事，行业的事，更是国家战略的事。所以，航空制造企业要充分认识该项工作的重要意义，抓实抓好、积极推进，档案管理部门要通过不断实践，积累经验，锻炼队伍，全面提升档案工作服务大局、服务企业的能力。

【参考文献】

[1]胡剑.未雨绸缪方能防患于未然[J].中国档案，2010（4）.