新时期高校档案管理保密工作研究

文/宝鸡文理学院 郭志鹏

高校档案一般是指高等学校从事教学、科研、招生、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案中包含有涉密文件资料，这些涉密文件资料一方面是接收中央、省、市的密级文件资料，另一方面是学校日常管理中产生的密级文件资料，以及部分涉密科研项目材料。这些涉密档案的管理、保存、使用与国家、单位和个人利益息息相关，一旦泄密，将会给国家、单位和个人带来无法挽回的损失。近年来，我国综合实力和国际竞争力不断提高，也成为境内外间谍机构关注的重点对象，他们通过网络拉拢，重金利诱等方式策反相关人员，窃取大量国家秘密，造成严重危害。高校作为产学研相结合重要场所，在日常的教学和科研活动中会产生具有机密性质的信息，因而做好高校档案保密工作也是一项极为重要的工作，只有在档案保密工作做好的前提下，才能够使档案信息的安全得到保障，档案工作才能进行有效地开发和利用。

一、高校档案管理保密工作的主要内容及意义

高校涉密档案主要包括以下几个方面：一是高校档案涉及上级部门的涉密文件，包含特定人员可获取的会议资料、党政部门下发的秘密资料等。二是高校档案存有高校师生的知识产权的问题，例如部分重点学科以及国家重大项目的研究与开发。三是在日常管理中产生的秘密资料，如高校的未来发展方向、职称评定工作中的表决评议文件等。四是国家级考试产生的涉密资料，如研究生入学考试、四六级英语考试以及各种职业资格考试等工作过程中，产生的涉密资料。“保密就是保安全，保发展”，保密工作一向是我党十分重视的工作，毛泽东同志曾亲笔题词“保守机密，慎之又慎”。做好高校档案管理中保密的工作，有利于保证国家机密档案的安全，有利于保证高校各项工作的顺利开展，对高校具有非常重要的政治意义。因此，高校档案部门和档案管工作者应高度重视保密工作。本文将从当前高校档案管理中的保密工作存在的不足进行分析，对改进高校档案保密工作提出合理建议。

二、当前高校档案保密工作存在的问题

（一）高校档案管理人员保密意识不强。近年来，国家高度重视保密普法宣传教育，“两识”教育不断深入人心，人民群众的保密常识、保密意识得到了普遍提升，但在高校档案管理工作中，往往比较重视档案的收集整理和利用，却忽视了档案管理中保密工作的重要性，认为高校是一片净土，存在高校无密可保的认识偏差。从本质上分析，这与档案管理人员的保密常识、保密意识不强有着密切关系。据了解，高校档案管理人员，大多没有进行保密培训就已上岗，更谈不上参加保密学习，保密意识淡薄，表现为保密工作“说起来重要，做起来次要，工作中不要”，导致一些涉密资料和涉密档案泄露或被非法利用，严重损害了党和国家以及个人的安全和利益。

（二）高校涉密档案与非涉密档案混合管理。进入新时代，我国发展已驶入快车道，各高校加快发展，各项管理体系和规章制度日趋完善，但档案管理中保密工作仍没有得到足够重视，管理方法仍处于传统阶段，归档资料分类、审核工作不细致，涉密文件资料与非涉密文件资料混合归档混合管理现象比较突出。一些高校因办公条件制约甚至没有购置保密柜，将涉密档案与非涉密档案混合存放在没有保密防护措施的一般库房和普通档案柜中。档案使用中难以有效控制知悉范围，在查阅利用非涉密档案的过程中容易造成无意识泄密，以致泄密者不以为然，将涉密信息继续扩大传播。

（三）普遍缺乏先进的档案保密管理技术。在信息化社会和大数据时代，高校档案管理工作中，计算机网络技术发挥着重要作用，越来越多的文件及资料都以电子文档的形式存储到计算机中，其中也包含涉密文件资料，给档案管理工作中保密工作带来很大的风险与挑战。各种病毒、漏洞、黑客攻击，随时都有可能发生失泄密事件。在这种情况下，如果高校缺乏先进的保密技术防护手段，一旦遭受黑客攻击，将造成难以估量的损失，所以拥有和掌握先进的保密技术是做好高校档案管理中保密工作的基础。

（四）高校档案管理工作中涉密档案管理机制不完善。高校档案工作容易被边缘化,档案管理者大多也有这样的认同，出现了工作不积极，消极怠慢，敷衍了事，过着当一天和尚撞一天钟的日子。档案管理者所做的工作得不到领导的重视，各项管理体制机制不完善，长此以往，这样的工作状态严重影响工作积极性，对涉密档案的管理尤为不利，容易造成涉密档案失泄密事件。

三、新时期做好高校档案保密工作的几点建议

（一）构建完善涉密档案管理机制。一是各高校设有保密委员会办公室，校保密办应根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《中华人民共和国档案法》以及《高等学校档案管理办法》的有关要求，结合高校实际工作，制定完善涉密档案归档、管理、利用等规章制度。二是国家保密局于2014年印发了《机关、单位保密自查自评工作规则（试行）》，并附有详细的自评自查标准，作为涉密档案的管理者，应主动对标，加强学习，有计划地定期开展保密自查自评工作，查漏补缺，及时消除安全隐患，确保涉密档案安全万无一失。

（二）进一步提升档案保密管理技术。涉密档案作为一类特殊档案，应精细化管理，建立完善的涉密档案接收标准制度，按照密级等级、知悉范围以及保密期限分类整理归档，将涉密档案与非涉密档案分开保存，有效防止涉泄密事件发生。档案存放库房建设与保密设备配备是做好涉密档案保密工作、维护涉密档案安全的重要手段。涉密档案存放库房应安装防盗门窗、视频监控、防盗系统、恒温恒湿系统以及高压水雾灭火系统，室内存放涉密档案应按要求配置保密文件柜，确保涉密档案存放安全可靠。

（三）进一步增强涉密档案管理人员的管理水平。高校档案管理工作是一项比较枯燥而繁杂的工作，这就要求管理者有高尚的道德情操，守得住清贫，耐得住寂寞，经得起考验，自觉抵制外来诱惑。档案管理人员有着知密多、知密深的特点，因此增强涉密档案管理人员管理水平是此项工作的关键所在。一是加强保密宣传教育力度，使“两识”教育入心入脑，内化于心，外化于行。结合每年5月的保密宣传月，通过开展形式多样的宣传活动强化高校档案保密工作人员的保密常识和保密意识。二是组织高校档案管理人员全面系统地学习保密法律法规知识，高校的管理者应对《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国国家安全法》进行学习，学校可采用“走出去、请进来”的方式对档案管理工作人员进行培训，走出去，即是送到相关培训机构进行专业培训学习，提高业务水平和业务能力；请进来，即是邀请省、市国家保密局专家来校组织培训，使其强化保密意识，增强保密责任意识，防止工作中失泄密案件发生。

（四）科学应用先进技术，完善档案保密管理水平。当前，互联网技术不断发展进步，为高校档案提高利用率的同时，也增加了保密工作的难度。由于档案管理信息化建设技术复杂，种类繁多，因此对从事档案管理的人员技术水平要求进一步提高。一是高校在加强对档案管理人员的保密意识培训同时，及时引进先进的档案管理手段，应进一步强化管理人员信息技术培训，提高保密档案技术管理水平，能及时发现出现的保密信息泄露隐患问题并能够采取相应措施进行及时处理。二是档案管理人员应积极参加相关培训工作，不断提升自身综合管理水平，适应新形势下保密档案管理工作的需要，在工作中不断总结经验，确保高校涉密档案不被泄露。