高中学校档案管理的优化路径探析

文/山东省胶州市第三中学 杜泉贞

本文从提高档案管理意识、建立健全管理制度、创新档案管理方式、提升档案人员素质、夯实物理与技术防护五个方面出发，系统性地分析和论述高中学校档案管理的优化路径和科学方法。

一、提高档案管理意识，为高效管理奠定基础

纵观当前的高中档案管理，很多学校领导、档案管理部门或者是教师都对档案管理工作的认识不够，未意识到档案管理的重要性，从而导致档案管理工作难以顺利开展。因此，高中学校要优化档案管理，第一项工作就是要提高广大教职工对档案管理意识，包括开拓进取意识、开放意识、服务意识等等，从而使每位教职工都能够充分认识到档案管理的重要性和积极作用，从而为档案的高效管理奠定基础，消除各种管理障碍和消极因素，将管理工作提到一个新的高度。例如，为了优化档案管理工作，学校应加强档案管理人员的档案管理意识，如，定期为教师及档案管理人员宣传档案管理的作用，让档案管理人员了解档案的重要性，当档案不完整、残缺、丢失后，会对学校、教师、学生造成不可估量的损失。这样一来，在高中档案管理中，我校通过提高档案管理意识，为高效管理奠定了坚实的基础。

二、建立健全管理制度，促进档案管理规范化

科学的制度能够将档案管理工作纳入规范化发展的轨道，让各项工作有“法”可依。所以，高中学校和档案管理部门应该建立健全档案管理的各项制度，即根据国家有关法律法规来建立档案管理工作制度、内部规章制度、日常管理制度、奖惩制度等，确保制度的内容详尽，以明确档案工作的目标和职责范围。此外，学校也需要严格档案的收集制度、归档制度，使档案的收集更加严格化，保证归档的档案材料具有一定的保存和利用价值，以促进和推动档案管理的规范化。例如，为了促进档案管理的规范化，我校专门为档案管理建立了完善的管理制度，如，在档案管理中，档案管理人员要定期对档案进行检查；档案管理室要整洁干净；非档案管理人员没有经过批准不得进入档案管理室等。通过一系列的规章制度，使得档案管理工作变得更加规范。这样一来，在高中档案管理中，我校通过建立健全管理制度，促进了档案管理的规范化。

三、创新档案管理方式，促进档案管理信息化

伴随着信息技术的发展和进步，档案管理工作的方式和手段也迎来了极大的机遇，档案管理的数字化、信息化建设显得尤为重要和迫切。因此，高中学校和档案部门应该转变传统档案的收集、整理、归档的方式，利用计算机、网络通信等现代信息技术来创新档案管理工作，建设和开发相关的硬件和软件系统，建立电子档案、构建档案信息数据库、建立集开发、检索、利用等多功能于一体的档案管理工作系统，以切实促进档案管理的信息化建设，提高档案工作的水平。例如，为了促进档案管理的信息化，我校创新档案管理方式，采用了信息化档案管理方法。在信息化档案管理中，档案管理员需要将学生档案、教师档案、学校档案等输入至校园档案管理系统中，在此过程中，档案管理人员需要对档案信息进行多次确认，确保档案信息的准确性。另外，在信息化档案管理中，当学校需要查阅档案时，档案管理人员仅需要在检索系统中输入档案关键词，便可以找出目标档案，极大程度上节省了查找的时间。这样一来，在高中档案管理中，我校通过创新档案管理方式，有效促进了档案管理的信息化。

四、提升档案人员素质，促进档案管理科学化

档案管理人员是整个档案管理工作的智力支撑，直接影响着档案工作的科学、有效与否。所以，高中学校与档案部门需要重视档案人员素质的提升，一方面引入和聘请专业的档案管理人员，组建专业化的档案管理队伍，减少教师兼职档案管理人员的现象。另一方面，学校应该定期开展专业培训活动，切实提升档案人员的综合素质，使其能够更好地完成学校档案管理工作，让档案管理更加科学化。例如，为了促进档案管理的科学化，我校每个月都会针对档案管理人员开展专业的培训，使档案管理人员学习全面且系统性的专业档案知识、工作方法与技能，熟悉工作流程与规范，提升档案管理人员的专业技能，帮助档案管理人员高效地完成工作。这样一来，在高中档案管理中，我校通过提升档案人员素质，促进了档案管理的科学化。

五、夯实物理与技术防护，促进档案管理安全化

档案信息的安全管理是保障档案信息完整性的重要途径，信息时代的到来给档案信息安全管理带来了更多具有更强的隐蔽性、模糊性、复杂性与渗透性的风险和安全问题，对档案信息安全管理提出了全新的要求。所以说，高中学校和档案管理部门应采用全面的安全管理措施，夯实技术与物质防护，保证档案信息在收集、保管与利用等环节的安全。

（一）夯实物防。物防是档案信息安全管理的基础和前提，在保证档案信息良好管理和健康发展的基础上，又能保障档案信息的安全性和完整性。因此，高中学校的档案管理部门和档案人员必须要完善档案信息的物理防护，构建优质的档案信息安全管理自然环境，完善硬件系统的物质防火墙。具体来说，高中学校需要加大投资，重视档案工作设备完善和更新，从而构建一批高配置、高运行且储存容量大的配置，包括计算机、扫描仪等设备，并保证工作设备功能完善、运行稳定，能够及时修复安全漏洞。此外，学校应该完善档案信息资料的保管设施和各项设备，使得档案信息载体符合档案保管的各项技术标准要求，防止出现档案信息丢失、破损的情况。更为重要的是，高中学校和档案部门也必须要重视档案安全监控系统、安装档案库房环境检测系统、防火与防盗自动报警系统，切实构建起档案信息安全管理的“屏障”，及时规避外在不利因素对档案信息所造成的“危害”。

（二）提升技防。在信息化管理背景下，档案人员最担心的就是受到电脑病毒的侵入，因为一次病毒的侵入就可能造成数据的丢失与泄露，造成不可估计的损失。技防是档案信息安全管理的重要依托，构建档案信息安全智能系统，才能灵活应对信息时代档案管理出现的各种信息存储、非法访问等安全问题。因此，高中学校需要联合技术人员和档案管理人员建立档案信息生成控制系统，利用各种技术确保档案信息内容的原始性、安全性。其次，建立档案信息安全检测系统和自动反病毒立体防御体系，保护档案信息安全。再次，建立档案信息自动备份系统，防止档案信息的丢失和破坏。最后，建立档案信息的利用和控制系统，规定档案信息的安全密级和使用权限。例如，当面临非法侵入时，该档案安全管理职能系统能够自动锁定程序，并检索外来侵入的地址，将其清除，当安全威胁清楚后，系统自动启动。如此一来，便能有效规避各种安全问题，促进档案管理的安全化。

六、结语

总之，高中学校的档案管理工作关乎学校的健康发展，所以高中学校必须要紧跟时代和学校发展的步伐，直面问题、冷静思考，提高档案管理意识，并通过建立健全管理制度、创新档案管理方式、提升档案人员素质、夯实物理与技术防护等方法的运用，来推动中学档案管理的规范化、信息化、科学化、安全化，从根本上提升高中档案管理的水平，让档案管理迈上新的台阶，从而有效促进学校办学水平的提升和健康发展。