基于高校智慧校园平台的档案工作思考

时间：2024-06-04

文/菏泽学院李平

智慧校园是科学技术进步带来的产物，运用人工智能等计算机技术，对校园进行数字化建设，以此来提升校园管理和教学水平。在智慧校园这一平台中，一些校园工作会更加方便和高效，在学校的管理中，档案工作管理是一项比较重要的内容，档案工作相对其他工作来说更需要耐心和细致，同时也相对枯燥，智慧校园的运用，极大地提升了档案工作的管理水平。

一、高校智慧校园平台下的档案工作现状及问题

（一）智慧校园建设程度差别较大。高等教育是国家综合实力的体现，随着我国经济的发展和对高等教育教学的重视，对高校建设的支持力度不断增加，借助高新技术的发展，现阶段高校都在大力推进智慧校园平台的建设，但是，在建设过程中各地区各高校之间的进度水平有很大差别。在一些经济发展程度较高的地区，资金支持力度较大，智慧校园平台建设大多取得了不错的效果，但是，在一些经济发展力度相对薄弱的地区，智慧校园平台建设速度相对较慢。同时也发现，在一些资源优势比较明显的名校中，高校智慧校园平台建设水平层次较高，这种优势对比十分明显。

（二）档案工作管理的智慧化水平相对较低。推行高校智慧校园平台建设的初衷是提升高校的现代化建设水平，对教育教学工作进行及时高效的管理，但是，针对具体高校中的档案工作来说，现阶段档案工作的现代化水平还需要进一步提升和发展。在一些高校中，档案工作的管理相对来说比较滞后，这些档案的管理主要是以人工为主，一些管理方法和保存方法也比较落后。之所以出现这种现象，与档案的自身特点有很大联系，现阶段对一些档案的保存仍旧以纸质文件为主，同时在使用过程中也主要是用原件，这就在某种程度上阻碍了档案纸质化到电子化的过渡。

（三）智慧校园平台下，档案工作缺乏制度化和规范化。在传统的档案工作中，主要针对纸质文件的保存和管理，有比较明确和完善的管理规范制度，在管理流程上严格按照制度，但是在智慧校园平台这一新产物下，相关的档案工作缺乏规范化和制度化。存在这种问题是能够理解的，毕竟智慧校园建设从总体上看还是处于一个初级阶段，各个高校的建设进度也不相同，很难做出具体的规范化文件去实行，但是就具体档案工作而言，还是必须要有制度去规范和约束的，所以在目前的状态下，各个高校可以根据自身学校智慧校园平台建设情况，制定出一些适合自身学校档案工作的文件和规范。

二、高校智慧校园平台下提升档案工作管理的措施

（一）持续推进校园智慧平台建设。要提升档案工作的管理水平，在目前的情况下还是要大力借助技术的进步，运用新技术来有效的带动管理水平的提高。一个新的事物取代旧的事物是事物发展的必然，在传统的档案工作中以大量的纸质文件为主，存储需要很大空间，在保存过程中也有许多要注意的事项，借阅和应用时又需要在大量的文件中翻找，浪费大量的时间，而智慧校园平台下，对档案实行数字化管理，在空间上十分便利，并且在时间上也特别高效。虽然目前高校校园智慧平台的建设还存在一些问题，但我们要把眼光放的长远一些，这些建设中的困难和问题只是暂时的，仍旧要大力推进智慧校园平台建设，促进档案工作的管理水平。

（二）大胆创新，转变档案工作的管理模式和思维。在互联网时代，一定要有互联网思维，高校的智慧校园平台就是互联网思维的集中体现，借助互联网来实现档案工作的思维转变。因循守旧迟早会被淘汰，其实互联网思维的本质就是开放和创新，这种思维在目前是十分值得重视和推广的。在以往的高校档案管理中，经过多年的管理工作的实践，工作人员会很容易地找到这些模式的弊端，所以当认识到这些问题时就要敢于走其他路径和方式，另辟蹊径，打破常规模式和思维，大胆创新。档案工作虽然比较繁琐，但在工作中一定要能从这些繁琐的工作中总结出经验和方法，勇敢借助智慧校园这一平台进行尝试，把一些新的想法和思维融入到校园智慧平台的建设中，以此来提高档案工作水平。

（三）档案工作中要合理有效地运用智慧校园平台。智慧校园平台相较于之前的档案工作管理，虽然在很多方面都有了质的提升和发展，但是在把档案工作和智慧校园平台相结合的过程中，也要注意合理、恰当地运用，掌握适度原则。不可否认，借助智慧校园平台是未来高校档案工作的大趋势，但是在运用这一技术的同时也要充分考虑档案工作自身的特点，像目前对一些档案的要求必须是纸质版且一般为原件，所以对档案过度电子化就显得不合理，电子化虽然便利了保存，但是对日后的使用却造成了极大的不方便。