人事档案管理及其模式创新研究

文/承德市中心医院 李文超

随着社会经济的不断发展，人事档案管理工作的重要性日益增强，事业单位也在此方面进行了积极的探索和改革，取得了一定的成绩，积累了宝贵的经验，获得了社会良好的反响。

一、当前事业单位人事档案管理工作的现状分析

目前一些事业单位的人事档案管理模式和制度存在不足之处，这些问题在一定程度上制约了人事档案管理工作的开展，影响了档案信息在单位中的效用。

（一）对人事档案管理重视程度不够。对人事档案管理理念存在偏差，主要表现在不重视信息化对加强人事档案管理的作用，认为档案管理只是对档案信息的归档和保存，只需要应付外调、查档就可以，难以取得突出成绩。单位领导对人事档案管理不重视，没有将人事档案管理工作纳入单位的长期发展规划中，无法及时有效解决问题。

（二）管理水平不高，管理人员素质不齐。当前，很多单位开展档案管理工作主要依赖于纯人工操作手段，难以避免出现各样的人为失误，不仅造成人力资源的浪费，还不利于管理效率的提高。事业单位人事档案管理人员大多不是专职而是身兼数职，且缺乏专业的计算机技术知识和档案管理知识，难免会造成人力资源的浪费，不利于档案管理效率的提高。在实际工作中，管理人员一般都是利用传统的管理模式或自身积累的经验进行档案管理，时间和精力有限，这就导致归档、收集、整理方面存在缺陷，严重影响了人事档案管理工作质量和水平。

（三）基础设施薄弱。基础设施不完善，单位领导很少用资金来改善档案室的条件，甚至没有专门的档案橱柜，没有防火、防潮、防光、防水措施，严重影响了档案材料的完整性和准确性。

二、事业单位人事档案管理模式创新思路

本文针对目前人事档案管理工作的开展现状和现存的问题，提出了一系列创新的制度和方法来促进人事档案管理，确保人事档案管理工作的顺利开展。

（一）完善人事档案管理制度。为了提高当前事业单位人事档案管理水平，就必须规范和完善人事档案管理制度，寻求适合我国国情的现代化管理制度。事业单位应当结合自身情况，建立现代化人事档案工作的规章制度，强化管理人员的服务精神，在人事档案管理工作中做到有章可循。首先，建立完善的《人事档案工作职责》，既可以防止各部门之间相互推诿，又有利于提升管理水平和规范人事档案管理。其次，建立规范的考核机制，对工作表现好的进行奖励，调动管理人员的工作积极性，提高管理人员的工作效率，促进事业单位人事档案管理工作的开展。最后，实施相对集中的管理体制，将档案管理纳入到日常的工作考核中，合理监督管理人员，有效确保人事档案的完整性和规范性。

（二）人事档案观念的创新。首先，要注重观念的创新，观念是一切行动的指南。这就要求在人事档案管理工作中，要摒弃传统的人事档案管理理念，树立人事档案管理信息化的意识，管理人员要充分发挥自身的主观能动性和创造性，加速人事档案管理信息化建设的进程。其次，人事档案管理人员要强化自身的服务意识，通过服务来促进信息资源的开发，变被动为主动，主动勇于探索人事档案管理新机制，改变传统人事档案管理理念，使人事档案管理工作适应时代发展的需要，从而提高人事档案使用率。

三、提高人事档案管理人员的素质

人事档案管理队伍的建设直接影响人事档案管理的水平，因此当前人事档案管理必须符合当前事业单位对人才管理的需求，从而推动事业单位人事档案管理模式的创新。为此，需要做好以下的工作：

（一）加强管理队伍自身的建设。按照相关要求，配备好档案管理人员，解决事业单位缺少档案管理专员的情况。

（二）事业单位应逐步打造一支工作能力强、技术水平高的专业管理队伍。这就给档案管理人员提出了更高的业务要求，实施职业资格证书制度，经过相关的考核，合格后才能颁发证书，允许上岗。

（三）加强对管理人员的专业化培训。加强档案管理人员的业务技能的培训和学习，培训可以多采用媒体网络教学方法，将现代化的办公方式向人事档案管理人员进行传授，使其在不断强化专业知识学习的同时，还要掌握科学、现代化的工作方式和管理手段，为事业单位人事档案管理工作的顺利开展提供保证。

（四）实行严格的内部管理制度。应进行严格的上岗考核，制定相应的奖惩制度约束管理者，充分调动人事档案管理人员的工作积极性。

四、建立健全的人事档案信息数据库

引进计算机管理软件，建立健全的人事档案信息数据库，这是信息化时代创新人事档案管理模式的根本途径。利用互联网技术和大数据技术，搭建信息的收集、分类、存储以及调取等功能为一体的人事档案信息化管理平台。通过影像技术、条码技术、电子数据文件等形式，实现对不同类别档案的封装处理，以统一的格式进行存储，逐步提高档案信息化建设水平。事业单位应当不断建设现代化基础设施，充分利用网站，建立动态化、科学化、安全的人事档案信息数据库，实现人事档案管理的信息化、数字化，将形成一个规模较大的人事档案网络化管理模式，提高档案管理工作的效率和精准度。通过把先进的技术、设备和科学的管理方式相结合，提高档案管理工作的效率，满足个性化的使用需求。此外，还应当在数据库的建立过程中，利用双向互动、实时更新等新型功能的软件完成人事档案信息的交换、流转以及信息资源共享等操作，推动人事档案信息化协调发展。

五、采用现代化管理手段

在信息化背景下，大数据时代对人事档案管理工作来说无疑是福音，必须重视信息化的作用，充分利用信息化来提高人事档案管理水平。

（一）创新服务手段。指人事档案管理模式由传统的实体保管转向于人事档案信息化、数字化形式，向事业单位提供服务。比如通过网络设立档案网站，形成开放化和集成化的档案管理模式，需求者可以利用网站查询如日常工作、学习、生活等方面的音频、图像以及文字资料，能在较短的时间内为部门、单位、个人提供最大化的全方位服务。实现人事档案管理信息化，可以使事业单位人事档案管理工作更好地服务于人事工作，适应了人事档案信息多样化的需求。

（二）减少服务时效。人事档案管理的效率在某种程度上是由服务的时间决定的，和传统的档案部门查阅资料、审批手续相比，现代化的档案管理利用先进设备和技术简化了档案查阅的复杂程序，使需求者得到及时的服务，有效缩短了时间损耗。同时也便于人事档案管理人员对档案信息进行分类、分析、提取和加工，促进人事档案管理工作的便捷，提升和强化了服务理念，保证了人事档案管理的有效性和效率性。

（三）确保档案信息的安全。在人事档案管理工作中，利用计算机系统的安全保护软件建立好档案的防病毒系统，建立加密程序，对档案信息进行漏洞监测，做好及时的补丁工作，建立起防火墙技术，阻挡外部不稳定因素对档案信息的窃取，减少档案信息化管理的安全隐患，确保数据的准确性和安全性。

六、结束语

综上所述，虽然现阶段事业单位的人事档案管理工作取得了一定的成效，但是还是存在着各式各样的问题，影响着档案管理工作的效率和质量。要想实现事业单位人事档案管理工作的高效化，就必须对档案管理的模式进行创新，根据自身的实际情况积极寻求符合事业单位人事档案管理发展要求的有效途径，从根本上实现档案管理模式的改革。