浅谈中医医院人事档案管理中存在的问题及对策

文/山东中医药大学附属医院 王端 张苗

人才是医院最宝贵的资源，做好医院人事管理工作，使中医药优秀人才脱颖而出，才能更好地提高中医医院核心竞争力。人事档案管理是中医医院人力资源管理的基本工作之一，是提高中医医院人事管理水平最基础性和关键性的环节。档案是记载职工主要经历、政治地位、道德品行等个人情况的文件材料，起着借鉴、依据和证明的作用，在个人转正定级、职称资格申报、退休手续办理以及出具各类证明等方面发挥着重要作用。随着信息技术的发展，现代管理理念的提升，中医医院的档案管理也需要制度化、科学化、信息化，同时提高中医医院人事档案管理人员的管理水平。当下中医医院人事档案管理仍存在一些问题，阻碍医院人事档案管理的提高。本文通过对中医院的调研以及笔者十余年人事档案管理经历，旨在深入了解中医医院人事档案管理特点，分析存在的问题并提出解决方案，促进中医医院人事档案管理的发展。

一、中医医院人事档案管理现状及常见问题

（一）人事档案资料收集不完整，内容不完善。人事档案管理人员大多是兼职人员，因工作繁忙，许多人事档案资料往往不能在第一时间得到整理，导致档案材料归档不完整。另外一线医务人员对人事档案观念淡薄，加上临床工作紧张繁忙，没有将日常工作学习中形成的具有保存价值材料及时移交人事处存档，致使其个人人事档案材料收集归档工作被动，甚至有些早期材料因年代久远已无法追回。材料收集的随意性大，日常管理工作不仔细，已经收集归档的材料也有内容上不完整情况，重要信息缺乏组织认定结果等问题，使得人事档案不能如实反映历史情况，严重影响了档案质量和档案利用。

（二）人事档案管理硬件条件不完备。人事档案管理政治性强、保密要求高，需要专门的库房和设备。但实际工作环境往往差强人意，缺乏必要的管理条件，从而造成人事档案管理不规范，工作效率低，档案时有发霉、虫蛀、损坏等情况发生，甚至造成档案的遗失。

（三）档案管理人员选配不当。人事档案管理人员的选择极其重要。人事档案管理员需要细致、专业、责任心强的人员，他们需要有保密观念、扎实的专业功底和一定的信息技术知识。因此，选拔人事档案管理人员要仔细、严格。然而，大部分中医医院因为人手不足或对人事档案管理重视不够，在配置人事档案管理人员时，安排了整体素质不高、责任心不强的工作人员，或者有时只是一些兼职人员在从事人事档案管理工作。目前，对人事档案管理的要求不断提高，将不能胜任的人员安排到人事档案管理岗位，会使医院人事档案管理面临较大风险，甚至影响档案文件的完整性和安全性。

（四）中医人才人事档案数量多、内容复杂。中医人才培养有其自身的特点，人才培养周期长、成本高。中医师带徒模式的学习形式，老师在教学过程中教授理论知识的同时要指导临床技能，学生学习中医必须广泛阅读医史文献、中医经典著作，学习过程中形成的经典理论研究结果、心得体会是很重要的文件资料。这些人员工作相关信息需要及时反映在人事档案中，但一些中医医院档案管理信息的收集和归档不到位，导致许多师承材料丢失，影响了人事档案的完整性。

（五）档案信息化较差。现代信息技术发展迅速，信息技术的应用使人事档案管理的更新、存储、查找更加简便，为人事档案的信息化管理创造了有利条件，提高了管理效率。然而，信息化管理需要一定的条件，计算机、网络、数据库管理软件，以及具有一定计算机操作水平和专业档案管理素质的管理人员。我省中医医院人事档案管理工作或是因为领导重视不够，或是人员素质不足无法建立起人事信息系统，导致中医医院人事档案信息化水平普遍较低。比如我们医院就仍采用传统的管理模式，使用人工或半人工方式管理，不能充分利用人事档案信息。

二、改进中医医院人事档案管理的方法

（一）建立健全人事档案管理规章制度。按照《干部人事档案工作条例》规范人事档案管理。借鉴其他单位的成功经验，结合医院实际建立先进的规章制度，主要包括人事档案存档制度、人事档案收集补充制度、人事档案文件访问制度、人事档案传输制度等等，使人事档案材料存档、收集、识别标准化，促进中医医院人事档案管理科学发展。还应当建立组织检查识别制度，以弥补部分档案填写错误的问题，组织人事部门可以基于原始文件和有关材料，采用验证和认可的方法，进行材料的补充，为人事档案提供真实、可信的依据。同时，对归档的材料实行组织鉴定制度，资料的合法性、真实性进行审核和判定，确认无误后才可入库，解决人事档案的有效性问题。

（二）提高职工的人事档案重要性认识。应通过各种途径宣传，加强中医医院职工对人事档案重要性的认识。一线医务人员了解医院档案管理与本人的职称、工资福利、退休办理等个人利益息息相关，会自觉配合监督人事档案管理的顺利进行。院领导意识到档案管理的重要性，将加大投入人力和财力，确保人事档案管理各项措施的实施。档案管理人员认识到人事档案管理的重要性，会加强自身学习，增强责任感，积极主动，履行好工作职责。提高全体职工的人事档案意识，从而促进人事档案管理体系的建设。

（三）提高档案管理人员素质，重视档案管理人员的选拔和培养。引入竞争机制，通过择优录用、竞争上岗、能上能下的用人制度把责任心强、政治素质过硬、档案管理水平高、真正优秀的同志作为专职人事档案管理员补充到工作岗位。重视人事档案管理人员的待遇，使人事档案管理人员在奖励评比、职称晋升等方面享受到一线医务职工同等待遇，保障人事档案管理人员的稳定性。

（四）建立人事档案动态管理机制。人事档案动态管理收集机制的建立，要求一些医务职工及时维护和更新人事档案信息。学历学位证明、师承记录、学习心得、专业技术资格评审表、个人业务技能、学术成就等信息及时录入，材料形成的主管部门为责任部门，将材料及时归档。为医院人才招聘、职称晋升、终期考核，提供可靠的决策信息，有效激发一线医护人员的工作积极性，推进医院各项工作顺利开展。

（五）加快人事档案信息化建设。人事档案信息化的实现有利于组织部门、人事部门的选人用人和服务领导决策，有利于提高档案管理员的服务质量、工作效率。人事档案管理本质上是对信息管理，当今社会，信息技术日新月异，发展和普及的速度非常快，中医医院人事档案信息化是提升人事管理水平的有效方式，将IT技术运用于中医医院人事档案信息的更新、收集、保存、利用等工作中。只需一次扫描录入，就可在今后工作中反复利用，并在内部进行有限的数据共享，材料查阅也可进行检索，大大提高了人事档案使用效率。同时减少了拆装复印，对档案的保护也起到了重要作用，降低了人力、物力、财力浪费。

三、结语

随着医改的深入，差异化竞争越来越明显，需要打造中医医院自身的核心竞争力。医院的人事管理水平决定了医院的竞争力，作为医院人力资源管理的基础，人事档案管理将会越来越受到重视。国家正高度重视发展中医药，甚至把中医药工作上升到关乎民族复兴、国家盛衰的空前高度。如何在新形势、新问题的前提下不断提高人事档案管理水平，已成为中医医院人事档案管理工作的新任务。中医医院应该提高医院工作人员人事档案重要性意识，建立和完善各种规章制度，实现人事档案信息管理，促进中医医院人事档案管理水平的提高。