以就业为背景谈学校档案管理

文/金华市技师学院 卢云丰

学校的学籍档案记载了学生从小学到最后毕业学校的在校表现，其内容包括学生的在校成绩、思想政治德行、身体状况、奖惩情况等。传统的学籍档案对于用人单位而言，其参考价值有限。在新时代，用人单位对人才的要求越来越高，不仅要求人才具备扎实的专业知识，而且要求人才具备良好的德行、情商、人际交往能力、团队合作能力等综合素质。在这样的要求下，新时代的档案管理需要融入就业背景，才能与时俱进地根据社会岗位需求改革档案管理工作，使得档案管理工作更加符合时代的需求。

一、就业背景下学校档案管理存在的问题

（一）学校档案内容无法满足用人单位的需求。长期以来，学校对学生档案的信息记录是以学习成绩、答辩成绩、思想状况等内容为主，这些内容的填写大多偏向公式化、口号化、政治术语化和内容空洞化，每个学生所填写的内容千篇一律，缺乏个性化特征，这些信息对于就业单位而言缺乏参考性。随着社会的发展进步，用人单位用人的标准越来越精准，选拔人才的要求越来越高效，对于学生档案信息的要求上，用人单位更加希望能够从学生档案信息记录上，了解学生的诚信情况、能力情况、个人专业成就、品德情况等，并能够通过档案记录的关键性事件对人才的综合素质进行专业性判断。而传统的学生档案所设计的内容现已不能满足当前用人单位的相关需求。

（二）学校档案管理缺乏就业服务意识。当前学校档案管理方式仍以传统的管理理念为主，档案管理未与就业服务相结合，档案管理人员和学校领导对档案管理也缺乏就业服务意识。学校档案管理却未较好地服务于就业，具体体现在以下几个方面：一是，学校未从就业的角度整体规划学校档案管理工作，未制定以就业为背景的学校档案管理制度和相关管理规章，使得学校档案管理缺乏相关文件指导。二是，学校档案管理人员对档案的就业价值的相关宣传力度不足，使得学生对档案的重视度不足。三是，档案管理人员自身缺乏服务意识，对学生档案的价值了解不足，且对学生咨询档案信息缺乏耐心指导。四是，档案转档程序繁琐，不利于就业学生高效地转移档案。这些问题均阻碍了学校档案充分为学生就业发挥服务价值。

（三）学校档案管理对学生就业跟踪服务不足。在当下学校教育与就业需求存在一定矛盾，人才培养与社会脱节的情况下，学校对毕业生进行就业跟踪具有十分重要的意义。目前学校的档案管理对提高学校专业教学水平和学生就业能力上还未充分发挥效用，学校专业课程的设置主要以其他著名高校的就业率及社会就业需求作为参考，而教学方法则主要参考部分国外高校或名师的教学方法，而未针对本校的特征及本校学生的就业实际来实时更新及调整教学内容及教学方法，这种教学方式不利于为社会培养相关的应用型人才。学校对学生的培养及档案管理以学生毕业作为结束标志，较少对学生就业之后进行信息跟踪，未充分利用学生就业反馈信息来合理调整教学方法和学生能力培养方向，从而不利于学校提高学生的就业水平。

二、对就业背景下提高学校档案管理效率的几点建议

（一）根据就业需求合理设计档案内容。当前社会岗位对人才的需求除了看重人才的专业能力外，同时更看重人才的诚信、心理素质、抗压能力、人际交往能力、情商、品德、团队合作能力等综合素质。学生档案要充分发挥就业服务的价值，使得用人单位能够从档案信息上准确地判断学生的综合能力，需要学生档案在内容上根据各用人单位的用人需求来进行相关能力模块设计。比如，档案上一共设计五大模块，每个模块考察一种重要素质，对所考察的素质的体现以客观事件描述为主。例如，考察学生的团队合作能力，则以学生参加某项具体活动为例，客观描述该学生在该项活动中所承担的角色及在该活动所体现出的团队价值等，让用人单位能够通过档案中所描述的客观事件，以专业的眼光来准确判断学生所具备的团队合作能力的情况。这种设计方式既能让学校按照用人单位的需求重点培养学生的相关素质，又能让用人单位用专业科学的知识来准确判断学生的真实水平，从而达到档案服务就业的需求。

（二）增强学校档案管理的就业服务意识。增强学校档案管理的就业服务意识需要学校从制度到理念上进行全方位的规范与推广。首先，学校应以制度的形式制定相关档案服务就业的管理工作，使得档案服务就业的管理工作有据可依。其次，学校应大力宣传档案对学生就业的辅助作用，得档案管理人员及学生本人能了解档案对就业所发挥的重要价值，从而重视档案信息的填写及收集，以及注重提高自身的综合素质。再次，学校领导应注重培养档案管理人员的服务意识，将档案管理人员的服务意识纳入绩效考核指标，促进档案管理人员提高自身的专业知识，提升对学生信息咨询的耐心程度。最后，根据实际情况简化档案转档程序，以文件的形式详细注明转档所需要的资料，以及获取这些资料所需咨询的部门，并注明这些部门的相关地址，便于毕业生一次性将相关资料获取完整。只有增强学校档案管理的就业服务意识，才能提高学校档案管理效率，并获得学生对档案管理的一致好评。

（三）设置学校档案就业跟踪服务项目。学校学生毕业后的就业情况以及给学校的培养建议对于学校而言具有十分重要的意义。学校设置档案就业跟踪服务项目可以从以下几个方面着手：首先，学校给学生建立纸质化文档的同时，可以同步加入电子化档案，电子化档案与纸质化档案同步进行转移，学校可以根据电子化档案的动态，实时了解学生的就业单位。其次，学校定期组织校友会活动，邀请优秀校友参加相关活动，在活动上与优秀校友讨论其就业创业情况，并积极听取这些优秀校友对学校给予的培养建议。再次，积极与相关用人单位联系，了解用人单位对学校人才的培养建议。将这些建议定期进行记录，根据建议并结合学校教学实际，来合理地调整学校的课程设置和培养计划，使得学校所培养出的人才逐步符合社会岗位需求。

三、结束语

综上所述，当前学校人才培养和社会就业需求存在结构化矛盾，近几年学校教育也在根据社会岗位需求不断地做相关调整。而学校档案管理从就业的角度也能够为学校的人才培养提供一定的指导性作用。当前学校的档案管理在就业服务方面存在部分问题，本文主要总结了三大点，并针对这三大点提出了针对性的解决方案，以期研究结论能为学校的档案管理工作提供一点参考性价值。