事业单位档案管理信息化建设分析

文/潍坊市奎文区爱国卫生服务中心 江云

信息时代，先进的信息技术在我国的各行各业都有着一定的应用，并且促进了我国的国家建设以及经济发展，所以为了能够更好地适应事业单位当前的发展要求，应该努力地提升信息化技术在事业单位档案管理工作中的应用效率，提高档案管理工作的信息化水平，采用先进的信息化技术来管理档案信息。本文主要是针对我国档案管理信息化建设的特点以及现状进行了分析，然后提出了一些促进事业单位信息化建设的建议，希望能够将信息化技术在我国的事业单位档案管理中的作用有效地发挥出来。

一、档案管理信息化建设的特点

（一）档案管理数字化。传统的档案管理方式主要是以纸质档案为主，而资料查询也需要行仔细查找才可以，而信息化档案管理则是通过相应的信息化技术将纸质档案上的信息转化为数字化信息,在电脑等设备或者是网络中储存，一般在进行信息化档案管理的过程中，都会通过各种信息化技术来构建一个数据信息平台，档案管理人员通过操作相应的技术与软件，将各种信息进行分类归纳，然后通过设置相应的数据检索程序，向人们提供数据信息资料查询功能。

（二）档案管理网络化。档案管理信息化的关键就是运用网络进行各种数据资料的传输，在进行档案管理信息化建设的过程中，主要是以互联网为运输载体进行资料传输，从而能够实现档案数据的快速收集与传输功能。互联网是档案管理各个信息化技术的链接通道，是实现档案管理信息化建设的重要元素之一。

（三）档案管理智能化。当前我国可持续技术不断地发展，各种智能化技术也已经被研究出来，而在进行档案管理信息化建设的过程中，智能化也是管理信息化中的一部分。作为信息化档案管理，在档案资料收索、筛选过程中有着一定的促进作用，由于各种先进技术的应用，使档案管理工作更加智能。而信息化档案管理工作在进行的过程中由于其智能化的特点能够有效地缩短档案内容的获取时间，从而提升档案管理的效率。

（四）档案管理的简易化。相较于复杂的传统档案管理工作，信息化档案管理工作由于采用了多种先进的技术，能够快速地实现相应的管理目的，大大简化了档案管理的工作流程，原本需要多个环节的工作，通过信息技术能够直接实现。

二、档案管理信息化建设的重要性

当前传统档案管理模式的弊端越来越突出，已经不能够满足当前我国事业单位发展的需要，所以当前应该要努力地加强档案管理信息化的建设。

（一）提高事业单位资源的利用效率。加强档案管理信息化的建设能够有效地促进我国事业单位在进行档案管理过程中各种管理资源的利用效率，以最小的成本实现档案管理效率的最大化。事业单位工作人员通过信息化技术对各种信息数据进行分析，从而提高自身的决策科学性以及合理性，在人力资源调动上面能够更加的合理，提高人力资源的利用效率，降低事业单位正常运行的人力成本，并且还能够对事业单位的人力资源起到一定的优化效果。

（二）提高档案管理工作的效率。随着事业单位不断地发展，各种档案资料的数量不断地增加，而传统的手工档案管理模式工作效率不能够全面地进行档案馆管理，并且在进行档案信息检索的过程中，由于档案的繁多，也会出现各种问题。而在进行档案管理信息化建设之后，工作人员可以通过相关的信息化技术来进行档案管理，信息化技术则是能够有效地避免各种人工问题，采用数字化形式来展现事业单位的档案信息，从而深化档案管理工作的信息化。并且通过相应的检索工具能够实现高效的信息检索，在短时间内就能够查找到人们所需要的档案资料。

三、事业单位档案管理工作的现状

（一）事业单位档案管理信息化制度不够完善。由于大多数的事业单位缺乏对于档案管理工作的重视，所以在进行档案管理信息化建设方面也并不太关注，导致在进行建设的过程中，大多数的单位都不能够清楚地掌握自身的发展状况，导致信息化档案管理制度不符合自身的发展需求，从而影响到了信息化档案管理工作的开展。还有就是一些事业单位虽然具有比较完善的信息化档案管理制度，但是却不能够有效的落实，在制度落实中存在着一定的问题，缺乏比较有深度的管理操作。并且在进行档案管理工作调整过程中，由于不能够明确工作人员的具体工作责任，导致工作人员在进行工作的过程中，导致档案管理工作比较混乱，使档案管理信息化建设只能够停留在表面，并不能够充分地发挥信息化技术在档案管理中的作用。

（二）事业单位档案管理信息化建设的资金投入力度不高。由于档案管理信息化建设工作不能够受到事业单位领导的重视，使得档案管理信息化建设经费不多，不能够有效地实现信息化建设，并且对于档案管理工作的开展也有着一定的影响，再有就是财政部门在进行拨款的过程中，由于没有考虑到档案管理工作信息化建设的项目，导致资金出现不足的现象，或者是一些经济不太发达的地区本身的经费不足，导致在进行档案管理信息化建设的过程中受到经费的限制，信息化建设不够完善，进而使得档案管理工作人员在工作的过程中由于设备条件比较差、工作比较繁重等因素影响到自身的工作积极性，从而影响到档案管理工作效率的提升。

四、加强事业单位信息化建设的有效措施

（一）提高信息化档案管理意识。为了能够加强事业单位的档案管理信息化建设的力度，首先就是要提高对于档案管理的重视程度，在进行事业单位运行的过程中，相关的领导人应该能够明确在事业单位发展的过程中档案管理工作的重要意义，同时还应该要在资金支持方面提高相应的倾斜力度，从而使事业单位的档案管理人员得到充足的资金进行档案管理信息化建设。引入先进的信息化技术设备，提高档案管理信息化水平，加强档案管理工作人员工作训练，提高工作人员的工作能力以及技术设备的操作熟练度，确保档案管理工作能够顺利高效地开展。

（二）完善信息化档案管理制度。要做好事业单位档案管理信息化建设工作，还要做好档案管理信息化制度的完善工作，要能够从事业单位的实际发展情况出发，将档案管理工作的实际情况同事业单位的发展需要以及当前的科学技术水平有些结合起来，从而制定出符合事业单位发展要求的信息化档案管理制度并且不断地进行完善。由于档案管理从传统管理方式往信息化管理方式转变，所以还应该要做好相应的工作调整，优化工作程序，明确工作岗位，做好工作人员工作责任的划分，要做好相应的制度落实工作，还应该要制定有效的信息化档案管理工作的监督制度，以此来约束工作人员的工作行为，确保档案管理工作能够顺利地开展。

五、小结

当前我国的事业单位在发展的过程中会产生越来越多的档案资料，给自身单位内部的档案管理工作增加了压力，导致档案管理工作不能够有效进行，并且信息化技术在我国的应用越来越广泛，对于我国的各行各业都有着一定的促进。为了能够更好地满足事业单位发展的需求，事业单位应该要加强档案管理工作信息化建设，从而提升档案管理工作的工作水平通过各种先进的技术来提高档案管理效率，更好地为事业单位的发展提供帮助。