新形势下档案管理工作规范化探究

时间：2024-06-04

文/荣成市统计局丛涛滋

档案管理工作是把档案实体和档案信息相互结合到一起进行管理并且提供良好服务的业务工作，与此同时，这也是我国档案事业中不可缺少的一个环节，从当前情况来看，该项工作对于各个领域都有着直接性的影响，基于此，加大对档案管理工作的关注度很有必要。在近些年内，我国信息技术水平有了明显的提高，因此，对档案管理工作加以规范很有必要，并且要想将档案管理工作的规范性更好地体现出来，还应当明确档案管理期间存在的各项问题，制定出有关的对策，以此保证档案管理工作进一步运行。

一、档案管理工作遵循的基本原则和重要作用

（一）基本原则。档案管理，一般是针对档案中的信息进行管理，在这其中，主要涉及了档案价值鉴定、统计和档案编辑以及利用等多个方面，其可以将事业单位的整体运行历程体现出来。在档案管理工作实行期间，应当遵循多项原则，比如安全性原则、完整性原则以及便于利用的基本原则。并且，为了大力遵循这些原则，管理人员还需要有着良好的素质和工作能力，从而促使档案工作更好开展。

（二）档案管理工作的重要性。当前阶段，大多数事业单位还没有加大对档案管理工作的重视力度，因此，对于档案管理人员来讲，需要将档案管理工作的重要性有效体现出来。目前，大多数行业的研究人员纷纷对档案管理工作进行了详细的探究，而且产生了良好的性能，本文在详细探究的过程中将档案管理工作的重要性分为了以下几点：1.从长远角度来看，加强档案工作管理力度是推动事业单位稳定运行的关键，不过，管理工作除了包含到单位部门中诸多的工作人员之外，与此同时，还是判断工作人员工作能力的主要方式，做好档案管理工作能够达到对人员整体素质的全方面评价。2.合理的档案管理工作为事业单位决策人员提供了完善的资料，并且为决策人员制定未来的发展方案提供了良好的依据，通过对档案资料进行整理，人们可以有效地了解和认识到事业单位的工作情况以及存在的各方面问题，并且结合实际情况提出一系列的解决措施，以此合理地规划事业单位后期发展方向。此外，还能够确保决策人员获取完善的资料，在加强各项人员相互交流以及合作的基础上进行工作。3.在新形势发展的背景下，档案管理工作的开展是提高社会经济效益的主要方式，通过对档案管理方式进行全面的改进和完善，将单位实际运行情况有效地体现出来，可以为事业单位树立良好的形象，增强单位竞争实力。

二、新形势背景下档案管理工作存在的问题

伴随着各项领域的快速发展，档案管理工作的作用越来越重要，并且人们对于档案管理工作提出了非常严格的要求。基于档案管理工作实际运行情况可以看出，还存在着诸多的不足之处，大体上表现在以下几个方面：

（一）档案管理受到的关注度不高，制定的管理体系不健全。1.基于各项领域运行情况得出，大多数事业单位在运行期间，比较关注硬件设备的改进以及管理人员自身技能的提高等多方面，而对于档案规范化管理工作的重视度不高，这一现象严重影响了档案管理工作效率的提高，无法达到档案管理的目的。2.从事业单位运行情况来看，档案管理环节产生的效果较低，存在的问题比较多，比如管理制度不健全以及管理内容不完善等，根本无法促使档案管理工作稳定开展，也就是说，达不到规范性的档案管理工作。基于各项领域实际运行情况可以看出，大多数档案管理工作均是借助以往传统管理体系加以落实和开展的，可是该项制度比较传统和单一，根本没有办法满足当代管理要求，完全约束了事业单位进一步运行。

（二）档案管理方式单一，信息化水平有待提高。自从我国迈入了信息化时代之后，档案管理工作必须满足时代发展需求，对档案进行信息化的管理工作，然而从现有的档案管理工作实际运行情况来看，档案管理方式较为单一，信息化水平不高，尚不符合社会对于档案管理工作提出的高要求，大体上体现在以下几点：1.采取的档案管理方式滞后，依旧应用以往传统的手工登记方式，不利于档案工作质量的提高。2.在档案管理期间没有有效地对信息化技术进行应用，即便是应用了也没有将该项技术的优势体现出来，最终对档案管理工作后期运行造成了阻碍。

三、新形势下档案管理工作的规范化策略

（一）加大对档案管理工作的关注度，制定完善的档案管理体系。1.在当代社会发展背景下，为了提升各个领域档案管理工作的规范性，就要求相关人员加大对档案管理工作的关注程度，明确认识到档案规范化管理具备的价值，正确看待档案管理效率和人力资源之间的联系性，制定出有关的对策提升工作效率，促使管理工作朝着规范性的趋势迈进。2.要想将档案管理工作的规范性体现出来，就应当提升档案管理工作的稳定性和合理性，这不仅是档案管理稳定运行的基本形式之外，还是确保档案管理规范性的基本保障。目前，我国各个部门针对档案管理工作纷纷制定了一系列的法律法规，其直接影响了档案的管理和整理，不过，需要明确注意的一点是，因为社会经济速度的加快，档案类型逐渐增加，管理工作面临诸多难度，所以，工作人员需要紧跟时代发展步伐，有效的改进和完善档案管理方式，增强人员自身素养，从而达到档案管理制度化建设的目标。

（二）提升档案管理信息化水平，加快该项工作的信息化进程。要想确保档案管理工作和时代发展需求相一致，就应当提升档案管理信息化效率，对于以往单一的档案管理工作来讲，通常是以人工记录方式为主，可是，纸质档案经常丢失，不利于档案管理工作有效性的提高，不过，信息化时代对于档案管理工作提出的要求是非常高的，这就需要引进信息化管理软件，在增强档案管理效率的基础上促使其规范性开展。

（三）规范档案管理工作。现阶段，要想更好地服务于国家经济社会，档案管理工作也需要遵循市场经济活动运行规律，朝着良好的档案管理方向迈进。从实际情况来看，对档案信息资源进行开发以及利用能够为档案管理人员制定相应的决策提供信息资源，将档案管理的价值体现出来。其次，根据事业单位实际运行情况对档案进行整理、收集和储存，采取新型的信息检索工具达到共享信息资源的目的，制定完善的检索制度，提升档案使用效率。针对非常重要的档案资料，必须严格对其进行保存和管理，应用微缩的方式使用该项资料。然后，派遣专业性的人员对档案资料进行监管，增强资料的完善性。最后，改进档案管理方式，强化档案库房基础设施建设，降低外界不良因素对于档案产生的影响，在提升档案使用效率的基础上确保完整性。