高速公路文书档案管理规范化建设分析

文/莆田市轨道交通有限公司 胡凌云

随着我国现代化建设脚步的不断加快，高速公路无论数量还是质量，均得到了明显的提升。同时高速公路文书档案管理作为高速公路管理工作中的重要组成部分，对高速公路的发展、建设均有着十分重要的意义。但就目前来看，高速公路文书档案管理中仍存在许多不足，需要进行规范化建设，提升高速公路文书档案管理的管理效率。基于此，相关单位及工作人员应积极促进改革的深化，完成新时期赋予自己的重要任务。

一、高速公路文书档案管理的重要作用

高速公路具有加快现代社会发展进程及提供优质交通服务的作用，在对其进行建设与管理的过程中，会产生大量的资料与信息，要求相关部门及时做好文书档案的记录、分析与整理工作，便于日后工作的顺利开展。在具体管理过程中，要求所有的文书档案均呈现规范、精准、完整的状态，并且必须是原件，以保证文书档案中信息的真实性与准确性。同时大量文书档案信息的来源均来自于不同的单位与部门，是在其开展职能活动当中所形成，关乎各单位与部门的重要工作内容，因此做好文书档案工作对管理者有着十分重要的作用。如今，我们已经进入21世纪，而21世纪是信息化时代，因此要想从根本上提高文书档案的管理水平，需要顺应时代要求，加强网络技术、信息化技术的应用，最终实现高速公路文书档案管理的规范化建设。同时为确保档案信息不被丢失或破坏，可采用纸质、电子两种保存方式相融合的方法，实现优势的互补，进而进一步提升高速公路文化档案管理工作的质量与效率。

二、高速公路文书档案管理的特点

在进行高速公路文书档案管理工作的过程中，首先应明确其具体特点，进而合理地制定管理对策，提升管理效果。

（一）行业特征性明显。简单来说，高速公路文书档案管理工作就是对高速公路在建设、管理过程中发生的事件进行整理与记录，包括事件的发生时间、具体经过、结果等。管理者应在其中充分发挥自身的专业能力，根据特点的不同来实现科学分类，并遵循相关原则实施存储与归档。同时要注意资料的完整度与安全性，为后续工作带来便利。

（二）信息量庞大、复杂。文书档案在整理与记录的过程中，会涉及不同领域及部门的知识内容，并会经历漫长的时间迁移，因此信息量十分庞大与复杂。因此在实际管理过程中，可本着科学、真实的原则，探究文书档案与实际建设、管理情况的符合度，稳步推动高速公路事业的稳定发展及文书档案管理的科学化建设，并实现记录载体的多元化发展。

三、高速公路文书档案管理的不足

（一）管理制度有待完善。在以往的高速公路文书档案管理工作中，部分单位已经制定了相应的管理制度，但随着管理内容与范围的不断扩增，传统的管理制度已经无法满足现如今的管理需求，包括责任不明确、细则模棱两可等，这会阻碍文书档案管理工作的顺利开展。并且若无管理制度的规范与约束，在对文书档案进行移交与保管时，容易因各种因素造成后期文件的遗失，不仅会使有效信息发生流失，还会影响后续工作的开展进程，后果十分严重。

（二）规范程度偏低。文书档案管理工作的开展必须确保其具有较高的规范程度，以起到提升管理效率的目的。但就目前来看，虽然大部分管理单位引进了相应的电子管理技术，但其在实施过程中仍需借助人工操作来完成相应的任务，进而无法避免一些客观问题。另外在文书档案质量不断提高的背景下，管理人员的工作压力及工作量与日俱增，而文书档案管理要求其必须做到登记、整理、分类、入库以及维护等环节的无缝衔接，若不能加以规范，一旦某个环节发生失误，均会产生连锁反应，影响了日后的查询工作。还有文书档案管理工作规范化程度较低的话，还易造成文书资料的破损，若这些损坏是不可逆的，由此带来的损失将是我们所无法估计的。

（三）缺乏专业的管理人才。管理人员是整个文书档案管理工作的执行者与落实者，要求管理人员必须具备扎实的专业基础与良好的综合素质，完成文书档案的起草、收发等工作。但就目前来看，即使部分公路管理部门专门聘请了专业的档案管理人员，但其并未涉及公路建设及管理方面的知识与内容，经验尚浅，进而在管理中并不能从多方面去考虑问题，容易做一些无效的文书档案管理工作，不仅让管理人员感到挫败感，打击其工作积极性，还会造成工作效率的降低。

（四）存在错误认知。高速公路文书档案管理工作是一项系统工程，要想加强信息化建设，需要大量的资金投入，但大多数地区的高速公路文书档案管理工作均缺乏必要的财力支持，致使档案管理工作的信息化程度偏低。同时，一些高速公路管理部门还存在“只有加强公路工程建设，才能实现更好发展”的错误认知，究其原因，是因为进行文书档案管理建设需要购置大量的新型设备，但却不能带来直接性的经济效益，进而未能及时引进先进的信息技术，严重制约了文书档案管理工作的开展。

四、高速公路文书档案管理策略

（一）完善管理制度，实现合理分工。为推动高速公路文书档案管理工作的顺利开展，首先应完善相应的管理制度。因此在具体制定过程中，应本着详细化、简单化等原则，对以往管理制度进行分析与梳理，发现其中的不足，基于现状，对管理制度进行补充与完善。同时面对日益增多的文书档案数量，工作人员的工作量与工作压力也不断增加，针对这一情况，可依照完善的管理制度进行分工，明确各部门及个人的具体责任，并通过合理分工，调动工作人员的积极性，让其发挥自身优势，实现文书档案的高效管理。

（二）加大扶持力度，加强管理队伍建设。时代的不断发展要求高速公路文书档案管理工作必须提升信息化水平，而实现这一要求的基础便是购置大量的信息化设备。这需要相关单位应充分认识到档案信息化管理的重要性，不断加大资金投入，做到先进多媒体器材及电子仪器的及时更换，并对现有的部分电子软件实施升级，以达到优化、改善工作环境的目的，有效提升文书档案的电子信息化水平。同时，还要加强管理队伍建设，定期开展培训活动，提高管理人员的综合素质，也可在社会中公开招聘一些复合型人才，使其掌握先进的理念和技术，切实提高管理队伍的综合能力。各部门应加强合作与沟通，实现资源的转化与共享。

（三）转变管理理念，坚持创新。在社会不断进步的背景下，时代赋予了各个行业新的任务与使命。而高速文书档案管理工作关乎交通事业的发展与建设，要求管理人员必须实现管理理念的转变，坚持创新，以科学发展观和社会主义核心价值观为引导，积极学习新的知识与思想，做到与时俱进，让自己的电子知识、技术与综合素质得到提升。还要在实践中不断探索，突破传统思想的桎梏，使自身在文书档案信息化建设中的角色从被动变为主动，进而为之后的文书档案信息化管理工作奠定良好的基础。

五、结束语

综上所述，在科学技术与社会经济的不断发展过程中，公路事业作为国家发展的命脉，应必须做好文书档案管理的管理工作，明确其重要作用与特点，同时通过分析其管理过程中的不足，利用完善管理制度，实现合理分工、加大扶持力度，加强管理队伍建设、转变管理理念，坚持创新等管理手段，切实提高相关部门及工作人员的管理水平，推动公路管理事业更好发展。