新形势下会计档案管理相关问题研究

文/昭通市彝良县价格认证中心 张广平

随着现代信息化产业的迅猛发展，我国很多单位已经有将资料转化为数字化的能力。新形势计算机技术贯穿在人们生产生活的全过程中，对于快速提高会计行业档案管理电子化进程效率。加快健全发展现代管理模式，充分激发会计档案管理资源潜能，有着重大意义。

一、会计档案管理现状

随着依法治国理念在我国社会主义建设过程中的深入推进，会计档案管理也应该可以找到相关法律支撑，走上有法可依的法治轨道。在现今依托互联网与大数据多媒体的迅速发展背景之下，传统的会计档案管理环境发生了变化，传统方法受到来自于互联网、多媒体、云存储技术这类先进技术的强烈冲击。并且随着法律法规的不断修订完善，原有法律、法规如今已不能解决一些在会计档案管理过程中出现的问题。目前我国的档案管理制度长期存在着诸如档案管理制度不完善所造成的大量会计账簿、会计报表、银行账单丢失的问题，这些固有的问题所带来的对于经济管理工作的负面影响十分严重。随着此类问题的积压，目前我国已经逐渐意识到问题解决形势迫在眉睫，也意识到一些目前实施的会计档案管理法规的不足之处，在相关部门的关注与讨论下，财政部在2015年5月向社会征求意见，公开修订1998年颁布的《会计档案管理办法》。

二、会计档案管理存在的问题

（一）领导观念传统，不重视档案电子化。由于目前单位领导思想过于传统，没有紧跟社会发展脚步，观念比较落后。缺乏给予足够的重视到会计档案电子化管理。造成忽视档案追随电子化发展的主要原因源于普遍社会观念的偏差。很多公司会计档案的定位就是为了对付上级领导检查工作以及审计。除此之外，并且由于一些领导，出于对个人利益或所在公司单位内部团体利益，利用某些手段强迫会计人员粉饰真实财务状况，导致会计数据失真。并且由于缺乏完善规范制度，制约会计档案工作，也使得会计档案的真实性无法保障。对内部的工作而言，这样固有的观念就会使一些行政事业单位和企业忽视了会计档案亟待电子化的现实需求，其所需要关注的关于存储、管理、共享便利性等功能等升级被搁置。

（二）工作人员知识储备受限。在会计档案管理初期阶段，管理人员所采用的方法为一般管理方法，这种方法主要来源于历史学文献学等学科。随着会计档案管理向电子化方向的发展，必须将其管理人员传统思维与现代信息化相结合。原有会计档案管理人员在以往的工作环境中，对传统的纸质化档案管理已经形成了定式，虽然其对会计管理理论知识以及方式方法轻车熟路，但是缺乏现代化信息系统操作思维。很多老员工不懂电子文件以及关于信息储存、检索以及传输的技术。年轻的档案管理人员虽然比较了解后者，但是却缺乏老员工所具备的会计档案管理知识。

（三）档案数据存在一定风险。相关软件开发时间较短，整个体系系统并不成熟，还有待完善提高。在具体的电子化实践中由于工作管理人员工作上的不到位以及失误，电子档案被破坏，其真实性更不能得到保障。加上电子数据本身所具备的容易复制特性，电子数据可以被轻松更改，那么最终就很难鉴定和区分档案资料与原始数据。并且在实际工作中，会计档案电子化其数据保存以及应用在整个流程上的进行上不能得到全方位的安全保障，存在较大风险。这也是因为电子档案保存在计算机上，而电子计算机无法避免不被病毒所攻击。这一现状目前无法全面解决，是因为尚无法完全保证所有存储介质的质量以及安全性、可靠性达到设计标准，并且闪存盘和硬盘的工作受环境条件的影响较大，电磁环境、自然灾害等不良环境条件 会影响闪存盘和硬盘的使用寿命，这也加大了电子档案管理的难度，使得数据的完整性在存储较长时间后难以保证。

三、提高人力资源管理发展水平的对策

（一）培育领导新管理观念。从管理者的角度上，注重各级领导在管理人员培训、资金保障等方面的相应支持，以加快会计档案管理的科学化进程。在现代的发展过程中，单位领导者思想需要更新。及时摒弃困守旧思想而造成的管理障碍。上级领导部门需要加大对下级部门会计档案管理督察工作，及时划分清楚，财务部与档案部门管理职权。树立健全符合现代要求的会计档案管理理念，使用创新型思维进行管理。从内部环境和外部环境切入，共同创造符合现代化办公需求的会计档案管理。

（二）完建数据从收集至应用保障工作。在会计档案数据整体过程实施中，要逐条落实责任制，将每条数据对标到个人。建立完善数据上传及储存的相关制度以及监督机制，以此来确保数据的保密性。在数据保管的过程中，要特别注意对比相关数据是否一致，并且利用多人储存监督的方式保证数据一致。对于数据网络传输中，为防止在传输过程中，相关数据被恶意修改，甚至抹去，必须要单独建立网络共享制度，将用户管理人员和使用人员相隔离。用这样互相分离的工作人员机制确保工作个体无法单独对数据进行修改操作。在会计档案电子化管理及网络信息系统上，需要注意不同数据相互结合，并且在数据上传过程中，需要有加密设定。

（三）培训专业会计电子档案的管理人员。我国目前会计档案管理工作中存在许多不足。相关部门之间沟通衔接不连贯，上级部门对下级部门检查缺失，财务部与档案管理部缺少沟通，造成了混乱现象。因此，规范会计档案管理要确切落实到其所涉及的各个环节中。从数据收集到最后的保管植入高新技术，组建专业团队。吸纳高素质的专业性人才是组建团队的基础。在人才培养过程中，要注重对会计、计算机技术以及档案管理三方面进行培养。培养方式可以分为职前以及职后。职前培养主要是通过全国各大院校的高等教育。职后的培养方式可以由企业对接进修教育或引进相关专业人才进行继续教育。通过这两种方式来培养具备复合型知识的人才。大力重视现在人才的培养和引进。将考核的重点放在能力水平上为现代人才创建一个公平的竞争平台。从精神层面上面给员工鼓励和支持。让他们放心大胆地干事业，在这样的工作环境下，努力培养单位的新人才储备。

四、总结

在现代化互联网、多媒体云储存等高新技术的环境下，我国会计档案现代化管理的研究也在不断深入拓展。笔者认为，会计档案工作模式创新迫在眉睫，长期拘泥于过去的管理方式会阻碍企业长久发展。学会正确利用会计档案管理才能对企业发展的科学研究有保障。新形势下我国目前面对的会计档案管理问题比较多。由于数字化档案管理起步晚、发展缓慢、没有得到相关领导的重视、缺乏法律规范与安全保障导致我国会计档案管理落后于先进的欧美国家。首先，对这一问题的解决需要企业提高重视、建立起来管理组织框架，培养具备会计专业知识、档案管理知识、计算机知识的新型复合人才，提高管理人员专业知识水平。其次，国家层面应该针对会计档案管理工作制定相应管理办法。通过完善的法律体系，利用数字化加密技术对档案进行安全保障落实。会计档案管理电子化是技术进步带来的必然革新。将极大有效提高工作效率，对促进管理有着规范化的现实意义。在未来的工作中也需要科学灵活的调整管理方式，利用电子化服务为档案管理提供便利。