完善社区服务中心档案管理的措施

文/内蒙古兴安盟突泉县突泉镇街道管理服务中心 彭建玲

社区服务中心档案管理，能够促进城镇基层组织建设，完善社区服务功能，有利于提高社区服务中心工作质量。但是从现阶段我国社区服务中心档案管理的情况来看，其中还存在一些不容忽视的问题，比如管理体系不完善、档案管理方式陈旧等等，这在一定程度上阻碍了档案管理的开展，基于此，强化社区服务中心档案管理力度，进一步促进档案管理工作的完善已经成为社区服务管理的重要内容。

一、社区服务中心档案管理的意义

社区档案是记录社区活动重要信息的载体，包括文字、影像、表格等多种形式。社区服务中心结合实际情况，将档案进行分类，比如基础设置档案、财务档案、文书档案等等，这些档案能够为社区服务工作提供指导，也记录社区服务中心发展建设的重要凭证。社区活动是一项持续时间比较长，并且较复杂的工作，这一工作的主要责任就是化解人与人、人与社会之间出现的问题。社区服务中心的工作存在于人们生活中的各个领域，进而其档案中存储的内容也丰富起来。社区服务中心开展工作之前，需要对其服务范围内的居民情况进行了解，这样才能保证各项活动能够有序开展，与此同时，档案工作者还要对活动中的重要信息、活动内容进行详细记录，整理、归纳后收入档案，为日后相关工作的开展提供参考。社区服务中心档案管理的关键，是全面掌握社区内部相关人员以及群众的情况，根据群众需求组织服务工作，在这个过程中工作人员要积极与群众进行交流和沟通，获取群众的信任，建立和谐的社区关系，最终达到提高社区服务质量与群众生活品质的目的。

二、社区服务中心档案管理的完善措施

（一）加强宣传力度，提高档案管理人员的管理意识。社区服务中心档案管理工作开展时，应该利用各项宣传手段，不断提高档案管理人员的管理意识，使其综合素质能够全面提高，进而能够提高档案管理工作的效率，区别社区服务中心管理工作能够越来越规范越来越科学，保证所有档案资料都能完整且系统，避免档案出现随意放置有所损坏等现象发生。比如：社区服务中心通过定期开展宣传教育活动，普及相关法律、法律，提高档案管理人员遵纪守法的意识，实现档案管理规范化；通过安排管理者参与培训学习活动，提高其档案管理技能，促进先进管理理念与管理技术的引入，提高档案管理队伍整体素养；制定完善的监督、管理体制，定期开展档案工作检查与监督工作，严格按照规章制度的要求，对不规范行为进行严惩，奖励表现突出、成绩优异的工作人员；建立激励机制，对工作认真负责、工作实效高的管理者进行提拔或者奖金鼓励，最大限度地激发管理者工作效率；结合实际社区中心服务内容以及工作需求，灵活运用宣传策略，强化管理者管理意识与服务意识，促进档案管理工作水平提升。

（二）完善管理制度，为档案管理工作提供有力支持。社区服务中心档案管理工作开展时，应该结合社区服务中心档案的相关内容和特点，制定出对应的系统性档案管理体系，确保档案工作能够规范、有序地进行，不断推动社区服务中心的发展。社区服务中心的档案管理人员，应该根据方案的相关法律要求，有针对性地对资料管理制度内容进行完善，尤其是在档案信息资料的收集、归纳、管理、使用等流程的管理，内部必须要详尽，能够保障其中每个环节的规范性、安全性，避免档案信息资料丢失，或被篡改。采用动态监督管理机制，随时关注档案管理情况，一旦发现档案信息丢失，或者档案损害等情况，必须要立即采取措施进行补救，确保档案信息的完整性、真实性、可靠性。社区服务中心档案管理工作内容多，管理范围广，因此工作内容相对繁杂，对档案管理者专业素养、管理技能、工作态度等方面的要求很高。比如：社区服务中心应该定期开展相关专项会议，在会议中针对档案管理工作中的典型问题，以及普遍性问题进行研讨，明确档案管理工作重要性，将档案管理工作的责任落实到人头，在问题发生时能够立即找到相关责任人，解决问题，保障档案管理实效。另外，建立完善、科学的档案管理监督机制，强化档案管理监督、检查力度，通过监督、检查、管控等手段，保障档案管理质量，结合相关法律法规，促进档案管理规范化、制度化。社区服务中心档案的相关人员，要端正工作态度，能够积极投入到本职工作，积极参与相关培训与宣传活动，不断提高自身专业技能与工作效率，为社区服务中心档案管理工作提供最有利的支持。

（三）建设硬件设备，保障档案管理工作的顺利开展。社区服务中心档案管理工作的有效开展，离不开一些硬件设施的配置，所以，社区服务中心的相关部门，应该定期检查并且维护硬件设施，同时要结合实际情况，不断提高硬件设施等的配置情况。首先，对于档案存储的库房，应该做好潮湿、灰尘、阳光、高温、虫害等的防护，购买相应设备，档案管理部门应该设置对应的岗位，有专人负责管理和维护硬件设备。做好档案管理环境建设，电子档案储存过程中计算设备可能会因为一些外部因素，导致档案信息资料的丢失或者损坏，比如，室内温度、湿度等，因此，档案管理者要定期对档案室环境进行检查，将可能会导致计算机系统故障的因素一一排除。社区服务中心的档案管理工作中，还应该结合现代社会的发展，设置一些专业的现代化设备，如照相机、摄影机、扫描仪、打印机以及计算机等，这些设备能够帮助档案管理人员更加高效地开展工作，这些设备在进行档案的立卷、检查、查询、编目、统计以及借阅等内容中，都会用到，有效利用这些设备，一方面可以大大提高工作效率，另一方面还能够有效存储档案信息，作为一种备份。

（四）利用信息技术，提高档案管理质量和效率。在现在这个信息社会，传统的社区服务中心档案管理方式已经老旧，不适合当前的时代要求，也不能满足现代人们的需要，并且还会消耗较多的资源。在社区服务中心开展档案管理工作，应该引入信息化的技术手段，利用现代信息技术的电子档案的形式，取代传统的纸质版存储方式，建立全面现代化电子化管理的社区服务中心档案，最大程度上保证档案资料的完整性，同时也会大大节约资源的使用。电子版档案比纸质版档案更具有存储优势，一方面大大节约存储的空间和人力，另一方面保存的时间也延长了。电子版档案的存储形式多样化，可以用光盘、硬盘、U盘等形式进行存储，不仅可以节约存储的空间，还会降低档案管理人员的整理和维护的时间，大大降低档案管理人员的精力和时间成本，全面解放了一些人力资源，并且电子档案存储更加安全，传统纸质版档案保存时会受到一些温度和环境的影响，造成损坏，而电子档案的保存不会受到这些环境等外界因素的影响。社区服务中心档案管理部门想要实现电子化档案管理，所以，一定要对相关的管理人员进行信息技术的培训和指导，保障档案信息化管理的顺利实施。

三、结束语

在信息化时代，人们的生活节奏越来越快，对生活品质的要求也在不断提高。社区服务中心作为基本社会保障体系重要组成部分，其在人们生产、生活中发挥着不可取代的作用。为了给城镇居民提供更加优质的服务，为居民营造更加积极、健康的生活氛围，社区服务中心应该通过强化内部管理，提高社区工作质量。尤其是在档案管理方面，相关工作人员应该积极引入先进的技术手段，构建完善的档案管理制度，通过一系列相关对策，提高社区服务中心档案管理水平。