林业档案开发利用与规范管理分析

时间：2024-06-04

文/长白山森工集团敦化林业有限公司周丽娜

在生态化建设进一步深化的背景下，林业档案管理工作在其中发挥着积极作用，通过将林业档案资源有效地开发利用，对林业建设的发展提供参考，为林业发展起到促进作用，充分发挥林业档案的价值作用。

一、林业档案价值和管理的不足之处

（一）林业档案的价值体现。林业是国民经济发展当中的重要组成部分，林业的建设发展需要从多方面加强重视，其中，档案是较为关键的内容，通过档案的利用能为实际的林业生产、建设、管理提供有价值的依据信息等。档案是从生产实践中得来，所以有比较高的利用价值，也是研究林业的关键资料，有原始性的特征，是科研工作开展的重要信息内容，为林业生产、设计以及领导的决策等等提供了有价值的依据。档案不能直接创造经济效益，但是能为林业生产科研和林业的持续发展等提供相应的参数和依据。资源档案是不可再生资源，是无数工作者共同努力的结果，需要随时更新造林调查设计具体资料，保障林业资源管护合同有效，同时具有保密性以及连续性，要充分注重做好档案管理工作，不仅促进了林业资源的发展，同时也为林业经济更好更快地发展起到积极促进作用。

（二）林业档案的管理不足之处。从当前林业档案管理的现状来看，还存在着一些问题，阻碍了林业档案现代化的科学发展，主要体现在几个层面：1.档案材料收集整理缺乏规范化。林业档案管理工作中涉及的内容比较多样化，且基数比较大，内容繁杂，这就需要在每个环节都要保障其工作的规范实施。有些基层单位没有认真贯彻落实《档案法》和《文件材料归档范围和保管期限表》等，致使文件整理不够规范，保管期限划分不准确，大大降低了归档率和完整率。虽然有些单位已经实现了档案信息化管理，但是在项目填写、题名录入、密级划分等方面的细节录入上还存在着不准确、不规范、不明确的现象，严重影响了档案的质量。2.档案管理体制不健全。科学、严谨、统一的管理制度，是提升档案管理质量的必要举措和基本要求，是档案管理工作的有效措施保障。一方面，随着档案管理工作的开展突飞猛进，管理体制也随之发生了重大变化，以往单一、粗放的管理体系已经不适应现代的发展需求，逐渐被多元化、信息化的管理体制所代替，这就需要不断深入修正、补充和完善档案的工作制度体系和工作规范及理论方法来提升档案的工作制度体系建设水平；另一方面，档案的信息化管理还处于发展、探索和逐步的推广使用阶段，还没有被一些偏远地区的基层单位接受和认可，对此意识薄弱，禁锢于传统的管理模式，致使档案管理的科学发展停滞不前。3.档案材料载体的单调化。现有的档案管理模式正处于转变和发展过程中，档案材料载体多样化发展还在进一步的实践和探索中，存在着一定的局限性和弊端。以手工操作的纸媒为主要载体的传统档案管理模式，不仅工作量巨大，耗时长，操作步骤复杂，而且档案所占用的空间面积也比较大。导致不能及时、准确、快速地对档案材料的信息进行提炼加工处理，造成信息资源部分闲置和浪费。在基础设施建设方面，有些地区和基层单位还停留在传统的档案库和档案柜时代，软硬件建设严重落后，档案管理设施的简陋、陈旧、老化以及设施保管维护滞后，档案管理效率低下，无法保障档案的准确、高效、快捷的信息服务质量。

二、林业档案开发利用要点和规范管理的措施

（一）林业档案开发利用要点。林业档案的开发利用过程中，要从以下几个层面加强重视把握好开发利用的要点：1.注重开发利用的整体性和关联性。林业档案的开发利用涉及诸多的层面内容，例如档案信息编排的系统性不强，内容零散等现象，严重影响了档案信息的管理效果。因此我们要转变传统的管理模式，充分发挥档案的开发利用的整体性和关联性，利用计算机、光盘、微缩、多媒体等现代化管理技术和设备，对各门类的档案基础资料进行统一加工处理、集聚整合以及和业务部门之间网络资源共享利用，建立健全文档管理一体化、信息资源一体化的信息共享体系，充分发挥档案信息资源大数据共享优势，大大提升了档案服务质量、利用价值和利用效率。2.注重开发利用的前瞻性。林业档案开发利用，是服务于经济建设的需要，要用发展的眼光来看待。首先要和市场的发展需求相结合，走在市场的前面，为决策者提供有效的参考信息。其次要从服务的形式上进行创新转变，改变被动落后的管理现状，加强档案管理服务的意识，明确单位各发展阶段的方针政策以及核心的任务，从而有目的、有计划地开发和利用林业档案资源。再次，从开发利用档案是体制上创新，改变过去的以纸媒为主要载体的传统管理模式，运用现代化的管理手段进行深加工，迅速、准确的保障信息资源利用，促进档案深化改革的持续稳步发展。3.注重开发利用的高效化。林业档案的多渠道开发利用，为决策者提供及时准确有效的信息，需要加强重视档案信息建设工作，丰富馆藏，优化结构，充分发挥电子档案数字化平台的优势和信息检索的功能，以及开展在线服务等多种形式，通过具体的管理要求和资料信息相结合，有计划性地开发利用林业档案资料，提高档案的利用率。4.注重开发利用的渗透性。林业档案的资源开发利用实施到具体的工作过程中，要充分注重从渗透的角度出发，与具体工作状况相结合，注重馆藏内容以及利用效益等，档案信息的开发利用要和内部及相关部门之间渗透协调统一资源共享，最大程度将档案部门价值和作用充分发挥出来，从整体上提升档案开发利用质量的水平。

（二）林业档案规范管理的措施。林业档案规范化管理工作的落实，需要从多方面加强重视，如：1.注重林业档案规范化意识建设。受到传统观念的影响，档案工作若有若无的思想还存在于现在的档案管理工作中。因此，首先要统一思想高度，严格工作规范化的意识，摒弃懈怠的工作状态，加强宣传意识和服务理念，正确理解档案管理的重要性，主动促进林业档案管理工作的开展。相关领导层要对林业档案规范管理工作充分重视，将科学发展观的理念和林业档案管理工作紧密地结合起来，通过多样化的方式来宣传林业档案规范化管理的重要价值和作用，将林业档案管理纳入重要的工作内容。2.注重档案管理标准化建设。林业档案规范化管理的实现，需要加强重视标准化建设。从现代化的管理角度出发，制定林业档案管理的标准化制度，同时档案管理的工作提纲以及日常的管理细则都要明确化。首先要严格按照国家《档案法》的有关规定，做好相应归档材料的收集、整理、归档工作。要建立健全档案管理制度，从收集、归档、移交到日常的保管、借阅和利用工作，都要按照标准制度严格落实。其次，要积极并高效的开展档案业务的监督指导工作。组织深入学习相关的法律法规和业务知识，全面提升档案管理业务人员的自身素质和业务水平，夯实业务基础，不断提高档案科学化的管理水平。3.建立完善信息化档案管理平台。传统档案管理方式和当前社会发展要求已经不相适应，数字信息化档案管理平台的建设需求愈来愈大，并成为提升档案管理以及开发利用效率和质量的关键，这就要求与林业档案的管理需求相结合，研发林业档案管理的软件，建立完善信息化管理平台，将林业档案的管理从纸媒向着数字化的方向不断转变，提高档案信息的归档以及管理等规范化水平。