智慧城市背景下城建档案管理研究

文/厦门市城市建设档案馆 吕海清

进入21世纪后，城市化建设呈现快速化发展态势，而在城市建设事业飞速发展使人们生活质量有效改善的同时，因过度生产所致的人口压力问题和资源环境问题也愈发严重。在此背景下，依托于现代城市建设理念所提出的智慧城市概念越来越被各行各业所认可并重视，但是，针对智慧城市背景下的实际城市建设工作，却又存有城建档案管理水平较低的普遍问题，因此，如何创新当前城建档案管理模式，不仅是智慧城市理念推广的必然需求，也是当代城市建设事业发展的必然趋势。

一、传统城建档案管理工作存在的问题

（一）城建信息收集困难。伴随着我国城市建设事业的深入发展，城市建设工作逐渐呈现多样化和规模化发展趋势，尤其是城市建设项目数量的爆发式增长，使得城建档案管理工作难度与日俱增，在此背景下，若依旧沿用传统档案管理模式，必然会给管理人员带来较大的工作压力，不仅不利于保障档案管理的准确性和合理性，同时还使得档案管理工作陷入发展瓶颈。同时，基于量级化的城建档案信息，原有档案管理模式已经不再适合，尤其是在档案信息收集层面，越来越复杂的档案信息使得收集过程更加困难，很不利于档案管理人员保质完成任务。

（二）档案管理模式落后。在传统城建档案管理模式中，建档、移交、归档、利用共同构成了档案管理的全过程，但是，伴随着城建工作的规模化发展，想要城建档案进行统一化管理已经不再可能，取而代之的则是更加符合现代管理理念的信息管理模式。然而，从目前信息化城建档案管理模式推广应用情况来看，由于城建档案部门对信息管理技术仍缺乏足够认识，使得电子档案依旧面临较大的技术漏洞，这一方面导致创新城建档案管理工作受到严重限制，另一方面也出现了数据丢失、信息泄露等原有档案管理模式中不曾存在的全新管理问题，很不利于城建档案管理工作的稳定发展。

二、智慧城市背景下城建档案管理面临的挑战

（一）管理模式相互冲击。在信息技术发展背景下，原有城建档案管理模式势必会与信息化城建档案管理模式发生冲突，其中，基于智慧城市概念的提出，不仅城建档案管理工作的管理方法和管理形式会发生明显改变，同时档案载体也会由纸质档案全部转化为电子档案，这意味着城建档案管理工作会面临较大的变革风险，而如何引导其安全度过变革时期，是智慧城市背景下城建档案管理工作创新面临的主要问题。

（二）信息载体无法共存。伴随着信息技术的发展，电力档案势必会成为城建档案管理工作的主要信息载体，但是，并非所有档案信息都完全可交付给计算机系统进行处理，虽然电力档案拥有纸质档案所不具备的诸多优点，但想要短期内将纸质档案完全替换为电子档案并不可能。在此基础上，电力档案与纸质档案的共存会成为事实，而如何处理二者之间关系，是当前阶段城建档案管理人员的主要难题。同时，由于目前电力档案技术还处于相对起步阶段，因此是否能够信赖电力档案的安全性，仍是一件需要商榷的问题。

（三）管理队伍水平较低。管理手段的进步必须依赖更加优秀的管理队伍，但从目前我国城建档案管理工作情况来看，以管理人员信息素养较低、管理意识较差为主的问题依旧存在，同时，在智慧城市背景下，人们对于城建工作科学性和公开性的要求更高，因此如何处理城建档案管理人员素质较差问题，是当前阶段城建档案管理事业谋求创新发展的首要面对课题。此外，伴随着智慧城市概念的深入推广以及现代档案管理手段的不断发展，如何就现有档案服务水平进行提高，同样也十分重要。

三、智慧城市背景下城建档案管理的价值

（一）有助于改善档案管理效率。在传统城建档案管理模式中，由于尚不具备先进的信息管理手段，因此所有管理工作需受到管理人员自身素质的限制，这就意味着管理过程极易受到人为影响而出现错误。而基于智慧城市背景下的信息化档案管理模式，城建档案管理工作效率会得到有效改善，因人为失误所致的信息错误问题将彻底解决。

（二）有助于保障城建工作稳定。基于城建档案管理工作，一直以来其对于城建工作最大的价值在于保障城建工作的规范性和科学性，言外之意，城建档案管理工作与城建设计工作共同构成了城建工作前提。在此背景下，智慧城市概念使得信息化档案管理理念得到有效推广，这一方面使城建档案管理的重要性更加凸显，另一方面也在一定程度上为城建工作提供了更加有力的科学保障。

（三）有助于提高城建经济效益。在现代城建档案管理理念要求下，档案管理工作已经不再是单一的施工过程信息管理，而是更加强调对城建工作进行预测和控制，其中，包括成本管理在内的诸多管理层面将兼具科学性和长远性，不仅有助于保障城建工作长期健康发展，同时还能够从根本上帮助城建人员规避建设风险，降低企业不必要的人力物力成本。

四、智慧城市背景下城建档案管理工作的创新方法

（一）加大信息投入力度，构建现代管理系统。基于智慧城市背景下对于信息化城建档案管理技术的重视，应逐步加大信息技术投入力度，尽快建成集档案存储、档案查询、信息预测等功能为一体的现代城建档案管理系统，为档案管理人员提供最便捷的管理工具。同时，应依托于国家制定的信息化管理制度，不断就智慧城市背景下的全新城建档案管理机制进行健全，其中，除了应落实网络信息安全保障机制以解决电子档案安全性问题外，还应尽可能营造良好的网络环境，为改善在线城建档案服务水平奠定基础。

（二）完善信息管理标准，加强信息人才培养。为确保智慧城市背景下城建档案管理工作开展的科学性和合理性，应尽快完善信息化档案管理标准，并逐步在整个城建档案管理行业内进行统一，同时，在日常城建档案管理过程中，应秉承统一化和原则化的管理原则，充分发挥强制性法律法规管理能效，确保管理工作始终处于良好运行状态。此外，基于智慧城市背景下城建档案管理工作对于现代高素质信息管理人才的迫切需求，除了需进一步落实人才选拔机制、加快人才队伍建设外，还应借助定期的内部宣传教育有效挖掘已有城建档案管理人员的主观学习意识，使其不断为提升自身信息素养而付出努力。

五、结束语

综上，本文基于智慧城市背景下的城建档案管理工作，详细分析了当前阶段城建档案管理工作面临的挑战和存在的价值，同时也结合智慧城市背景下城建工作的特点分析了城建档案管理工作创新发展的具体方法，其中，面对智慧城市理念对于城建档案管理工作要求逐渐提高的现状，城建档案管理人员只有进一步深化认识，并借助更加先进的硬件技术构建更加完整的信息化档案管理系统，才能有效提高城建档案管理水平，才能推动智慧城市理念以及现代城市建设事业的发展与进步。