浅谈墓地档案管理规范化的实现途径

时间：2024-06-04

文/洮南市逸园公墓管理处曹丽

随着社会的发展，消费水平逐渐提升，群众对墓地服务要求日益提高。墓地单位服务最基本的就是档案管理工作，要想提高服务水平以及服务质量就需要与时俱进，规范化管理档案工作，让档案工作在墓地服务中发挥其重要作用。对此我们要充分认识到信息化技术的作用，将其科学合理地引入到墓地档案管理中，为墓地档案的收集、存储、管理与利用创造更加有利的条件。

一、墓地档案的职能定位

在墓地档案管理工作当中，主要包含以下几方面的职责：一是墓地档案管理要规范化，墓地档案管理要在遵纪守法的条件之下，接受上级领导的工作命令，逐渐加强管理上的规范性。二是墓地需要“共享资源”，在墓地业或者是在相关范围之内，定期公开墓地相关档案，增加墓地行业的档案交流，拓宽墓地改革的宣传面，增加墓地改革的效率性。三是需要加强对墓地档案管理的分类，给墓地改革宣传铺路，给上级领导部门决策提供相关的依据。四是需要推进墓地档案管理的科学发展，在档案管理工作中融入现代化技术，以此实现数字化的墓地档案管理，为本单位以及墓地行业的管理提供便利，从而为全社会提供更加高效、快捷的查询服务。

二、当前墓地档案管理工作中存在的问题

当前，我国墓地档案信息化管理还存在很多的不足之处，主要体现在以下方面：一是区域不同重视程度不同。有的市县认为殡仪馆的工作是火化相关的服务，都以为档案管理可有可无，导致档案管理不完善；有的地方墓地档案管理只是报数据，数据没有录入系统。二是有的墓地档案管理工作人员文化程度不高。档案工作人员高中及高中以下文化程度占比60%左右。部分档案工作人员系统操作不熟练，导致在报数据时拖沓、不完善、缺乏规范性。三是墓地的设备设施欠缺。当前部分墓地档案管理仍然在使用电话线拨号上网，电脑设备设施老旧，网速缓慢、不稳定、没有安全性等相关的问题。四是墓地档案管理缺乏规范性。相关部门对墓地档案管理工作不重视，对墓地档案管理经费投入较少，导致墓地档案管理缺乏规范性，例如在我国烟台市牟平区以及微山、临沭、平原等县墓地档案管理中心，至今都没有设立墓地档案管理。五是墓地档案管理工作人员水平能力不足。墓地档案管理有很强的政策、专业以及机密性能，墓地档案管理工作人员需要有很好的管理水平能力，因此对档案管理人员的专业技能水平有较高的要求。此外，墓地档案管理人员还必须具备爱岗敬业、保守秘密的职业道德。然而由于墓地档案管理工作比较特殊性，档案工作人员每天都在重复着同样的工作，所以没有时间重新学习档案管理的专业知识，因此在一定程度上拉低了档案管理的水平。

三、加强墓地档案管理规范化水平的具体措施

（一）提高思想认识，打造墓地为民服务平台。随着社会的日益发展进步，墓地档案管理工作开始逐渐受到上级有关部门的关注。现如今，还有很多墓地档案管理仍然依靠传统的服务方式，没有办法跟上当代社会发展和进行的脚步。现阶段，以信息化为支撑点，创造墓地档案管理平台是必经之路，这也是提升墓地服务水平的重要保障。墓地档案管理反映的是墓地服务、墓地改革、墓地文化等几方面的基本凭证以及依据，是建立健全完善人口信息化数据的组成部分。各个地区需要加强墓地档案管理工作，设施配备齐全，尽可能、尽快地在系统中补录寄存的档案，完善档案管理的相关规章制度，给群众、上级部门查询档案提供便捷的服务，避免不法分子倒卖火化证、以罚代化等档案管理的漏洞，提升火化率，让墓地档案管理规范化。

（二）将公墓档案做精做实。墓地档案管理单位应该对公墓档案的相关配备设施重视起来，把基础性建设作为重点，加强墓地档案管理的精准性。第一，尽可能地完善公墓档案管理工作。公墓单位的职责随着社会的发展也发生了改变，与此同时也增加了工作人员的工作量，因此需要录入更多的档案资料，这就需要更加准确、完善的档案服务。第二，做好公墓档案管理工作。在建立基本的档案信息之后，尽快对档案资料进行分门别类，做好档案的有序归类，保证档案质量的提升。

（三）增加投入，更新管理设备。档案管理的相关设备实施对档案管理很重要，如果想顺利地开展档案管理工作，需要借助好的设备设施，以此实现规范化档案管理工作，所以，墓地档案管理中心应该配备足够的经费在档案管理方面，保证最基本的配备设施，比如档案柜、除湿器、灭火器以及空调等配备齐全，与此同时，不能让档案库房、查阅室以及办公室在一起，需要分隔起来，此外还需要做好档案安全保护措施，避免发生档案丢失的现象，从而实现墓地档案管理的规范性。

（四）强化信息系统应用，提高墓地服务水平。墓地档案管理服务系统包含了墓地的各类服务内容，所有相关的功能以及数据都具有相应的作用。所以墓地档案管理需要进行信息化建设，把档案管理系统和单位服务系统连接起来，将业务办理和档案管理相结合，把墓地档案管理信息化、规范化服务融合，不断优质管理服务，提升档案管理的服务水平。民政部门应该把墓地信息化作为社会事务工作考核的重点工作，定期对墓地档案管理单位进行督查、考核。

（五）加强人员培训，建设高素质墓地队伍。人才的建设是发展信息化服务的基石。因此，上级部门需要加强对墓地档案管理工作人员的培训工作，组织具备较高业务能力水平的人员对基层的墓地档案管理人员进行培训。相关部门需要把人才的培养作为工作的重点，注意选拔计算机方面的人才。建立健全培训的规章制度及相应的考核机制。墓地档案管理人员的专业能力水平直接影响着档案管理的效果。对于墓地档案管理人员而言，必须要运用各种方法不断地提升自己的专业能力，比如自己学习、参加培训等等，熟悉墓地档案管理工作的每个环节和基础的操作，运用科学高效的管理方法来提升档案管理的效果。与此同时，还要积极探究新的档案管理技术和理念，从而让墓地档案管理更加科学、高效的发展。

（六）利用信息化成果，积极推进墓地改革发展。随着我国依法治国的发展，墓地工作依法办事、规范化已成为当代墓地事业发展不可或缺的部分。为此，墓地单位要以信息化建设为载体，运用信息化发展的成果，把墓地法规建设以及信息化建设高效地结合起来。一方面，要在信息系统落实相关的规章制度，从而实现规范化管理；另一方面，要完善相关制度，促进信息系统的完善性，保证系统的运行，数据的精准性以及全面性。通过制定相关的墓地信息标准，按照标准的方式进行管理，确保统一的数据精准和规范性，以此实现科学的管理，进而为墓地的可持续发展提供保障。