大数据背景下档案管理模式的转变与创新

文/忻州市党纪教育中心 苏杰

大数据时代数据以前所未有的姿态爆发，影响范围与影响程度超出了人们的想象，档案管理是信息管理活动的重要构成，大数据给档案管理造成的影响是非常深远的，有效把握大数据优势并消除大数据带来的负面影响是档案管理需要解决的首要问题。

一、大数据背景下档案管理的概述

（一）大数据时代全面降临。美国政府在2012年发布了《大数据研究和发表倡议》，同年美国政府启动了大数据研究计划，其主要目的是要提升政府在信息收集、信息分析与信息利用领域的控制力，在信息时代保持美国的竞争优势。我国在2012年12月同样在广东开展了大数据战略试点工作，并且在近年来取得了丰硕成果。大数据是信息技术与科技进步的重要成果，大量数据在短时间内持续聚合，通过海量数据的分析与汇总得到最有效信息，基于大数据做出的判断更具有代表性和普遍性。各行各业均可以从自己需要的大数据中获得有效信息，为各项组织活动提供有力支撑，这也使得大数据与传统数据管理出现了巨大差异。

（二）档案管理大数据化的价值分析。我国档案管理信息化的探索与研究已经持续多年，但相较于发达国家依然存在明显差距，移动互联、云储存、云计算被引入了档案管理之中，而这些技术还无法有效地满足档案管理的现实需求。我们将大数据引入档案管理后能够进一步推动技术革新，实现档案管理质量与管理效率的同步提升。大数据背景下档案管理从数字化向数据化发生了转变，传统档案管理往往以纸质文件为主，而大数据则主要以电子档案和数字档案为主，电子档案、数字档案、信息系统成为档案管理研究的新方向。大数据时代的档案信息更加多元，开放、社会、网络、智能成为档案的新标签，数字化环境下档案管理面临着更广阔的发展空间，档案收集、整理与使用已经从手动向电脑方向发展，档案管理在大数据时代发生了翻天覆地的改变。

二、大数据背景下档案管理模式的转变

（一）档案管理思路发生了改变。传统档案管理主要由精准化的小数据构成，而大数据时代档案管理则保证了数据的完整性、多样性和混杂性，档案管理人员面临着工作模式与工作内容的改变。档案管理工作者必须要从思路转变入手，明确档案数据的核心价值在于高效利用数据，深度挖掘数据的潜在价值，使得档案数据库能够得到充分利用。因此档案管理人员需要对推动档案的有效使用，避免束之高阁的管理理念，主动提供更加有效的服务，挖掘信息与数据的利用价值，确保档案能够发挥出更加有效的作用，为组织与集体的发展提供参考依据，使得决策更加科学合理。

（二）档案管理与智慧城市建设融合。大数据对国家管理与治理也产生了非常积极的影响，我国从2013年开始推动智慧城市建设，近百个试点城市正在落实智慧城市建设活动，大数据技术革新为智慧城市建设提供了基础保障。智慧城市建设中大数据功能处处体现，而档案馆是智慧城市的重要构成，档案馆的基本功能是保存档案，很多档案馆并未能将自己保存的档案利用起来。这主要是因为档案管理模式落后，高素质人才不足，档案管理意识的落后导致管理方法的落后。档案馆需要更好地融入智慧城市建设，在扩大数据信息资源储备的同时更好地开发利用，为社会提供充足资源。

（三）档案管理从实体管理向知识管理过渡。信息爆炸时代的到来使得档案使用与需求大大提升，传统数据与文件查询方式已经无法满足档案的调用需求，如何有效挖掘数据背后的资源财富以更好地利用资源，这是档案管理的主要发展方向。传统档案服务模式需要做出改变，单纯的信息供给与数据供给是不够的，必须要提供更加多元的信息内容。档案管理的知识管理建立于技术引擎之上，资源与学术搜索、资源与服务推荐、用户需求预测等等都是知识管理技术引擎的重要构成，大数据背景下的实体管理向知识管理过渡更加迫切。

三、大数据背景下档案管理模式的创新探索

（一）档案资源统一管理与备份。大数据就是将海量的数据收集、储存和处理，这些数据都可以储存在云端，档案资源同样需要进行统一管理和统一备份，使得档案的利用更加便捷高效，目前我国正在全面建设大数据产业园，山西、天津、重庆等地已经开始将规划落实，这些产业园的建设为数据处理及数据服务提供了保障。在大数据时代，数据资源的安全保障是值得深思的问题，将这些档案进行统一管理与备份能够避免档案出现混乱或丢失现象。目前档案备份与信息技术的结合非常紧密，大数据产业园的全面开发使得单纯的电子备份已经无法满足需求，未来需要在大数据产业园区建设更多全国或区域性的档案备份中心，而如何建立备份中心以及如何推进需要展开缜密论证与有效实验。

（二）全面合作开发档案数据库。大数据技术涉及多方面内容，档案管理要引入大数据同样需要突破资金、技术及行业的限制，这也使得大数据应用面临着诸多困难与挑战。档案管理部门应该积极加强合作，与大数据技术研发单位及科研院所展开通力合作，共同制定数据分析及资源开发工具。拥有丰富档案分析经验的单位与个人同样要参与到档案数据库的开发工作中，首先档案管理单位要明确总体工作思路，确定档案库建立的具体步骤。其次档案管理单位要对现有档案资料进行分析整合，确保档案分类管理得到落实。最后档案数据库的研究成果需要有效落实，将数据库有效发布及公开展示，为档案库的有效利用提供保障。

（三）有效提升档案管理人员素养。传统档案管理模式在大数据时代已经无法满足要求，档案管理人员是档案管理工作的核心与直接执行者，档案管理人员的核心素养及综合能力会对行业发展产生直接影响，因此要在档案管理人员素质培养方面投入更多精力。首先档案管理人员的观念需要全面个性，从简单的档案保管向一体化保存与综合利用转变。其次档案管理人员的专业技能需要全面提升，通过多种渠道拓展大数据利用能力，熟练掌握计算机及大数据相关知识，有效利用信息资源拓展资源利用范畴。最后要提升服务意识，为用户提供更高质量的服务，体现管理人员的高尚素质。

（四）加大档案宣传力度。档案作为文化重要的“母资源”，越来越受到国家的重视，现实生活中，档案往往容易被我们忽略。因此，档案界必须加大档案宣传力度，首先，在宣传方法上应充分利用网络媒体的影响力，使大众认识到档案潜在的价值。其次，宣传内容强调档案信息资源的广泛性及价值性。最后，宣传范围要全方位大面积的普遍宣传。