核电项目档案验收准备工作研究

文/山东核电有限公司 姚雪琴；三门核电有限公司 岳振兴

国家档案局和国家发改委联合印发的《重大建设项目档案验收办法》规定：项目档案验收是项目竣工验收必备条件之一，未经项目档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收。核电项目建设周期长，从厂址选择到项目竣工长达10余年。同时，产生的项目档案数量浩大，2台机组馆藏就多达5万余卷。顺利通过项目档案验收是核电文档人工作的重要目标。核电项目文档管理人员从项目开工时，就应了解相关要求，做好规划，编制档案验收策划方案，有序开展各项准备工作。

一、项目档案验收要求

（一）验收依据文件。验收的依据文件包括：重大建设项目档案验收办法（档发〔2006〕2号）；科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822；建设项目档案整理规范DA/T28；企业档案工作规范DA/T42；核电文件档案管理要求（EJ/T1225-2008）；上级主管单位有关项目档案验收管理制度等。同时，在执行验收标准方面要遵循企业服从行业、行业服从国家、兼容地方、突出核电行业特点的原则。

（二）验收范围。验收范围包括档案基础管理工作（含档案管理体制、制度规范安全保管、文档信息化、特殊载体档案、监督指导等）；项目前期及过程性管理档案（含招投标及合同、立项审批、土地使用档案等）；设计档案；土建与安装竣工档案；调试及试运行档案；设备档案；工程监理档案等。

（三）验收组织单位和形式。核电项目属于国家重大建设项目，由国家发改委核准开工建设，其项目档案验收应由国家档案局组织。项目档案验收组织单位召集成立验收组，组长由验收组织单位人员担任，通常邀请7-11名专家组成验收组。项目档案验收包括预验收和正式验收，预验收亦有可能由国家档案局委托集团公司组织开展。项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于100卷，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

（四）验收申请。验收应具备下列条件：项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；基本完成了项目档案的分类、编目等整理工作。验收申请报告的主要包含：项目概况；项目档案的总体情况；为确保项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；档案在项目建设、管理、试运行中的作用；存在的问题及解决措施。申请报告应包括项目档案自检报告，要突出本项目的特点和特色。

二、项目档案验收流程和会议议程

（一）项目档案验收基本流程。项目档案验收基本流程见下表：

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（二）验收会议主要议程。验收会议主要议程包括参会人员介绍、核电项目公司汇报项目概况和档案工作总体情况（含项目档案工作专题视频）、总包单位汇报项目档案控制工作情况、监理单位汇报档案质量的审核情况；项目现场踏勘；验收组检查档案及档案管理情况；验收组对档案质量进行综合评价；验收组形成并宣布档案验收意见；核电项目公司及其上级主管单位表态发言等。

三、项目档案验收准备策略

（一）明确验收要求，融入项目管理制度。从项目建设启动，就应设置档案专职人员，收集梳理项目档案管理的验收要求，将相关要求融入项目管理制度，建立包括项目文档职责分工、文件模板格式、文件控制流程、归档范围和整理要求、档案分类方案及考核等项目文档管理程序制度，实行统一管理、统一制度、统一标准。通过规范的制度对项目文档实施有效控制，使项目文件得到及时分发和正确使用，控制归档文件记录质量和进度，从而保证项目档案的完整性、准确性、系统性、规范性和安全性。

（二）编制归档计划，做好日常档案收集。结合工程项目进展，梳理项目文件归档范围，发布年度文件归档和重大专题文件归档计划，明确责任人和完成时间。建立项目档案管理工作网络机构，以文档部门为核心，总包单位为主导，业务部门和参建单位全面参与。各单位的归档计划设置专人跟踪，将年度计划分解到月，跟踪项目文档移交计划与工程计划的匹配度，确保文档移交与工程移交的同步，保证归档工作的同步性和及时性。

（三）开展阶段评估，把控馆藏档案质量。为避免在核电长周期建设中，出现前期问题后续无法整改的现象，建议核电项目公司开展阶段性档案同行评估，及时发现问题及时整改。同时针对存在的问题逐项排查、整改落实，编制历次检查文件汇编，进行闭环管理，不断提升项目档案质量。即在项目建设的不同阶段，启动已收集项目的评估工作，如在项目核准开工后一年内，收集项目前期档案，开展项目前期文档的同行评估工作；在项目调试阶段，收集建安竣工文件，开展建安和设备文档的同行评估工作；试运行阶段，启动单台机组项目档案同行评估工作。机组投入商运后，上报项目档案验收申请，完成项目档案验收。如下图所示：

（四）主动汇报沟通，发布验收工作方案。核电项目公司应积极主动与集团公司、省档案局、国家档案局等档案行政主管部门汇报沟通，做项目文档管理工作专题汇报，让主管单位人员了解项目、掌握项目文档工作情况。同时，核电公司也应明白主管单位的要求和关注重点，敲定项目档案验收组织单位、总体安排和实施时间等。据此，编制发布项目档案验收准备及迎检工作实施方案，成立验收准备组织机构，召开验收启动会。方案中要明确验收依据文件、验收范围及要求、验收形式、验收申请安排、验收日程安排和分组表、验收准备任务清单、活动费用、项目档案归档情况等内容。要做到分工明确，责任到人，定期反馈。

（五）佐证材料齐全，突出项目管理特色。验收前要收集各类基础材料，编制佐证材料汇编和全宗卷文件。如全宗指南、档案分类方案、项目核准档案汇编、征地移民档案汇编、程序汇编、系统子项清单、文档检查汇编、文档人员培训记录、案卷目录等,这些材料能帮助验收专家更直观更全面地了解项目档案的整体情况，也利于迎检过程中各类文件的查询，将会给验收组专家留下良好的印象。

（六）开展迎检演练，精心策划验收工作。调研观摩其他项目档案验收活动，开展迎检人员培训，发布注意事项。组织迎卷和调卷演练工作，让主要参与迎检人员熟悉检查流程，明确职责，发现不足并进行完善优化。细心布置会场和分组检查办公室，提前将会议材料拷贝到会议用的电脑上，提前试播放，充分保证验收会议现场的质量。检查过程中，建立分组调卷微信群，充分借助现代技术有效保证迎检时调卷速度。