信息化背景下行政事业单位档案管理科学化研究

时间：2024-06-04

文/中国人民银行郑州培训学院孟雪青

在行政事业单位中，档案管理作为众多管理工作中的核心内容之一，有利于提高基础管理工作的效率，是促进其进一步发展的重要保障。因此，必须要注重引导其形成全局意识，全面提高管理人员的综合素质和业务能力，从而提升档案管理的工作效率，为其他管理工作的开展打下一个坚实的基础。由此可见，要保证单位内部各项工作的顺利完成，需要加强档案管理工作，积极利用现代化的先进数字技术来进行转型，进而推动行政事业单位的进一步发展。

一、行政事业单位档案科学化管理的必要性

虽然我国档案管理工作已经逐渐受到了关注，但是许多人对于这一工作的认识仍然存在一定偏差，对于其内在价值并没有充分的了解，因而档案管理工作开展并不顺利。除此之外，从目前的情况来看，很多行政事业单位的档案管理制度仍然不够完善，仍然是采用比较老旧的发展模式，对管理人员的职责也没有做出详细的规定和划分，使得许多管理人员并不清楚自己具体应该做什么，工作中应该承担哪些责任，因而很少会将档案管理工作落实到实处，并且按照相应法律法规开展管理工作的意识也不够强，因此没有给行政事业单位的发展提供可靠保障。通过深入了解，发现一部分管理人员由于没有学习过相应的互联网知识或相关知识储备不足，使得工作效率非常低，也难以适应现代化的发展。除此之外，部分单位可能引进了专业的技术人员，但是却忽视了对其定期开展培训工作和进修学习，导致从业人员无法更新自身的管理知识，使得业务水平出现了滞后的情况。

现阶段，我国经济和社会都在快速发展，行政事业单位的各项业务和管理工作也出现了很多的变化，而档案管理工作也需要满足单位整体的发展需求。对于行政事业单位的发展来说，与档案管理工作的落实情况有着直接的关系，不仅能够展现行政事业单位内部的发展情况，同时还关系到人民百姓的生活，更是其他各项工作落实的重要保障。在信息化背景下，传统的管理模式已经不能够满足行政事业单位和人民的发展需要，而档案管理是众多管理工作中的一项重要内容。由此可见，必须要加强对档案的管理，提高管理的效率，进而发挥出其内在价值，最终为提升行政事业单位工作和服务水平打好基础。为了更好地解决这一问题，相关人员首先要分析当前档案管理工作中所遇到的困境，再从此入手来将其一一击破，进而获得持续发展。

二、信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的策略

（一）提高重视程度，创新档案管理模式。从目前的情况来看，制约档案管理工作开展的主要因素之一就是人们的思维方式，因此，为了有效地开展档案管理工作，必须认识到档案管理不仅可以为单位带来巨大的发展动力，还需要认识到其可以为整个社会的发展带来动力，从而能够更加清晰地定位档案管理工作的目标和功能，在观念上进行转变，更加适应当前社会的发展。因此，应该创新档案管理模式，设置专门的工作小组，负责管理和监督工作，建立一个比较完善的档案管理制度，划分好相关责任人的义务和权利，同时可以聘请专业经理人团队来参与到工作中，进而完善档案管理工作。除此之外，还可以将档案管理模式构建纳入到考核工作中来，从而提升相关人员对档案管理模式构建的重视程度，以便于后续工作顺利地开展，同时促进其他管理工作的有序开展，为单位的整体发展提供强劲的动力，这就更加凸显出档案管理模式创新的重要性。

（二）完善档案管理制度，为档案管理提供制度保障。信息化时代，行政事业单位只有紧跟社会发展，适应新时代的需要，才能创造巨大的社会优势和利益，促进社会经济的长期稳定发展。因此，对于档案管理部门来说，必须建立一个管理协商机制，让更多的相关责任人能够参与到管理工作中来，从而完善管理监督机制，加强对于管理工作的规划，带动行政事业单位各项事务的发展。为了切实提升档案管理的质量，档案管理部门应该转变以往的强势管理角色，依托现有的行政事业单位内部资源和力量，发挥档案管理部门的引导职能，形成一个完整的档案管理体系。档案管理部门需要做好引导者、支持者和参与者的角色，主动联系单位内部的各个部门，积极引进新技术，发挥出自身的作用，不断提升档案管理水平，继续扩大档案管理的覆盖范围，严格把握质量关，落实档案管理质量，坚持大数据与小数据相结合，注重服务的交叉性。除此之外，行政事业单位还应该积极构建一个完善的风险预警机制，加强对相关工作的监督，同时还可以将此与相关人员的评价相挂钩，促使档案管理模式的更加完善。

（三）加强信息平台建设，打造智能化管理模式。档案管理模式对于经济发展的促进作用是不言而喻的，因而需要加强资金的投入，配备相应的硬件设施，应用先进的管理技术，进一步保证档案的使用安全。在以往的档案管理工作中，大多都是使用人工来进行各项数据的收集、填写和计算，这种人工的方式经常会出现错误，并且工作的效率也比较低，这种管理方法已经不能够满足单位发展的需求。随着当前科学技术的不断发展，为了能够提升档案管理工作的效率，必须加强信息平台建设，所以可以引入先进的设备和技术，将智能化的技术应用在档案管理工作中，打造更加智能化的管理模式，还可以通过相应的技术对档案及时分类，对档案信息进行有效的处理、分析、比较和评估，从而帮助行政事业单位作出正确的决策，实现各项资源的配置优化，充分挖掘相关数据的内在价值，进一步为行政事业单位的各项工作开展提供便利和数据保障，发挥出档案的内在作用，提高档案的收集和使用效率，为行政事业单位的发展提供内在动力。

（四）积极开展相关培训工作，构建高素质档案管理队伍。档案管理工作的开展与落实离不开人，因而需要注重对相关工作人员的培养，提高其工作能力和工作效率，对档案管理各项业务工作的绩效进行全面整合、科学设计、细化内容，对各绩效模块的设置集体讨论，解决由于业务不熟悉、流程不明确、细节不清楚所导致的建设功能与实际工作相脱节的问题。在档案管理工作中，可以安排一些有经验的管理人员，同时需要定期安排理论知识的学习和实践操作的培训，应从本地区的实践出发，利用他们所学到的知识和技能解决问题，营造良好的培训氛围，加强管理人员之间的沟通与协调，以管理带头人的形式促进全体管理人员专业技能的提升，确保能够让档案管理工作人员能够将先进的理念和技术合理的运用到当前的工作之中。除此之外，为了提升管理工作人员的工作积极性，还需要注重其福利待遇，需要和其他管理人员保持一致，不能够简单地认为档案管理工作的重要性不如其他管理工作，就降低相应的福利待遇，这会大大挫伤其工作的积极性，并且对于一些表现优秀的工作人员，还可以给予一定的奖励，从而改变管理人员的工作态度，促使其不断努力工作。