大数据背景下企业档案管理策略研究

文/武汉金档科技有限公司 吴锴

现阶段，我国已经步入了大数据时代，大数据技术的应用颠覆了我国企业的生产管理工作，要有效地发挥档案数据信息在企业发展中的作用，就要充分地做好档案管理工作的调整工作，抓住当前大数据时代带给档案管理工作的机遇，结合大数据技术，创新档案管理模式，从而推动档案管理工作的转变。大数据就是企业在不断地发展生产过程中所产生的一些数据信息，由于其数据信息数量比较庞大，人工处理方式在有限的时间内不能够完全的处理。随着各种云计算技术、互联网技术以及信息化技术的应用，使企业的档案数据信息管理工作现代化水平逐渐地提升，通过构建数据处理平台，能够有效地提高档案数据信息的传递速度，使企业的档案数据信息能够充分地发挥出来，更好地促进企业的发展。

一、大数据时代企业档案管理工作的重要作用

由于互联网技术的发展，各行各业的数据信息都比较庞大，这对于企业的档案管理工作而言有着一定的影响，数据信息增加导致档案管理工作的内容也在逐渐增加，但是在面对一定困难的同时也带给了档案管理工作一定的机遇。

（一）有助于管理效率的提升。以往在进行企业档案管理工作的过程中主要是采用纸质档案的方式进行管理，但是纸质档案存在着一定的弊端，导致工作人员在进行管理的过程中效率比较低下，纸质档案在保存的过程中，如果时间比较长，那么就会出现纸张老化、笔墨不清晰的问题，这样就会影响到人们的阅读效果。将大数据技术应用在档案管理中就能够有效的促进档案管理工作的转变，以各种先进的技术取代人工，能够降低档案数据信息在收集、处理、整理等方面的质量，避免由于人工因素导致档案数据信息受到影响，并且通过应用各种信息化设备也能够有效解放部门人员的劳动力，从而更好地开展管理工作。在进行档案查阅的过程中，可以通过相关的电脑设备来进行检索查阅。

（二）对于档案数据资料质量提升有着重要的作用。纸质档案在存放的过程中容易受到外界因素的影响，进而导致档案数据信息受损害，如：火灾、水灾等都会破坏档案资料，影响档案数据信息的完整性以及全面性。在大数据背景下的企业档案管理工作则是可以通过各种技术将纸质档案转化为电子信息，将各种档案信息保存在电脑设备中，或者是一些U盘、云盘中，大大提高档案数据资料的安全性，并且对于档案数据保存空间的要求也转为对于设备的需求上，从而降低房间空间使用程度。

二、档案管理中大数据模式应用的不足之处

（一）管理模式比较落后。一般在进行企业档案管理的过程中，都是由档案管理工作人员来根据不同的档案管理信息进行分类，然后再做好相应的归档处理工作，并且为了能够方便日后的查询还要做好相应的记录工作，工作步骤比较复杂、繁琐。现阶段下，我国的企业在进行生产发展的过程中由于涉及的领域比较广，发展节奏比较快，导致各种档案数据信息的数量比较多，给档案管理工作带来了一定的影响，造成档案管理工作量比较大的状况，增加了管理人员的压力。此外由于大多数的档案信息存在着一定的共性特点，所以归纳的过程比较复杂，甚至在归纳的过程中，导致一些档案信息不能够得到有效的保存。在应用各种大数据信息技术的过程中，纸质档案在转向电子档案的过程中还存在着多类型、多结构的问题，并且在传统的管理模式中引入大数据技术会导致各种工作出现混乱的局面。

（二）工作人员缺乏一定的技术水平。现阶段，档案管理工作的最主要的特点就是数据信息的种类比较多，数据信息处理工作比较复杂。尽管可以通过各种大数据信息技术来进行处理，基本还是通过管理人员来进行大数据技术操作，从而实现数据信息的管理工作。但是由于传统的档案管理工作在操作性上来讲比较简单，对于档案管理人员的能力要求不高，管理人员只需要在管理的过程中将各种数据信息进行分类归档就可以，而大数据技术对于档案管理人员的能力的要求就比较高，特别是需要管理人员要能够掌握各种各样先进技术的操作。由传统向着大数据管理转变，会受到管理人员能力的限制，不能够满足大数据技术的要求，导致各种技术的作用不能够有效地发挥出来，更多的管理人员由于操作不够熟练，还是愿意采用传统的方式来进行管理。

三、大数据背景下企业档案管理改善策略

（一）做好管理人员的优化结构。深化大数据技术的应用，要从管理人员的角度着手，要尽可能地提升档案管理人员自身的能力和素养，从而使管理人员整体管理水平能够得到提升，更好地开展企业档案管理工作。大数据背景下对于企业的档案管理人员的技术能力以及专业素养有了更高的要求。要求档案管理人员不仅仅需要专业的档案管理工作能力，还需要具有一定的信息化技术操作能力，要具有不断学习、与时俱进的思想，从而不断地促进自身专业能力的提升。要优化管理人员结构，首先可以从人才招聘方面入手，在进行招聘的过程中，可以多选择一些技术性比较强的人员，从而使管理人员队伍不仅仅具有管理型人才，更加具有专业的技术性人才，这样才能够更好地加强档案管理工作的信息化建设。其次就是要重视档案管理人员的能力培训工作，对于新员工要进行工作培训，要确保新员工的工作能力能够满足工作岗位的要求。对于在职员工也要做好相应的工作能力培训工作，要加强对于各种先进技术的操作培训，要确保管理人员能够适用各种信息化技术，必要时可以请技术人员进行操作指导。

（二）优化档案管理结构。大数据背景下的档案管理工作不同于以往的管理，所以管理人员应该要结合各种信息化技术进行工作模式的调整创新，优化档案管理结构，简化档案管理步骤，使用信息化设备替代一部分具有复杂性以及重复性的工作人员，从而可以提高相应的工作的效率，还能够提升工作质量。同时相关的管理人员还应该要做好各个岗位的责任划分工作，明确各个管理人员的工作任务，确保每一份工作都能够顺利开展。最后就是要重视数据信息的安全性。由于网络自身具有一定的开放性，所以容易受到各种黑客的攻击，并且各种信息技术也在不断地升级，所以相关的管理人员应该重视这方面的管理工作，要与时俱进，做好相应的网路安全防护工作，采用比较先进的杀毒软件，从而提高网络安全性。

四、小结

大数据背景下，档案管理工作在进行调整的过程中，需要做好自身档案管理人员的优化以及档案管理模式的创新工作，提高档案管理人员中技术人员的占比，提高档案管理人员对于一些先进技术的操作能力，加强对于各种先进技术的了解程度，同时做好档案管理工作结构的调整，结合大数据技术的优点进行优化，重视电子档案数据信息的安全防护工作，从而更好地开展档案管理工作。