企业档案管理的问题、对策与归档整理方法

文/武汉金档科技有限公司 毛静

现阶段随着我国信息技术的发展和网络的盛行，信息数据对于企业的发展具有重要的意义，企业管理人员可以通过档案管理，更好地掌握企业的各种情况，从而使经营决策更加准确。但是当前我国的企业在进行档案管理的过程中还存在着各种问题，导致档案信息作用的发挥受到影响。所以企业应该要做好相关问题的解决，并且采取合适的方式进行管理，从而更好地发挥企业经营发展中档案数据的作用。

一、企业档案管理过程中存在的问题

（一）对于档案管理工作的重视程度比较低。相较于企业的其他部门，档案管理部门并不能够直接体现自身的价值，不能够直接为企业带来经济效益。在经济快速发展的时期，大部分企业领导人比较重视一些能够为企业带来经济效益的部门，如业务部、产品部等，所以使得档案管理部门一直都不能够得到重视。人们对于档案管理工作的认识还停留在抄写、装订以及查阅的工作层次中。由于缺乏足够的重视，对于档案管理人员的工作态度也有着一定的影响，档案管理工作的晋升空间比较低，并且缺乏上级领导的监督管理，所以导致大部分工作人员都不能够认真地对待自身的工作内容，从而影响到档案管理工作效率的提升，进而影响到档案数据信息的完整性以及实效性。

（二）基础环节缺乏规范性。由于企业在发展的过程中会经历不同的阶段，所以在不同的时期对于档案管理工作的要求也就不一样，在标准、制度、方法等方面存在着差异，这就导致档案管理工作的基础环节的工作中，出现一些混乱的局面。如：一般单位都是使用16开的办公用纸为拟稿纸，而文件则是使用A4格式的纸张，所以在进行文件整理的过程中，就会导致纸张大小不一，使文档视觉效果受到影响，同时对于查阅以及文档编号等也会产生一定的影响。

（三）缺乏完善的软硬件设施。档案数据信息是在企业的发展过程中产生的数据资料，所以随着企业不断地发展壮大，导致档案数量不断地增加，特别是近些年，国家的经济、社会、科技等都在快速的发展，档案数量的骤增也给档案管理工作带来了一定的压力，同时由于缺乏企业领导人员的重视程度，导致缺乏一些提升档案管理工作的软硬件设施，造成档案管理工作效率越来越低。而有些企业的档案室存在着狭小、潮湿等缺点，一些防范措施不能够做到位，导致档案数据资料的质量受到影响。

二、改善企业档案管理的有效措施

（一）提高对于企业档案管理工作的重视程度。作为影响企业发展的重要因素，企业的管理人员应该要重视档案管理工作在企业发展中的重要因素，不能单纯地以经济钱的眼光看待档案管理工作，要充分地认识到各种档案数据信息对于企业运行和发展的重要性。如：人事档案能够全面地反映企业员工的工作经历以及个人工作能力，会计档案能够反映企业的财务资金的运行情况，文书档案能够反映企业的发展历史。要将档案管理工作列入企业发展战略中，并且通过会议召开等方式做好档案管理工作的宣传，提高档案管理工作在企业中的地位。增加档案管理的资金支持，从而更好地促进档案管理工作的开展。

（二）做好公文制发工作。公文制发工作的效果对于公文本身的质量有着重要的影响，同时对于后期的档案编制工作也有着对应的影响。是影响档案质量的一个重要因素。所以这就要求我们的企业做好公文制发工作，具体的主要是要做好纸张的质量尺度要进行统一的规定，要做到签发的手续要确保齐全，不存在漏少的现象，要确保字迹清晰、格式统一，落款、日期正确等。相应的档案管理人员要做好监督管理工作，要能够及时地发现相应的问题，并且及时修改，从而为档案管理工作的规范化提供一定的条件。

（三）加强档案管理的现代化建设。当前我国的科学技术不断地发展进步，各种信息技术、计算机技术也在不断地发展，所以当前我国的企业应该要积极引入先进的技术，进行档案管理工作的信息化建设，提高档案管理工作的信息化、自动化水平，以技术设备来提高数据信息的收集、整理速度，并且可以采用先进的技术搭建信息管理平台以及检索平台，使企业员工能够通过电脑就能够查阅自身所需要的档案数据资料。在引入先进技术的同时，还要加强管理人员的技术操作水平，提高管理人员对于先进技术的了解程度，优化管理人员的构架，引入一些技术性人才，从而更好地实现企业档案管理的现代化建设。

三、归档整理的方法介绍

（一）文书档案归档整理方法。文书档案归档整理过程中主要是有四个步骤，分别是收集档案资料、文件分类和排列、档号编制以及文件装订。首先企业在收集档案资料的过程中要重视档案资料的完整性，在进行收集的过程中，要重视企业会议记录材料以及人事变动材料以及相关的工作报表等材料的收集。其次在进行文件整理过程中，可以采用“谁形成、谁整理”的方式来约束文件整理，在进行分类时则是可以根据时间或者事由来进行分类。再次是档号编制工作，档案资料能够按照一定的顺利进行规范排列，采用什么方式进行编制并没有具体的方式，管理人员可以采用数字、字母、符号等进行编号。最后就是做好相应的装订，装订工作应该要将同类型相关材料进行装订在一起，并且还应该要注意装订的厚度，尽可能地为了查阅方便控制好相应的厚度。

（二）工程档案归档整理方法。工程档案在进行数据信息收集的过程中，要做好全面收集的工作，同时还应该要避免出现重复收集的问题。首先在进行整理的过程中，工程文件还是由形成单位来进行相应的规定整理并且进行相应的管理。其次当项目工程结束之后，再上交主管领导进行审核审批，然后在交由档案管理部门进行管理。再次就是工程档案的文档资料的线条、字迹、图像要清晰明确，可以采用一些比较好质量比较好的纸张，要禁止使用铅笔圆珠笔进行书写。最后在归档的过程中，要规范的整理工程文件资料，做好归档目录的编制工作。

四、小结

新时期，我国的企业想要获得良好的生存和发展，就要充分地认识到档案数据信息对于企业各项工作开展的重要性。当前大多数的企业领导人缺乏对于内部档案管理工作的重视，导致档案管理工作在开展的过程中存在着诸多的问题，如：缺乏相应的配套设施、基础环节不规范等。所以企业管理人员应该加强对于档案管理工作的重视程度，优化档案管理工作，并且积极引入一些先进的技术设备，构建信息交流平台，提升档案管理工作的信息化水平，解放档案管理劳动力。工作人员在进行档案归档的过程中，还应该要严格地按照相应的标准来进行归档，要做到规范化标准化，从而确保档案资料的质量，进而更好的发挥档案数据在企业发展中的作用。