高职院校档案管理工作的现状与改进对策

文/长春医学高等专科学校 韩莉

随着我国对教育体制改革的不断深入，高职院校的教学管理逐渐得以加强，其中档案管理是高职院校教学管理中的重要环节之一，其对维系学校的教学、科研以及学生的生活等方面具有十分重要的作用，高职院校的档案管理涵盖了文字、视频、图表等重要的信息和资料，同时也展现出档案的应用价值，为学校的决策提供了重要的参考依据，但是就目前而言，高职院校的档案管理中还存在一些问题，需要高职院校加以重视并寻找最佳的方案进行解决。

一、目前高职院校档案管理工作的现状

（一）缺乏完善的档案管理制度。高职档案管理涵盖的范围比较广，涉及的领域也比较大，其中包括学生的档案、教学档案、教师档案、学术以及科研档案等，其主要反映了学校的教学水平，对学校的宣传以及建设具有十分重要的关系，这就需要高职学校制定适合的管理方案以及管理制度等，保证档案管理能够高效化运行。但是就目前而言，很多高职院校对档案管理有所忽视，将过多的精力放置在教学管理、学生的升学以及就业率等方面，很多高职学校缺少完善的档案管理制度，使得档案管理人员对岗位职责不明确，没有认识到档案管理对学校以及师生的重要性；同时档案的查询、搜集和整理等流程不规范，对档案的归类不准确，很容易使得档案丢失，导致档案管理的效率比较低。

（二）档案管理的信息化程度不高。信息技术的发展为高职院校的档案管理提供了技术支持，传统的档案管理方式已经不能与时代发展的特征相匹配，在新形势下，档案管理必须要朝着智能化以及科学化方向发展，将信息化技术应用在档案管理中也转变了线上与线下管理的局限性，为师生提供了更大的便利，使得档案管理的效率更高。但是就目前而言，很多高职院校的档案管理信息化程度还不高，对档案管理的数据库建设还不完善，有些高职院校没有根据实际的需求以及档案管理的特征为其构建具有针对性的档案管理系统，这就导致档案在上传以及查询的效率不高。此外，使用纸质档案很容易遭到破坏或者丢失，不利于档案的永久性与安全性。

（三）档案管理人员的专业性有待提升。档案管理工作需要具有专业素质的人员进行管理，目前由于高职学校对其重视程度不足，导致在档案管理中对设备、技术、资金以及人员等方面的投入也不充分，很多高职学校缺少具有专业性的人员，大多数档案管理的设备也比较陈旧，与信息化社会的发展不相符合。其次，很多档案管理人员的观念比较陈旧，管理的方式也停留在传统阶段，部分档案管理人员的年龄偏长，学习新技术以及新理念的能力不强；部分档案管理者比较年轻，虽然能够快速接受并学习新技术，但是缺少一定的档案管理经验。此外，很多高职学校的档案管理人员为兼职，并未设置相应的档案管理奖惩制度，对档案管理人员的教育和培训也有所忽视，使得工作的积极性不高，严重影响了档案管理的效率。

二、高职院校档案管理工作的改进对策

（一）构建完善的档案管理制度。制度是保障高职院校档案管理正常运行的关键，首先,高职学校应该加强对档案管理的重视，按照档案的不同类型以及管理的要求等，设置不同的档案管理部门，并严格按照国家对高职学校档案管理的规定以及条例等执行，提升档案管理的规范化以及科学化。其次，高职学校还应该对档案管理的细节加以重视，从档案材料的搜集、录入、归档、维护、后期的查询、使用、借阅等方面都应该设置详细的流程，防止在档案管理中出现混乱或者职责不明的情况。此外，学校还应该定期对档案管理工作进行监督和审查，对档案管理中不正确或者不规范的方式予以纠正，追究管理责任，进而提升档案管理的效率。

（二）增强档案管理的信息化程度。高职学校的档案管理需要紧密结合时代发展的特征，引进智能化的档案管理设备与系统，进而提升档案管理的信息化率，让档案管理高效化与安全化运行。其中智能管理系统是高职档案管理中的关键，其主要是通过RFID以及WSN等相关的技术来全面的获取信息，然后对获取的信息进行识别、入库以及查询等。首先需要使用校园网的优势，布置传感器节点，然后将采集到的数据传送到数据库中，经过服务器的处理，最终传送到档案管理系统中，以便管理人员的查询与维护。其次，构建操作程序，其主要是借助RFID生成电子标签，然后利用电子标签进行分类以及编号，最终将其固定到某个架位中，在查询或者阅读时就可以使用RFID进行识别；同时其也能对档案信息识别或者销毁。此外，就是安全系统的建立，主要涵盖了安全维护、防毁以及防盗等方面的内容，库房设置了烟雾感应、红外感应、湿度控制等设备，使用移动终端就可以对档案进行全面的监控，如果出现监测数据异常，就会发出报警提示，从而极大地保证了档案管理的安全性。

（三）构建档案管理的服务体系。高职档案管理主要是为学校的建设以及师生所提供便捷的服务，让高职学校的档案管理发挥最大的价值，因此在档案管理中就需要构建完善的档案管理服务体系。首先，档案管理人员应该秉持“以人为本”的观念，站在学校以及师生的角度思考问题，切实为师生解决问题，加强与师生的沟通与交流，及时明确在档案查询或者阅读中的需求，进而提升服务质量，让师生能够获得更高的体验度。其次，高职学校还应该积极引进先进的物联网设备，有效地将档案管理与物联网相结合，其不仅提升了档案管理的智能化，同时还减少了档案管理的难度，避免在档案管理中出现遗漏或者丢失的情况。此外，高职学校还应该根据学校的办学特色，搭建具有个性化的档案管理体系，采集人事、教研、后勤、财务等方面的信息，使用大数据或者云计算等方式，对数据进行加工与整合，设置出专项档案库或者特色知识库等，还应该加强与其他院校的合作交流，构建信息交流平台，提升档案的共享率，这样高职学校档案管理的质量才会进一步的提升与加强。

（四）强化对档案管理人员的教育和培训力度。在信息化档案管理的过程中，需要高职学校构建具备专业素质以及职业能力的档案管理人才队伍，首先，高职学校应该加大在档案管理过程中人才、资金以及设备等方面的投入力度，保证其能够满足信息化档案管理的需求。其次，高职学校还应该引进具有创新能力以及专业素质的档案管理人员，不仅要对应聘人员的档案管理技能以及基础能力进行考核，同时还要对应聘人员的综合素质进行全面的考查，保障应聘人员能够胜任信息化档案管理工作。此外，高职学校还应该定期对档案管理人员进行教育和培训会议，组织开展座谈会、研讨会等活动，就目前在档案管理过程中存在的问题提出针对性的解决方案。最后，为了提升档案管理人员的工作积极性，高职学校还应该完善奖惩体系，对在档案管理中具有突出贡献的人员给予精神或者物质奖励；同时要对档案管理职责不明，管理不严等情况要给予惩罚，这样高职学校的档案管理效率就会显著提升。

三、结束语

高职档案管理在教学管理中具有十分重要的作用，高职院校要加以重视。首先，应该构建完善的管理制度，保证档案管理能够有序落实。其次，应该增强档案管理的信息化程度，引进信息化与智能化管理技术；同时还需要构建档案管理的服务体系，提升档案信息的利用效率。此外，高职院校还应该加强对档案管理人员的专业素质以及职业素质的教育和培训力度，明确档案管理的岗位职责。