医院文书档案管理存在的问题及对策

时间：2024-06-04

文/吉林省人民医院张超

文书档案管理作为单位档案存在的基础，已经成为档案管理水平衡量的重要指标之一。因此在医院文书档案管理中，就要做好收集、整理、统计与归档等工作，在提高管理水平与能力的基础上实现科学化管理目标。

一、医院文书档案管理中存在的问题

（一）档案管理制度完善度不高。我国《档案法》中明确提出，档案要由本单位中的档案部门进行统一化管理，但是对于医院来讲，受到历史发展等因素的影响，使得在各项业务开展中所形成的档案主要以各部门分散管理为主，而医院中的档案管理室更多的是保存医院中的文书档案，这样也就出现了医院文书档案管理制度不到位等问题。其次，在一些医院中并没有落实统一的标准与保管制度，在管理质量上表现出了参差不齐的现象，不仅降低了档案的使用率，同时也导致工作衔接度不高，影响到了医院的发展。

（二）管理职责明确度不高。由于档案管理工作涉及面相对广泛，因此在各部门工作中都会产生出一定量的档案，但并非只有医院中的综合档案部门需要进行档案管理，而是要求个部门都要参与到文书档案管理中去。目前一些医院中的综合档案管理工作人员在工作中难以与其他部门中的档案人员进行配合，不仅降低了工作质量，同时也出现了职责划分不准确等问题。加之在一些部门中由于工作人员注重自身工作便捷性，在工作中存在着档案管理随意性较大等问题，尤其是对于一些具有实际价值的文件常常难以及时送入到档案室中，造成了文书档案出现了完整度不足等问题。

（三）工作人员专业性不高。在医院中开展档案管理工作的人员必须要严格按照所设计的标准与规范进行管理，确保文书档案信息的完整性与安全性。但是在一些医院中虽然对档案管理工作人员进行了专业化的培训，但是对于其他部门的文书档案管理人员来说，却很少进行管理培训，造成了其专业知识与技能严重不足，法律法规意识不强，尤其是对于一些医院中的管理者来讲，并没有认识到文书档案的重要性，这样也就造成了档案管理质量不高，甚至出现一些材料随意堆放的现象，从而也就影响到了后期的使用。在一些医院中还存在着档案管理人员主要以兼职人员为主，而这些兼职人员却并没有经过专业化的培训，在人员配备上表现出了随意性较大的现象，不仅加大了工作流动性，同时也影响到了文书档案管理工作的正常开展。

二、提高医院文书档案管理效果的措施

（一）完善规章制度。医院想要实现长远的发展目标，就要坚持从我国现行的相关法律法规出发，实现科学化管理目标，建立完善的管理制度，确保管理工作的有序开展。通过对工作实际情况进行分析，在完善档案管理规章制度的基础上来保证各项工作顺利开展。医院中的管理者也要清楚认识到文书档案管理工作的重要性，给予一定的支持与帮助。在具体工作中不仅要规范病案记录与护理日记等，同时也要完善其他制度，实现有序可查、开发利用的发展目标。可以说现阶段医院文书档案管理在规章制度上还处于逐渐完善的阶段，所以就要加大贯彻执行力度，转变传统的管理格局，在实现集中统一化管理的基础上实现可持续发展目标。

（二）做好奖惩工作。医院在工作中要提升对文书档案管理工作的领导能力，确保各项制度能够全面落实到各个环节中。因此在医院中就要从顶层设计出发，利用档案管理来完善医院管理工作，同时还要结合具体管理活动加大研究力度，将具体责任与目标落实到管理中去，实现科学化考核与研究，保证档案归档工作的完整性。其次要求医院中要及时将文书档案管理工作纳入到总体发展规划中去，结合具体工作情况，制定出年度工作计划，实现协调管理目标，保证工作的全面开展。只有掌握具体的规范与管理制度，才能更好地进行管理，才能实现布置、检查、总结、验收等工作的有效进行。

（三）打造专业化管理队伍。在医院文书档案管理工作中就要从具体体系发展入手，建立专业化的管理团队，确保专职人员与兼职人员比例的合理性，从而提高文书档案管理效果。因此医院中的管理者要做好人才引进工作，打造出专业化的队伍，提高工作人员专业性。通过医院中的管理者承担领导，在协同各办公室主任的基础上来形成高效化管理模式，为医院文书档案管理工作营造出良好的管理环境。其次，要做好专业活动与社会活动的结合，鼓励专业人员进入到医院中进行专题讲座或是可以借助交流工作体会等来充实医院内部管理能力，只有对医院文书档案管理人员进行专业化培训，才能确保其能够掌握专业知识，保证知识结构的完整性，在延伸知识视野的同时做好文书档案管理工作创新，确保工作的顺利开展。只有真正掌握先进的管理技术与理念，才能提高工作质量，才能从被动的工作模式中解放出来，形成主动管理意识，在主动学习与探究中成为满足社会发展要求的复合型专业人才。

（四）做好宣传工作。只有不断加大宣传力度，才能调动医院中全体职员的档案管理意识，才能主动配合管理工作人员进行档案管理。文书档案工作并不是单纯依靠档案管理工作人员自身就可以实现的，而是需要全体职工的共同参与。所以要想确保各职工能够参与到管理工作中去，首先，就要做好动员工作，结合档案管理重点，利用有效渠道进行宣传。但是在宣传中还要确保思维的合理性，通过创新工作方法，提高宣传的新颖性。其次，医院在开展宣传工作时还要综合自身实际情况，找准宣传工作重点，在保证工作针对性的同时来实现专人负责，提高宣传力度。如从病例的方案管理工作出发，积极开展专项工作，然后延伸到财务、文书档案等方面。最后，要做好活动深入工作，确保文书档案管理工作的专业性与权威性。只有加大宣传管理力度，才能找准工作重点，才能实现档案管理建设目标，确保各职工能够形成正确的管理意识，确保医院文书档案管理工作的有序开展。

（五）做好工作创新。首先，在医院文书档案管理工作中就要从具体工作环节入手，形成专业化管理工作思路，在提升宣传力度与吸引力的同时来保证内容的丰富性。如在医院活动中增加文艺会演或是先进任务典型事迹宣传等，以此来保证工作形式的新颖性。只有找准工作的切入口，才能更好地进行宣传，才能达到宣传的目标。所以在医院中就要掌握群众关心的热点，引进多媒体技术等，在延伸工作层次的基础上来提高影响范围。如各文书档案管理人员参与知识竞赛，综合党支部等优势，确保宣传工作的顺利进行。其次，要采取先进的管理手段，实现信息化管理目标。通过将档案信息转变为医院信息的重要组成之一，以此来引入到管理网络系统中，实现综合开发与利用目标。此外，还可以采取第三方托管模式，解决医院档案管理空间不足等问题。