临床医院教学档案的现状及管理方法

文/江苏省苏北人民医院教育处 邱姗珊

临床教学档案是临床教学档案直接形成于临床教学管理和临床教学活动的过程中，以文字、声像、图片等为不同载体的具有保存价值的教学文件，因为它们直接反映医院的临床教学管理、教学质量监控和教学过程的流程，是临床教学管理和临床教学活动过程的真实记录，医院临床教学档案管理的内容能反映出院校教学的水平，更合理、规范化的教学档案管理能推进教学工作。

一、我院临床教学档案的特点及现状

（一）数量大、种类多。我院现有研究生、规培生、实习生、进修生等学员共计在院人数达1200余人，需要管理的资料种类多、对象多，每类生类源参加教学活动和教学要求需求不同，同时我院还承担了高校的大量理论课教学的工作并且涉及外国留学生的理论课教学及实习工作。各类生源的教学活动要求保存的教学档案资料也不同。

（二）综合性强。参与教学活动的人员类型复杂，带教的对象需要分层教学，各层各级的教的老师，多种人员类型参与临床教学活动也就注定教学档案的综合性。教学档案种类杂多，主要涉及理论课教学、生产实习、临床实践各种人员带教的资料，教与学双方都需要收集、存放大量的资料。同样还需要管理临床教学档案包括有与教学有关的内容，如教学计划、总结、教学实习计划、教学检查资料等、教学文件、教案、试卷、学生轮转表、调查表、考核表等还有一些教学课件PPT、教学比赛图形文件、教学奖状等。

（三）现状无序。主要缺乏完整的规章制度，制度不健全，教学档案作为重要参考资料的管理仍缺少完整的规章制度。没有严格合理的考核办法和检查措施做保障，并且缺少统一、科学的工作标准，造成了档案收集效率不高档案不齐全。也导致从业人员的职能不明确、没有系统的规划，往往都是书到用时方恨少。

二、教学档案临床问题分析

（一）管理制度不完善。我院于2015年成立了综合档案室，参照国家《档案法》《医药卫生档案管理办法》逐步建立了医院档案管理办法，经历了从无到有的过程，但因为档案从业人员非档案专业，制度推进和后续跟进也没有相应的激励奖惩措施，导致档案管理和推进没有实效。全院的教学档案管理制度并不明确，管理人员也缺乏积极性并且缺少相关的档案管理内容和考核内容，更加缺少档案的组织和管理制度，责任的划分不明确，所以教学档案制度存在很多缺陷。

（二）人员重视程度不够。临床教学医院主要以医疗为核心，临床医生临床、教学、科研任务繁重，没有多余的时间去进行档案收集。虽然我院已成立了档案室，但是并没有专职人员管理教学档案，教学管理部门包括我们医院从事临床教学档案人员都是身兼数职，没有专职人员负责。加上其他工作繁杂，没有一个明确的档案管理意识，也没有接受档案管理相关培训，材料收集不及时，基本是有需要、有检查的时候开始补大量信息。这些都造成了大量教学资料流失，导致档案工作落后。

（三）档案设施、设备不足，管理手段单一。扎实有效的教学档案管理工作需要良好的硬件与软件支持。目前，我院没有专设教学资料档案室，多数还用电脑存放或者打印出来的纸质版存放在库房，也没有引进先进的档案管理工具和软件来科学化、现代化管理档案。这些都是造成档案资料流失的重要因素。我院教学档案存储仍停留在纸质档案的管理阶段，要采取手工操作的方式，管理人员需要花费大量的时间和精力整理档案和登记在册，工作量较大而且需要占用大量存储空间，并且受到外部因素影响较大，存在着保存难、查找难、调阅难问题。并且档案信息资源开发严重不足，信息共享性差，导致档案利用率极低，其本身的作用完全得不到发挥。

三、改进方案及管理对策

（一）增强意识加强培训，扩大影响。全员上下要意识到教学档案的重要性，教学档案管理作为重要参考材料，临床教学档案记载了医院教学活动的情况、成果、经验和教训。从教学评估、教学手段和方法到教学研究及改革等各方面的信息可以作为提高教学质量和管理水平的科学依据和参考材料。档案管理是一个不断探索、不断更新和完善的过程，只有通过不断培训才能跟踪最新知识，掌握管理技能，提高业务水平。要通过培训增强人员档案意识并规范化临床教学档案最终达到建立、建全档案制度。领导层首先要重视，近年来院里已经开始注重档案管理工作，已于2015年正式建立的院档案室并派专人负责全院的档案管理。相关管理部门也越加重视档案意识，做到主动请进来送出去，邀请高校档案业内专业人士来院举办讲座并主动派送医院档案室、教育处、人事处档案从业人员参加省级档案组管部门举办的学习班普及全员档案知识提高档案意识。但是通过宣传、讲读、包括一些考核机制、组织各种培训、建立档案管馆这些都是基础设施建设，这些培训学习太多是被动学习，如何才能真正调动起大家的档案积极性？建议可以用一些类似营销的机制，比如医院可以增加档案宣传栏、定期开展一些档案小讲座或者推一些“档案小能手”之类的活动。还有如果能把档案管理列入到考核机制中那就更好了，当然这些都是一个循序渐进的过程。

（二）利用服务平台推进教学档案信息化建设。推进档案信息化建设，构建相应档案管理信息服务平台，利用信息化手段一步步推进医院档案的分类、收集、整理、编制以及存储等工作能够有序开展，最终实现档案价值最大化，更方便、高效地服务临床教学工作。医院内各部门和科室也可以通过现有的医疗服务平台，查找相应档案资料，进行统计、收集以提升档案的实用价值。再运用科学技术手段和管理方法来管理新的电子档案，从而使归档电子文件的完整性和真实性以及有效性得以保证。有效运用网络化，能够使医院档案管理信息的利用和开放得以促进。档案管理人员利用现代化管理手段能实现档案智能化和现代化管理。档案人员在平时积累过程中也应注意利用电子文档、电子照片、扫描件等。

四、结语

教学档案可为教学研究、评估检查提供重要依据，发挥重大作用。管理好教学档案不仅能在各项检查中发挥重要作用，也是推动教学质量持续提升的强心针。合理地将教学档案资源运用在日常教学管理中，可以对教学质量、方法、手段进行评价和追踪，并可以为科研工作累积资料。我院是全国住院医师规范化培训基地，是多所医学院校的教学基地，多年来联合培养本科生、研究生。累计在院培养的研究生、本科生、规培生、进修生四类生源共计1200余名，每年都要迎接大大小小的各项教学检查、临床评估等工作。医院临床教学档案的建设与管理是一项长效、长期的工作，面广量大难度大，要根据医学院校和教学医院信息需求重点和特点，先做好教学档案信息收集和管理，接下来使用现代化手段再深层次在开发利用，才能充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究、教学工作考核评估等各项工作中的作用，最终能逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和科学化管理，使之真正有价值。