大数据背景下高校档案精益化管理研究

文/山西晋中学院 白惠林

作为记录我国高校整体发展过程的重要数据和文献资料的档案，它对我国各大高校的发展都具有深远的影响。伴随着我国经济的迅猛发展，近几年国家开始着力于发展我国的教育事业，尤其在我国各大高校的发展上，国家更是投入了很多资源进行大力支持，所以国内很多高校都进入到了扩展规模的上升阶段，无论是学校硬件设施的扩建，还是师资力量的扩充，这些都使我国各大高校的档案数量在短时间内急剧暴增，这样就给我国高校负责档案管理的老师带来了很大的挑战，可以说在本来就比较复杂的档案管理上又加大了很多难度。因此在现如今发达的网络化新时代，我们国家各大高校中负责档案管理的老师，也必须要结合大数据和网络信息化技术，对高校档案进行精益化管理，让各大高校的档案管理工作可以更加顺利和高效的开展。

一、我国高校档案管理的现状和存在的问题

（一）档案管理模式过于陈旧且单一，工作人员对其不够重视。虽然国家已经致力于发展教育，并且对我国各大高校的资源投入和支持也比较多，但是在我国高校的整个发展中依然存在着各种各样的问题亟待改善和提高。而高校的档案管理在高校整个发展中都处于非常重要的环节，所以高校的档案管理也存在一些问题需要改善。首先我国高校档案管理的工作人员本身对所负责的工作内容没有一个准确的认识，导致他们认为档案管理并不是一项非常重要和严谨对待的工作，因此也就造成了他们对档案管理工作的忽视，因为内心的不够重视，导致他们的工作效率就会比较低。并且主观能动性的降低直接影响了档案管理工作的有效进程。其次，在档案管理工作模式方面，因为没有及时随着大数据时代的新要求进行档案管理模式的创新和改变，依旧沿袭了过去陈旧的管理方式，这也造成了档案管理工作进程缓慢。

（二）负责档案管理的工作人员专业度不高。在如今的大数据网络信息化时代，各大高校的档案管理工作对负责管理的工作人员有了较过去更加严格的要求，尤其在档案管理的专业程度和信息技术方面都有了更高的要求。但是目前当下的情况是，在我国高校中负责档案管理的工作人员一般都是各大高校其他专业的老师，并且这些老师的年龄层普遍都是比较大的，所以这样就导致档案管理的工作人员的综合能力和管理专业水平参差不齐。还有国内的一些高校中也会向社会各界外聘一些负责档案管理的兼职工作人员来进行人员不足上的暂时补充，但是在实际管理工作中，由于这些外聘的工作人员自身能力和专业素养的不同，也未有对他们进行专业的培训，从而导致这些外聘工作人员在工作中并不能高效地完成工作任务，甚至于部分兼职的档案管理工作人员经常会出现工作失误，还有一部分工作人员因为这是兼职工作所以对工作内容并没有责任心，工作时的态度也很不专业。

（三）档案管理制度不够完善。目前在我国各大高校的档案管理工作中，虽然制定了相关的管理制度，但是整体制度不够完善，例如在具体的档案收集、档案分类以及整理的过程中，还是会由于管理制度不够健全和完善而造成一些档案的丢失、损毁等问题。再加上负责档案管理的工作人员构成比较复杂，管理上的一些漏洞，都会造成由于工作人员的疏忽，导致档案在借出和转调的过程中的损坏和遗失，因此从长远的发展角度来看，反复出现这些失误都会给档案管理工作带来很大困难和麻烦，所以要对档案管理制度进行调整和完善。

二、精益化管理模式内涵

精益化管理，从字面含义上来看可以理解为：利用最少的时间和人力去做最高效的管理。精益化管理不是最近才被提出来的，相反这种管理思维和管理方式是从工业革命开始就已经逐渐形成，经过经济全球一体化的发展之后，被推广到各国，并开始使用。精益化管理从最开始为了提高工人们的工作效率一直扩展到各行各业之中，并且被广泛地使用和推广。也有人说，精益化管理与其说这是一种管理思维和管理方式，不如说精益化管理是一门哲学艺术。在网络信息化非常发达的今天，已经有越来越多的人重视工作的高效性和时间管理，所以在新时期的管理中，更加注重管理的有效性和高效性。

三、高校档案精益化管理的原则

（一）各司其职，明确责任。高校中的档案管理核心是以人为核心进行档案的管理。所以重要因素是进行档案管理的工作人员，所以进行档案精益化管理时首先就要让负责档案管理的工作人员明确自己在工作中的职能，明晰自己的工作内容和责任，这样他们才能在整个档案管理工作中发挥出他们最大的工作能力，提高高校档案管理的有效性。

（二）适时调整和更新管理原则。如今，已经进入到知识时代，传统的档案管理制度、工作流程以及工作方法等已经不适合时代发展的要求，且档案人员也需要及时革新自己的服务观念与知识结构等。因此，在具体实践中，就需要结合存在的问题，不断改进和完善。

四、高校档案精益化管理的策略

（一）重视文化建设，综合提升档案管理人员的专业素养。在高校实施精益化档案管理，其核心就是以人为本地进行档案管理，不再是过去那种只重视档案而忽视管理档案的工作人员的情况。首先，为了能够让档案精益化管理顺利实施，就要在高校中定期开展关于档案管理的文化活动，让所有负责档案管理的工作人员都能体会到在档案管理中他们每个人的重要性。其次，通过这种文化活动的开展，可以让整个档案管理工作人员相互之间变得更加和谐融洽，可以促进档案管理各级部门工作人员之间的沟通和交流，让工作变得更加顺畅和高效。最后，要定期进行档案管理的专业化培训，让所有的档案管理工作人员都进行学习，这样不仅可以增强管理中的科学性，也可以提高所有工作人员的专业程度和综合素养。

（二）合理运用档案管理的经费。在档案的精益化管理中，有很重要的一点就是对档案管理经费的合理分配和运用，要尽可能最大化地保证所有资源和经费都被高效利用，要避免资源和资金的浪费。比如在对高校档案进行整理、分类、归纳时就要对一些已经没有保存价值档案和使用价值的文献档案进行处理，避免一些资源和空间的浪费。

（三）利用信息化技术建立数字化档案。随着我国信息技术和网络技术的不断发展，高校的档案管理走向数字化档案管理是发展的必然趋势。通过利用信息技术和发达的网络技术，可以让所有需要使用和查阅档案的老师都可以通过登录自己的账号，在学校的系统中找到自己的档案进行查阅和使用，完美地解决了时间和空间局限性的问题。通过这样的方式不仅提高了查阅和使用档案的工作效率，对于高校档案管理的工作人员来说也是非常高效的工作方式，数字化可以让所有的档案信息变得更容易清点，尤其对于一些档案的借出和查阅的记录会变得更加便捷，再有就是通过建设数字化档案可以避免一些档案由于外借时出现的一些失误而导致档案丢失或者损毁的问题。

五、结束语

在高校实行精益化档案管理，可以有效提升整个档案管理的工作效率，并且可以保证所有档案都被良好地储存和保证档案信息的安全性。在大数据的推动下，可以使整个管理系统变得更加科学和高效。高校中的档案管理不是一个阶段性的工作而是一个可持续不断发展的工作，因为高校的老师和学生都会不断地更替，所以档案的管理也是随之要不断更新和变化的，通过精益化档案管理可以有效提高整个档案管理的水平。