创新基层医疗档案管理工作的几点思考

文/江苏兴化市城中社区卫生服务中心 解薇

基层医疗档案是在基层医疗工作中形成的具有保存、查考利用价值的文字、表图、影像、声音等不同形式的真实历史记录，是制定相关医疗政策的重要资料。当前，随着以信息化为主要特征的现代医疗建设步伐的加快，对建立在纸质档案基础上的档案管理工作形成了挑战。随着基层医疗档案数量的增多，越来越多的档案需要进行保管与使用，管理方法和管理手段的落后、档案专业人员新知识的匮乏直接影响到基层医疗档案工作的质量。本文对现阶段基层医疗档案管理工作中的不足之处进行分析并提出针对性的措施，谈一点粗浅的认识和建议。

一、基层医疗档案管理工作的现状

（一）档案门类、种类收集不齐全、不及时，归档材料参差不齐。目前，基层医疗档案管理人员大部分都由其他工作人员兼职，工作岗位调动比较频繁，平时收集材料不及时、不完整，导致移交材料不齐全，归档材料丢失比较多，加上新兼职的档案员，又没有及时进行档案管理培训，缺乏管理知识，所以直接影响了基层医疗档案的归档质量，档案的连续性不强。

（二）档案管理制度不完善，相关工作人员缺乏工作前置意识。现阶段，基层医疗档案倾向于相关管理工作，对档案的利用程度较低，缺乏系统、主动、深入的调查和编研工作，缺少既懂档案专业知识又懂计算机管理的人才，缺乏创新意识和创新能力，档案管理在实际操作过程中，多为被动地应付检查。

（三）档案的利用率不高。大部分情况下，基层医疗单位只是应付考评检查，档案室只是当成一个门面，对档案在服务人民群众、服务现实医疗工作的利用率偏低，共享性差，不能充分发挥档案实用价值。造成档案室只是堆放纸质文件的“废品库”，在档案被归纳统一管理后，缺乏后续的使用。

二、基层医疗档案管理亟须解决的问题

（一）认识档案管理工作的重要性，确定其地位。基层医疗单位主要是服务社会居民，保证居民日常的身体健康。医疗服务对人们生活必不可少的内容，被社会及群众高度重视。其他相关管理工作，特别是档案工作，在单位发展信息、人事信息、医疗信息及财务信息管理层面上较为浅显。如果医疗档案未进行归纳和统一，在单位利用上就会存在极大的难度。现阶段，基层医疗单位档案管理未有明确的目标与定位，正在向边缘化发展，其自身管理质量也不高。

（二）制定合理的培训规划，加强档案管理人员专业能力。目前从事基层医疗档案管理工作人员多为兼职，专业人才较少，而该项工作又需要较高的工作素质，内容较为复杂，很多外部人员在开展管理工作时存在诸多疏漏，整体管理水平不高。所以，基于基层医疗档案管理发展现状，需要在原有的基础上进行创新，建立高素质的人才队伍，具备专业的知识储备、了解相关法律、有职业道德与意识，这样的人员才能更好地促进档案管理的发展。基于此，档案管理人员的培训必不可少，可以定期组织讲座、培训课等活动，在提高其专业素质的同时也能传达最新的行业理念与发展动态，从人员素质的提高上来带动档案管理整体水平。

（三）加强对档案管理的资金投入，为其创新提供资金支持。基层医疗档案管理工作的创新需要一定的资金保障才能维持下去，现阶段，部分基层医疗单位档案管理环境较差，办公设备老旧，信息化技术水平较低，现代化程度远低于其他现代化企业，实现信息化目标还有很大的距离。所以，为了提高其创新水平，需要改善单位的外部条件及硬件设备，加大资金投入，引进先进的信息技术，提高整体信息化水平，符合现代化社会的发展要求。

三、基层医疗档案管理创新的途径与方法

（一）引入新兴理念。基层医疗档案管理想要得到更好的发展，需要引入创新理念来提高其管理价值。在开展管理工作时，应以四大理念为基本原则，具体包括人本、科技、服务、开放，将这四个理念融入档案管理各环节中，在管理过程中以知识化、社会化、科技化和信息化为目标。在开展管理工作时，要以群众的利益为出发点，任何工作都是为了更好地服务群众，解决群众存在的困难，提高其生活质量。档案工作应转变传统的单一、封闭、被动模式，采取开发、多元化、主动的服务，更好地解决群众的问题。开放的概念要求根据“尽量扩大开放范围和尽量缩小保密范围”的原则开放档案。在开展管理工作时，要遵守法律法规与职业规范，协调好需要公开与保密的信息，尊重公民信息的保密性，采取诸多有效措施保证公民的信息安全。向社会开放有关档案；档案管理要积极引入新的技术，例如网络技术、图像技术、数字技术等，只有这样才能跟得上时代发展的脚步，不被时代所抛弃，满足社会发展需求，通过高效的档案管理为社会、其他部门等提供信息帮助。

（二）创新管理手段。基层医疗档案管理工作手工操作居多，这主要是由于其技术、设备与理念落后，导致基于现代化发展中，其还采用传统的工作模式。所以，基层医疗档案管理需要提高自身技术水平与设备先进程度，从外部资源入手来提高其整体信息技术程度，引入先进的信息系统，通过科学的管理措施来进行管理，实现规范化、制度化、信息化的现代管理方式。需要加强对档案信息的开发与利用。现阶段，计算机是档案管理工作中必不可少的工具，但是目前其仅用于档案信息录入、输出或检索等功能，还有更大的利用空间。

（三）创新管理方法。基本医疗记录的工作是一套与采集、整理、识别、存储和利用密切相关的工作程序，每个项目都有很强的纪律。创新贯穿于档案管理的所有环节中，对档案管理质量具有重要影响。1.规范档案资料的收集。在档案收集过程中，要严格遵守文件归纳与分类标准，同时符合其收集范围及保管期限；在文件收集时，可采取新的方式与工具，例如可视提前监测收集等，可以提高信息的收集范围及精准度，实现广泛集合与密匙集合的一致性，信息收集不局限于文字资料，还包括照片、影像、实物、声音等，具有保存价值或呈现信息的物品都被列入收集范围中。2.做好档案归纳工作。档案归纳有严格的标准与体系，在展开相应工作时一定要遵守文件归纳要求，使文件合理，文件（文章）中的文件排列整齐，文件标题简洁，保留句点准确，文件（片段）的封面，卷中的文件目录和案例文件（片段）绑定是坚固和美观的。3.做好档案鉴定工作。收集后的档案需要遵循全面性、现实性、长期性、真实性等原则开展鉴定工作。切实加强档案鉴定工作，提高档案质量，为其他部门及单位提供资料依据，更好地发挥档案信息应用的价值。

（四）创新管理制度。基层医疗档案需要改变传统的模式，进行创新和优化，制定完善的管理制度，健全相关法律体系。完善的法律法规与制度体系可以为基层医疗档案管理工作提供方向和参照，明确其工作内容与工作流程。设立岗位责任制，做好各岗位人员的职责划分，加强人员的执行力度，以此为基础制定科学合理的工作机制，为档案工作的顺利开展提供保证。