提高院校招生档案资料利用效率的思考

文/天津生物工程职业技术学院 郁冬

院校招生档案是指和院校招生工作有关的在院校招生全过程中产生的具有存档价值的相关档案材料，涵盖院校招生工作从开始启动到结束的每个周期，包括招生计划编制、招生宣传、招生录取等诸多环节。涉及具体档案材料诸如历年招生计划、招生部门历年同各省教育主管部门、规划处等相关部门的公文文件往来、多年录取专业数据，最高分最低分平均分、招生简章、学院招生章程、相关音像制品、录取底册、和考生本人有关考生高考志愿表、考生高考体检表、高考登记表等。

一、院校招生档案材料和管理工作的意义

可见院校招生档案材料涵盖内容非常丰富，因此招生档案材料管理工作是一项具有重要意义的工作，它为学院的长久发展积累了宝贵生源信息资源，是学院的无形资产。单就从学院招生工作狭义的角度出发，系统良好的招生档案管理工作为招生主管部门长期积累的招生政策、招生专业及各省生源信息等材料有助于招生工作分析和制定更好的招生方案：从学院建设发展得更广义的角度来看，全面系统完善的招生档案管理工作一定程度上能够对学院学生管理工作、日常教学工作、学科设置建设和思政德育工作等领域提供有益帮助。特别是进入新时代，***总书记在全国高校思想政治工作会议中强调：“要将立德树人作为中心环节，把思想政治工作贯穿教育教学全过程，实现全程育人、全方位育人。”而回归本源，院校工作的逻辑起点就是生源，因此新时代高校思政教育工作自然也少不了招生档案管理工作的支持。

二、院校招生档案材料价值被忽视的原因

部分高校在实际实践工作中很少能够深入挖掘到招生档案资料的价值，或者只看到了对招生工作的价值，这都将一定程度上影响了高校发展。具体原因如下：

（一）招生档案管理本身的问题。管理手段方式落后、人员不专业，素质良莠不齐等等。落后的招生档案管理工作，必然会得档案资料一片混乱，没有秩序不全面，就更谈不上高效深入挖掘招生档案资料潜在价值了。

（二）招生档案管理工作理念问题。一方面学院招生管理部门本身就是从根本上忽视招生档案管理工作，对招生档案管理工作轻视，认识不到档案工作的重要性；另一方面就是重档案管理工作本身，而轻视档案资源利用的思想作祟，也就是狭义地认为招生档案管理工作就是“整理好和招生有关的档案材料”并没有意识到这些和招生有关的档案资料潜在的价值。

（三）招生部门对招生档案管理工作重要性宣传不到位。其实不单单是招生档案管理工作，放眼我国高校整个档案系统的管理工作均受我们传统文化意识影响。档案管理工作在实践中十分重视保密和整理，但轻视对档案管理工作的宣传，使得从学院教师到学院相关职能部门，以及广大学生对招生档案管理工作知之甚少，间接导致招生档案资料价值被利用挖掘的率十分低下。

（四）档案管理基础设施不完善，前期投入不足。新时代高校档案管理面临的内容日益庞大复杂，呼唤新技术手段的投入，特别是如今信息化、“互联网+”和大数据云计算等技术日新月异，不少院校将资源资金投入“产出比”更明显的科研教学等方面，忽视了档案管理方面，导致设备落后老旧。

三、院校招生档案资料高效利用的建议

对于院校招生档案资料整理利用过程中出现的问题，作为院校负责招生的老师必须有足够清晰的认识，采取对应的对策最大程度解决问题，实现院校招生档案资料最大限度的利用，服务学院各部门，推动高校实现良性发展。

（一）学院上下一心重视招生档案工作。学院领导带头支持档案管理工作，学院领导层面要建立对于招生档案管理工作的正确认识，并通过相关制度等多种方式保证将这种观念逐级传导，例如通过学院内部工作交流会议等方式，逐步让更多的教职工认识到招生档案资料的重要应用价值。

（二）制定规范完备的档案管理工作制度。院校招生档案管理工作要想持续良性运转，就必须拥有一个完备良好的制度，只有将制度执行到位、将制度贯彻到底，才能最大限度地激发招生档案的效能，为招生档案资料价值挖掘提供可能。必须明确并且细化院校招生管理档案工作的责任，标准化档案管理操作方式，例如针对传统纸质档案资料如何管理；针对电子档案材料如何分类等等，从而依靠制度保证院校招生档案管理工作的高效。

（三）破除落后的管理理念。破除档案管理工作甘于幕后的传统理念，要让招生档案管理工作“走”出去，不仅要加大宣传力度，让全校师生都了解招生档案管理工作的重要意义，建设关于学院的档案网站，创新档案管理发展，建设符合新时代的高校档案管理网站，而且要“请”进来，将招生档案资料进行“开放”，欢迎全校各个部门查阅研究。这样才能最大限度地实现招生档案资料价值的转化，推动学院各部门协同建设发展。

（四）招募专业的招生档案管理人员，对从事招生档案管理工作的人员开展定期培训。高校招生档案管理工作琐碎、繁杂、辛苦，不同于其他职业充满“光鲜”富于“魅力”，属于幕后英雄，因此首先要提高院校招生档案管理人员的政治素质，强化相关工作人员的责任意识、服务意识，让他们能够专注于自己岗位的本职工作，认真负责，热忱服务广大考生、服务学院各个部门。其次还要提升招生档案管理工作人员业务能力和档案管理理论水平，扩大自己的知识面，在有条件的情况下适时开展定期轮岗，让招生档案管理工作人员也熟悉高校其他职能部门的工作方式和内容，这样才能更好地开展交流，也将有益于招生档案材料整理挖掘利用工作。再次引入考核绩效方式，敦促相关档案管理工作者提高自己业务水平。

（五）加大资金投入力度，改善档案管理的基础设施设备。在学院建设资金调用分配方面，加大对档案管理特别是招生档案管理的投入力度。完善招生档案管理工作的软硬件设施，充分利用大数据信息分析、“互联网+”等一系列先进技术建设拥有高校自主特色的院校招生档案管理体系。

四、结束语

新时代院校招生档案管理工作的开展必须同院校的建设紧密结合起来，对内服务好学生管理部门、教育教学等诸多部门；对外服务好广大考生和社会。顺应新时代的要求，以最高的档案管理规范要求自身，借助先进技术手段，完成使命要求。